4 bước để doanh nghiệp tối ưu hoá các công cụ quản lý hoạt động CNTT

08/10/2020
Nếu tổ chức của bạn có hơn 20 công cụ để quản lý hoạt động CNTT và DevOps, điều này vẫn hoàn toàn bình thường. Theo một nguồn tin, gần 40% các tổ chức có hoạt động CNTT đang sử dụng hơn 10 công cụ giám sát. Sẽ có lúc bạn phải “dọn dẹp” lại.

Đây là một công việc khó khăn, giống như việc dọn dẹp nhà để xe hoặc tầng hầm sau một vài năm bị bỏ bê. Việc “dọn dẹp” này đòi hỏi những phân tích cụ thể, những hiểu biết sâu sắc về các yêu cầu kinh doanh và sự khéo léo về chính trị, luật pháp.

 
Nếu cố tình bỏ qua điều này, tổ chức của bạn có thể đang lãng phí tiền bạc và thời gian để duy trì và tích hợp các công cụ đã lỗi thời. Ngoài ra, tình trạng quá tải công cụ sẽ dễ làm nhiễu dữ liệu thay vì tập trung vào các tập dữ liệu quan trọng nhất để duy trì các dịch vụ lành mạnh cho doanh nghiệp.
 

#1: Tuyên truyền chính sách mới

Trong hầu hết các trường hợp, 75% các công cụ được triển khai trong một tổ chức CNTT có khả năng bị dư thừa hoặc được các nhà cung cấp coi là sắp hết lộ trình sử dụng. Có một sự miễn cưỡng lớn khi các thành viên trong doanh nghiệp phải từ bỏ các công cụ mà họ cảm thấy thoải mái khi sử dụng.

Điều này cũng làm mất thời gian và công sức để tìm hiểu một công nghệ hoàn toàn mới cũng như đem đếm cảm giác mất kiểm soát khi chủ doanh nghiệp thay đổi những công cụ này. Tuy nhiên, đánh giá các công cụ thường xuyên và nâng cấp chúng là điều tốt nhất cho tổ chức trong từng giai đoạn.
 
Thông thường, vấn đề chưa được xác định của các công ty không muốn thay đổi công cụ thường liên quan đến yếu tố quyền kiểm soát. Các doanh nghiệp có nhiều dữ liệu hoặc dữ liệu quan trọng thường có xu hướng nhận được nhiều ngân sách cho CNTT hơn.

Những người quản lý khi ấy sẽ khó để nhận ra rằng việc đơn giản hóa hệ sinh thái công cụ và tập trung quyền truy cập vào các tập dữ liệu lớn hơn cho tất cả mọi người đều có thể nắm bắt sẽ mang lại lợi ích lâu dài cho cả tổ chức và nhân viên.
 
Đây là lý do tại sao lãnh đạo CNTT hoặc các nhân viên kỹ thuật cấp cao phải truyền đạt rõ mục tiêu khi tinh giản và thống nhất các công cụ sử dụng. Điều này sẽ đem lại rất nhiều lợi ích như:
- Loại bỏ các công cụ không cần thiết để giảm chi phí và thời gian bảo trì
- Phát triển một quy trình để đánh giá việc mua lại công cụ cần sử dụng trong tương lai
- Tối ưu hoá để tăng khả năng kiểm soát các lỗi, sự cố và trạng thái của cơ sở hạ tầng với bộ công cụ phù hợp.
 

#2: Xử lý công cụ lỗi thời

Có thể bạn đã có các công cụ của mình được phân loại và đủ điều kiện trong hệ thống quản lý tài sản, nhưng có thể bạn chưa có hoặc thông tin đã lỗi thời và không đầy đủ. Kiểm kê không chỉ là phân loại các công cụ theo chức năng và nhóm, mà còn có thể giúp đưa ra đánh giá theo hướng đi dựa theo dữ liệu.

Với dữ liệu tốt hơn, các tổ chức CNTT sẽ có thể hợp lý hóa các công cụ mà không mang nặng tính chính trị. Dưới đây là những gì cần bao gồm:
- Chức năng chính và phụ
- Lộ trình sản phẩm
- Nhóm người dùng cốt lõi
- Mối quan hệ với dịch vụ của công ty/ứng dụng kinh doanh
- Hợp đồng hỗ trợ khách hàng
- Kỹ năng cần thiết/nhân viên nội bộ để hỗ trợ và bảo trì
- Các vấn đề hiện có
- Mối quan hệ với nhà cung cấp
- Chỉ số TCO/ROI
 
Trong giới kiến ​​trúc doanh nghiệp, chúng tôi gọi đây là quản lý/hợp lý hóa danh mục ứng dụng và đây có thể là một nhiệm vụ khá tốt nếu bạn chưa bao giờ bắt tay vào việc này trước đây. Bạn có thể bắt đầu quy trình này bằng Excel nhưng dù bạn sử dụng công cụ nào, hãy nhớ chia sẻ tài liệu kiểm kê với tất cả các bên liên quan của bạn để bổ sung và nhận phản hồi khi cần thiết.

Phân tích TCO hoặc ROI có thể không dễ dàng đối với các ứng dụng cũ nhưng hãy cố gắng hết sức để thu thập càng nhiều dữ liệu càng tốt để giúp các tính toán của bạn, thông tin xung quanh các hợp đồng hỗ trợ và bảo trì trước đây, thời gian hỗ trợ các vấn đề, vá lỗi và bảo trì, chi phí phần cứng và phần mềm cần thiết để hỗ trợ.

Từ đó, việc xác định doanh thu trong chỉ số ROI sẽ dựa trên nhiều yếu tố, cả hữu hình và vô hình. Ví dụ: Công cụ có tiết kiệm đáng kể thời gian thủ công để thực hiện cùng một quy trình và loại bỏ sức người không? Công cụ có tăng độ chính xác và giảm thiểu việc phải làm lại không? Công cụ có cải thiện sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống hay tinh thần của nhân viên không?
 

#3: Nhà quản trị xét duyệt

Hội đồng đánh giá kỹ thuật hoặc kiến trúc giúp đánh giá và phê duyệt các yêu cầu về công cụ và công nghệ mới. Thông thường, doanh nghiệp sẽ có các nhân viên đa chức năng từ vận hành, phát triển ứng dụng, quản lý ứng dụng và thậm chí cả bảo mật.

Công việc của hội đồng quản trị là tìm hiểu nhu cầu của doanh nghiệp đối với yêu cầu và các yếu tố cần giảm thiểu như chi phí, thời gian thực hiện và các yếu tố về bảo mật.

Hội đồng quản trị cũng đảm bảo rằng một công cụ tương tự đã có trong tổ chức từ trước đến nay đã không thể đáp ứng đủ yêu cầu. Trong khi hội đồng với những cá nhân phù hợp có thể truyền bá chính sách và đảm bảo cách tiếp cận cân bằng để đánh giá, hội đồng cũng có thể khuyến khích các chính sách mới được để xuất, tôn trọng các cá nhân trong tổ chức.
 

#4: Dự đoán cho tương lai

Với tốc độ thay đổi và không thể đoán trước trong việc kinh doanh ngày nay, thật khó để lên kế hoạch quá xa. Nhưng việc dự đoán trước tương lai khi lập kế hoạch là cần thiết bởi vì các yêu cầu công nghệ thông tin tổng thể và kế hoạch kinh doanh sẽ thúc đẩy chiến lược mua sắm và sử dụng công cụ.

Lộ trình công nghệ 12 tháng là hợp lý, nhưng nếu bạn có thể mở rộng tầm nhìn xa hơn đến 24 tháng hoặc lâu hơn, bạn có thể nhận ra các yếu tố ra quyết định quan trọng khác.

Ví dụ: Nếu tổ chức của bạn đang có kế hoạch bắt tay vào nỗ lực di chuyển lên Cloud trong tương lai, nhưng cần phải nâng cấp hệ thống cũ ngay bây giờ, trì hoãn chi phí nâng cấp đắt đỏ và xúc tiến sáng kiến di chuyển lên đám mây ngay sẽ là một cách dễ dàng để giảm thiểu rủi ro CNTT và sở hữu các tính năng vượt trội của Cloud, giúp doanh nghiệp phát triển bền vững hơn trong tương lai.

Để tìm hiểu thêm về các dịch vụ Cloud, vui lòng liên hệ đến Viettel IDC:

- Hotline: 1800.8088 (miễn phí cước gọi)

- Fanpage: https://www.facebook.com/viettelidc

- Website: https://viettelidc.com.vn

Viettel IDC – Nhà cung cấp dẫn đầu về giải pháp Trung tâm dữ liệu và Điện toán đám mây tại Việt Nam

Tin liên quan

06/12/2021

[Cẩm nang Cloud] Kiến trúc của Điện toán đám mây

Mục đích của bài này trong chuyên mục Cẩm nang Cloud là để giúp bạn hiểu rõ kiến trúc của Điện toán đám mây, từ đó biết cách ứng dụng để mang lại lợi nhuận và nâng cao chất lượng công việc trong doanh nghiệp.

03/12/2021

[Cẩm nang Cloud] Ứng dụng thực tế của Điện toán đám mây

Dịch vụ đám mây được ứng dụng trong nhiều khía cạnh quan trọng trên thực tế. Cho dù bạn là một cá nhân đang sử dụng dịch vụ ngân hàng trực tuyến hoặc tổ chức của bạn đang vận hành một ứng dụng chia sẻ ảnh với hàng triệu người dùng qua điện thoại, dịch vụ đám mây có thể thỏa mãn tất cả nhu cầu với mức chi phí thấp.

02/12/2021

​[Cẩm nang Cloud] Cách thức hoạt động của Điện toán đám mây

Trong bài này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách hoạt động của Điện toán đám mây và cách nó được quản lý. Ngoài ra, chúng ta cũng sẽ tìm hiểu về trường hợp sử dụng Điện toán đám mây của công ty nước ngoài và các đặc điểm của nó.

30/11/2021

[Cẩm nang Cloud] Ưu điểm và nhược điểm của Điện toán đám mây

Mặc dù điện toán đám mây chắc chắn mang lại lợi ích cho các công ty quy mô vừa và lớn, nhưng nó không phải là không có mặt trái của nó, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp nhỏ hơn và chúng ta sẽ cùng tìm hiểu trong chuyên mục Cẩm nang Cloud hôm nay.

30/11/2021

[Cẩm nang Cloud] ​10 tính năng chính của Điện toán đám mây

Người ta thấy rằng Điện toán đám mây là một mô hình cho phép truy cập mạng theo yêu cầu, phổ biến, thuận tiện khi truy cập vào các tài nguyên máy tính. Có rất nhiều dịch vụ và tính năng của điện toán đám mây.

29/11/2021

Webinar: Xây dựng, bảo mật nền tảng điện toán đám mây - Cơ sở hạ tầng quan trọng trong chuyển đổi số

Trong khuôn khổ Dự án “Chuyển đổi số cho doanh nghiệp trong bối cảnh Cách mạng công nghiệp 4.0”, Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI) phối hợp với Viettel IDC và Akamai Technologies tổ chức hội thảo trực tuyến.

29/11/2021

[Cẩm nang Cloud] Hướng dẫn về Điện toán đám mây cho người mới bắt đầu

Để khởi động chuyên mục này, chúng ta sẽ bắt đầu tìm hiểu về Điện toán đám mây – Cloud Computing thông qua Chuyên mục “Cẩm nang Cloud”. Ở bài viết này, Viettel IDC sẽ đề cập đến tất cả các thông tin như lịch sử hình thành, đặc điểm, ưu điểm, nhược điểm và các loại hình Điện toán đám mây.

26/11/2021

So sánh phương án thuê và xây Trung tâm dữ liệu

Hiện nay, các doanh nghiệp có xu hướng dịch chuyển hạ tầng công nghệ thông tin lên môi trường Cloud. Tuy nhiên, vẫn có một số ứng dụng mà doanh nghiệp cần triển khai trên hạ tầng trong Data Center, vậy nên lựa chọn việc thuê và xây mới một trung tâm dữ liệu đang là một bài toán khó. Bài viết này sẽ giúp chúng ta so sánh và tìm ra câu trả lời phù hợp dựa trên một số tiêu chí nổi bật dưới đây.

26/11/2021

Sự phát triển của Cloud Computing trong tương lai

Ngày nay, chúng ta có thể kết nối tất cả các hệ thống công nghệ thông tin với Cloud Computing. Ở đó mọi người sẽ được cung cấp một thế giới về kỹ thuật số, ứng dụng, dịch vụ và nền tảng hoàn toàn mới. Chúng ta có thể thấy tương lai của Cloud Computing là sự kết hợp giữa các sản phẩm phần mềm dựa trên Cloud và on-permises sẽ giúp tạo ra các giải pháp CNTT kết hợp với nhau.

26/11/2021

VMware NSX - Giải pháp mạng và bảo mật trên nền tảng Cloud của Viettel IDC

VMWare đang là một trong những hãng công nghệ dẫn đầu trên thị trường điện toán đám mây hiện nay. Các sản phẩm của họ được đánh giá rất cao trong ngành công nghiệp IT, VMWare ESXi, VMWare vCenter là những thành phần nổi bật trong bộ giải pháp VMWare VSphere được biết đến rộng rãi nhất.

// doi link