4 bước để doanh nghiệp tối ưu hoá các công cụ quản lý hoạt động CNTT
08/10/2020Đây là một công việc khó khăn, giống như việc dọn dẹp nhà để xe hoặc tầng hầm sau một vài năm bị bỏ bê. Việc “dọn dẹp” này đòi hỏi những phân tích cụ thể, những hiểu biết sâu sắc về các yêu cầu kinh doanh và sự khéo léo về chính trị, luật pháp.
Nếu cố tình bỏ qua điều này, tổ chức của bạn có thể đang lãng phí tiền bạc và thời gian để duy trì và tích hợp các công cụ đã lỗi thời. Ngoài ra, tình trạng quá tải công cụ sẽ dễ làm nhiễu dữ liệu thay vì tập trung vào các tập dữ liệu quan trọng nhất để duy trì các dịch vụ lành mạnh cho doanh nghiệp.
#1: Tuyên truyền chính sách mới
Điều này cũng làm mất thời gian và công sức để tìm hiểu một công nghệ hoàn toàn mới cũng như đem đếm cảm giác mất kiểm soát khi chủ doanh nghiệp thay đổi những công cụ này. Tuy nhiên, đánh giá các công cụ thường xuyên và nâng cấp chúng là điều tốt nhất cho tổ chức trong từng giai đoạn.
Thông thường, vấn đề chưa được xác định của các công ty không muốn thay đổi công cụ thường liên quan đến yếu tố quyền kiểm soát. Các doanh nghiệp có nhiều dữ liệu hoặc dữ liệu quan trọng thường có xu hướng nhận được nhiều ngân sách cho CNTT hơn.
Những người quản lý khi ấy sẽ khó để nhận ra rằng việc đơn giản hóa hệ sinh thái công cụ và tập trung quyền truy cập vào các tập dữ liệu lớn hơn cho tất cả mọi người đều có thể nắm bắt sẽ mang lại lợi ích lâu dài cho cả tổ chức và nhân viên.
Đây là lý do tại sao lãnh đạo CNTT hoặc các nhân viên kỹ thuật cấp cao phải truyền đạt rõ mục tiêu khi tinh giản và thống nhất các công cụ sử dụng. Điều này sẽ đem lại rất nhiều lợi ích như:
- Loại bỏ các công cụ không cần thiết để giảm chi phí và thời gian bảo trì
- Phát triển một quy trình để đánh giá việc mua lại công cụ cần sử dụng trong tương lai
- Tối ưu hoá để tăng khả năng kiểm soát các lỗi, sự cố và trạng thái của cơ sở hạ tầng với bộ công cụ phù hợp.
#2: Xử lý công cụ lỗi thời
Với dữ liệu tốt hơn, các tổ chức CNTT sẽ có thể hợp lý hóa các công cụ mà không mang nặng tính chính trị. Dưới đây là những gì cần bao gồm:
- Chức năng chính và phụ
- Lộ trình sản phẩm
- Nhóm người dùng cốt lõi
- Mối quan hệ với dịch vụ của công ty/ứng dụng kinh doanh
- Hợp đồng hỗ trợ khách hàng
- Kỹ năng cần thiết/nhân viên nội bộ để hỗ trợ và bảo trì
- Các vấn đề hiện có
- Mối quan hệ với nhà cung cấp
- Chỉ số TCO/ROI
Trong giới kiến trúc doanh nghiệp, chúng tôi gọi đây là quản lý/hợp lý hóa danh mục ứng dụng và đây có thể là một nhiệm vụ khá tốt nếu bạn chưa bao giờ bắt tay vào việc này trước đây. Bạn có thể bắt đầu quy trình này bằng Excel nhưng dù bạn sử dụng công cụ nào, hãy nhớ chia sẻ tài liệu kiểm kê với tất cả các bên liên quan của bạn để bổ sung và nhận phản hồi khi cần thiết.
Phân tích TCO hoặc ROI có thể không dễ dàng đối với các ứng dụng cũ nhưng hãy cố gắng hết sức để thu thập càng nhiều dữ liệu càng tốt để giúp các tính toán của bạn, thông tin xung quanh các hợp đồng hỗ trợ và bảo trì trước đây, thời gian hỗ trợ các vấn đề, vá lỗi và bảo trì, chi phí phần cứng và phần mềm cần thiết để hỗ trợ.
Từ đó, việc xác định doanh thu trong chỉ số ROI sẽ dựa trên nhiều yếu tố, cả hữu hình và vô hình. Ví dụ: Công cụ có tiết kiệm đáng kể thời gian thủ công để thực hiện cùng một quy trình và loại bỏ sức người không? Công cụ có tăng độ chính xác và giảm thiểu việc phải làm lại không? Công cụ có cải thiện sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống hay tinh thần của nhân viên không?
#3: Nhà quản trị xét duyệt
Công việc của hội đồng quản trị là tìm hiểu nhu cầu của doanh nghiệp đối với yêu cầu và các yếu tố cần giảm thiểu như chi phí, thời gian thực hiện và các yếu tố về bảo mật.
Hội đồng quản trị cũng đảm bảo rằng một công cụ tương tự đã có trong tổ chức từ trước đến nay đã không thể đáp ứng đủ yêu cầu. Trong khi hội đồng với những cá nhân phù hợp có thể truyền bá chính sách và đảm bảo cách tiếp cận cân bằng để đánh giá, hội đồng cũng có thể khuyến khích các chính sách mới được để xuất, tôn trọng các cá nhân trong tổ chức.
#4: Dự đoán cho tương lai
Lộ trình công nghệ 12 tháng là hợp lý, nhưng nếu bạn có thể mở rộng tầm nhìn xa hơn đến 24 tháng hoặc lâu hơn, bạn có thể nhận ra các yếu tố ra quyết định quan trọng khác.
Ví dụ: Nếu tổ chức của bạn đang có kế hoạch bắt tay vào nỗ lực di chuyển lên Cloud trong tương lai, nhưng cần phải nâng cấp hệ thống cũ ngay bây giờ, trì hoãn chi phí nâng cấp đắt đỏ và xúc tiến sáng kiến di chuyển lên đám mây ngay sẽ là một cách dễ dàng để giảm thiểu rủi ro CNTT và sở hữu các tính năng vượt trội của Cloud, giúp doanh nghiệp phát triển bền vững hơn trong tương lai.
Để tìm hiểu thêm về các dịch vụ Cloud, vui lòng liên hệ đến Viettel IDC:
- Hotline: 1800.8088 (miễn phí cước gọi)
- Fanpage: https://www.facebook.com/viettelidc
- Website: https://viettelidc.com.vn
Viettel IDC – Nhà cung cấp dẫn đầu về giải pháp Trung tâm dữ liệu và Điện toán đám mây tại Việt Nam
Tin liên quan
Tham khảo ngay phần mềm có thể giúp quản lý công việc hiệu quả
Trong môi trường kinh doanh đầy cạnh tranh như hiện nay, quản lý công việc hiệu quả trở thành vấn đề quan trọng mà bất kì doanh nghiệp nào cũng mong muốn hướng đến. Khi công nghệ thông tin ngày càng phát triển, việc sử dụng phần mềm quản lý kinh doanh không chỉ là lựa chọn mà còn là bước đi quan trọng đối với sự linh hoạt và cạnh tranh của doanh nghiệp.
Viettel IDC hợp tác cùng SSI Solutions mang tới hệ sinh thái chuyển đổi số thông minh đa ngành
Vào ngày 25/09/2023, Viettel IDC đã đặt bút ký kết thỏa thuận hợp tác chiến lược cùng SSI Solutions. Sự kết hợp này được kì vọng mang tới cho doanh nghiệp Việt một hệ sinh thái chuyển đổi số thông minh đa ngành, trong đó ngành điện là lĩnh vực mà cả hai nhà cung cấp đặc biệt quan tâm.
Lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp Viettel CyberWork
Trong thời đại chuyển đổi số, việc ứng dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp là một giải pháp vô cùng thiết yếu. Phần mềm quản lý kinh doanh tích hợp các chức năng quan trọng như quản lý nhân sự, tài nguyên, công việc và chuỗi quy trình, giúp tạo ra sự liên kết thông tin mạch lạc.
Viettel IDC đáp ứng Nghị định 13/2023/NĐ-CP về Bảo vệ dữ liệu cá nhân
Với gần 78 triệu người sử dụng internet (chiếm hơn 79% dân số), Việt Nam hiện đang xếp thứ 12 trên thế giới về số lượng người sử dụng internet. Đi cùng sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ và hạ tầng không gian mạng, việc bảo vệ dữ liệu cá nhân đang ngày càng trở nên đặc biệt quan trọng.
Quản lý quy trình đa chiều an toàn, hiệu quả cùng Viettel CyberWork
Trong xu hướng chuyển đối số hiện nay, quản lý quy trình đóng vai trò quan trọng giúp doanh nghiệp tăng năng suất làm việc của nhân viên. Với sự gia tăng mạnh mẽ của số lượng dữ liệu và thông tin, việc duy trì quy trình truyền thống, thủ công không còn đủ để đảm bảo tính thích nghi linh hoạt.
Viettel IDC đồng hành cùng Viettel Telecom xây dựng giải pháp hệ thống mail server trên AWS
Để đáp ứng về mặt hạ tầng cho các dịch vụ, Viettel Telecom đã tin tưởng triển khai giải pháp do Viettel IDC xây dựng, sử dụng Amazon Simple Email Service – Amazon (SES) tích hợp với hệ thống mail server và hệ thống phần mềm hiện tại của Viettel Telecom để gửi email tới khách hàng đầu cuối một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả.
Dịch vụ cho thuê chỗ đặt thiết bị chuyên nghiệp cùng Viettel Colocation
Giải pháp thuê chỗ đặt thiết bị chuyên nghiệp là sự lựa chọn thông minh, mang tính tối ưu cho các doanh nghiệp và tổ chức cần không gian vật lý để triển khai, quản lý máy chủ hệ thống công nghệ thông tin.
Dịch vụ cho thuê máy chủ vật lý server chất lượng giá hợp lý - Viettel Server Leasing
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp, cá nhân vẫn có nhu cầu sử dụng các hệ thống server vật lý riêng đáp đáp ứng các nhu cầu đặc thù, trong khi lại không có bộ máy để triển khai hoặc quản trị các hệ thống server vật lý này hoặc chi phí đầu tư, quản trị hệ thống cao, nhiều rủi ro phát sinh.
Lưu trữ đám mây là gì? Ưu điểm và lợi ích khi ứng dụng
Một thực tế không thể phủ nhận là dù bạn có quen thuộc với các thuật ngữ như "Cloud Storage", "Lưu trữ đám mây", hay "Điện toán đám mây" hay không thì hàng ngày, khi tiếp xúc với công nghệ, chúng ta đều đã có sự tương tác liên tục với các nền tảng này.
Viettel Drive - Giải pháp lưu trữ dữ liệu trực tuyến tốt nhất năm 2023
Việc lựa chọn giải pháp lưu trữ dữ liệu trực tuyến đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng về yếu tố kỹ thuật, tài chính và phù hợp với mục tiêu kinh doanh. Sự đa dạng của các nhà cung cấp và dịch vụ lớn nhỏ có thể gây nhầm lẫn, khiến người dùng phải đối mặt với vô số lựa chọn phức tạp.