Chữ ký điện tử là gì? Phân biệt chữ ký điện tử và chữ ký số

Trong thời đại số ngày nay, các giao dịch diễn ra trên nền tảng số ngày càng tăng. Để đảm bảo tính pháp lý trong các giao dịch này, chữ ký điện tử đang được sử dụng phổ biến như một phương tiện xác thực người ký và nội dung của tài liệu. Vậy chữ ký điện tử là gì? Chữ ký điện tử có phải chữ ký số hay không? Quy định của pháp luật hiện hành về chữ ký điện tử như thế nào? Hãy cùng Viettel IDC tìm hiểu chi tiết trong bài viết sau. 

Chữ ký điện tử là gì?

Pháp luật Việt Nam quy định tại Khoản 1, Điều 21, Luật giao dịch điện tử năm 2023, “Chữ ký điện tử (Electronic signature hay E-signature) được tạo lập dưới dạng chữ, số, từ, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử, gắn liền hoặc kết hợp một cách logic với thông điệp dữ liệu, có khả năng xác minh người ký và sự chấp thuận của người đó đối với nội dung thông điệp dữ liệu được ký”.

Hiểu một cách đơn giản, chữ ký điện tử là phiên bản điện tử của chữ ký viết tay. Đó là một đoạn thông tin đi kèm dữ liệu điện tử với mục tiêu xác nhận người ký thông điệp dữ liệu và sự chấp thuận của người đó với nội dung đã được ký. Chữ ký điện tử có thể tồn tại dưới nhiều hình thức khác nhau, bao gồm tên đã được đánh máy, hình ảnh quét chữ ký viết tay hoặc thậm chí là dữ liệu sinh trắc học như dấu vân tay. Sự tiện lợi của chữ ký điện tử tạo điều kiện cho các hoạt động kinh doanh từ xa, trong khi vẫn duy trì được tính bảo mật và giá trị pháp lý của các giao dịch. 

Dựa trên phạm vi sử dụng, Luật Giao dịch điện tử 2023 quy định có 3 loại chữ ký điện tử phổ biến, bao gồm:

“- Chữ ký điện tử chuyên dùng là chữ ký điện tử do cơ quan, tổ chức tạo lập, sử dụng riêng cho hoạt động của cơ quan, tổ chức đó phù hợp với chức năng, nhiệm vụ.

- Chữ ký số công cộng là chữ ký số được sử dụng trong hoạt động công cộng và được bảo đảm bởi chứng thư chữ ký số công cộng.

- Chữ ký số chuyên dùng công vụ là chữ ký số được sử dụng trong hoạt động công vụ và được bảo đảm bởi chứng thư chữ ký số chuyên dùng công vụ.”

Về mặt hình thức, có 3 dạng chữ ký điện tử: 

- Chữ ký số: Đây là một dạng chữ ký điện tử. Hiểu về căn bản, chữ ký số cũng giống như chữ viết tay được sử dụng để cam kết và không thể rút lại được. 

- Chữ ký scan: Là loại chữ ký được chuyển thành dạng điện tử sau khi thực hiện ký tay trên giấy thông qua máy quét (scan) rồi gửi qua thư điện tử.

- Chữ ký hình ảnh: Là loại chữ ký được ký bằng tay sau đó chuyển thành dạng ảnh và chèn vào hợp đồng điện tử.

- Tên miền là gì? Cấu trúc, nguyên tắc và lưu ý khi sử dụng

- WWW là gì? Tổng hợp kiến thức về World Wide Web

- An toàn thông tin là gì? Có những mối đe dọa ATTT nào?

Phân biệt chữ ký số và chữ ký điện tử

Chữ ký điện tử và chữ ký số đều có thể dùng để thay thế chữ viết tay và sử dụng trong các giao dịch điện tử. Tuy nhiên, về bản chất, hai loại chữ ký vẫn có một số điểm khác nhau. Để hiểu rõ hơn, trước hết cần nắm được khái niệm cơ bản của chữ ký số. 

Chữ ký số là gì? Khoản 6 Điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP của Chính phủ nêu rõ “Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng. Theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:

- Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa; 

- Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.”

Như vậy, chữ ký số chỉ là một tập hợp con của chữ ký điện tử, hay chữ ký điện tử bao hàm chữ ký số. Dưới đây là bảng so sánh chi tiết giữa chữ ký số và chữ ký điện tử:

Quy định pháp luật về chữ ký điện tử

Chữ ký điện tử là một công cụ rất quan trọng trong thời đại số, giúp các doanh nghiệp vừa đảm bảo được an toàn trên các giao dịch điện tử, vừa nâng cao được hiệu quả và bắt kịp xu hướng thời đại số. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng chữ ký điện tử, cần lưu ý một số quy định của pháp luật như sau: 

Giá trị pháp lý của chữ ký điện tử:

Điều 24 Luật Giao dịch điện tử 2005 quy định trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu chữ ký điện tử được sử dụng để ký thông điệp dữ liệu đó đáp ứng các điều kiện sau đây:

“- Phương pháp tạo chữ ký điện tử cho phép xác minh được người ký và chứng tỏ được sự chấp thuận của người ký đối với nội dung thông điệp dữ liệu;

- Phương pháp đó là đủ tin cậy và phù hợp với mục đích mà theo đó thông điệp dữ liệu được tạo ra và gửi đi.

Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan, tổ chức thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký điện tử của cơ quan, tổ chức đáp ứng các điều kiện quy định tại khoản 1 Điều 22 Luật Giao dịch điện tử 2005 và chữ ký điện tử đó có chứng thực.”

Như vậy, chữ ký điện tử được đảm bảo về giá trị pháp lý nếu thỏa mãn yếu tố về chữ ký và con dấu được quy định ở Điều trên.

Về điều kiện đảm bảo an toàn:

Điều 22, Luật Giao dịch điện tử năm 2005 quy định điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký điện tử khi được kiểm chứng bằng quy trình kiểm tra giao dịch do các bên tham gia giao dịch thỏa thuận, đồng thời phải đáp ứng được các tiêu chuẩn sau:

“- Dữ liệu tạo ra chữ ký điện tử chỉ gắn duy nhất với người ký trong bối cảnh được sử dụng.

- Dữ liệu tạo ra chữ ký điện tử chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký ngay tại thời điểm ký.

- Thay đổi chữ ký điện tử sau thời điểm ký đều có thể bị phát hiện.

- Thay đổi nội dung thông điệp dữ liệu sau thời điểm ký đều có thể bị phát hiện.

- Chữ ký điện tử được chứng thực bởi tổ chức/đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử được xem là đảm bảo tất cả các điều kiện an toàn trên.”

Về hình ảnh và thông tin hiển thị chữ ký:

Đối với doanh nghiệp:

- Hình ảnh: Hình ảnh chữ ký điện tử là con dấu đỏ có giá trị pháp lý, phải có kích thước bằng với kích thước thật của con dấu, ảnh được lưu dưới dạng PNG. 

- Thông tin: Đảm bảo đầy đủ tên, thời gian ký theo tiêu chuẩn ISO 8601. 

Đối với cá nhân:

- Hình ảnh: Hình ảnh chữ ký tay được ký bằng bút mực xanh, ảnh được lưu dưới dạng PNG. 

- Thông tin: Chữ ký điện tử cá nhân không yêu cầu hiển thị thông tin người ký, chỉ cần hiển thị hình ảnh chữ ký hợp lệ.

Lợi ích khi sử dụng chữ ký điện tử

Không thể phủ nhận một điều rằng, trong thời đại chuyển đổi số hiện nay, chữ ký điện tử mang lại những lợi ích đáng kể cho các doanh nghiệp. Được đảm bảo về giá trị pháp lý, chữ ký điện tử ngày càng được nhiều doanh nghiệp sử dụng nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển của xã hội và hội nhập với xu hướng của thời đại 4.0. Sau đây là những lợi ích thiết thực mà chữ ký điện tử mang lại cho người sử dụng. 

Tiết kiệm thời gian giao dịch

Khác với các hoạt động giao dịch truyền thống, với chữ ký điện tử, các giao dịch trên nền tảng số được thực hiện nhanh chóng hơn ở mọi lúc, mọi nơi, không giới hạn về không gian và thời gian, giúp tiết kiệm thời gian mà vẫn đạt được hiệu quả.

Quy trình thủ tục công nhanh hơn

Sử dụng chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật giúp doanh nghiệp dễ dàng thực hiện các thủ tục như: 

 - Khai thuế điện tử.

- Kê khai hải quan điện tử.

- Ký hợp đồng điện tử.

- Giao dịch ngân hàng trực tuyến.

- Ký Email.

- Ký các văn bản điện tử.

Xem thêm: Dịch vụ thư điện tử cho doanh nghiệp – Đâu là gợi ý đáng cân nhắc?

3 cách tạo chữ ký điện tử

Có rất nhiều cách để tạo một chữ ký điện tử cho riêng mình. Dưới đây là 3 cách đơn giản nhất để dễ dàng có cho mình một chữ ký điện tử tiện lợi. 

Tạo chữ ký điện tử trong Microsoft Word

Bước 1: Mở ứng dụng Microsoft Word trên máy tính, đặt con trỏ chuột vào vị trí cần chèn chữ ký điện tử và chọn Insert trên thanh công cụ.

Bước 2: Chọn Signature Line sau khi nhấn vào Insert.

Bước 3: Sau khi nhấn vào Signature Line, màn hình sẽ hiện bảng Signature Setup như hình bên dưới. 

Điền các thông tin trong bảng: 

- Suggested signer: Họ và tên

- Suggested signer’s title: Chức vụ 

- Suggested signer’s email address: Địa chỉ email

Sau khi nhập xong thông tin trên, màn hình sẽ hiển thị chữ ký. Khi hoàn thành xong chữ ký điện tử, lưu file giống thao tác lưu văn bản (phím tắt lưu văn bản: Ctrl + S). 

Tạo chữ ký điện tử trong Excel

Tương tự như ứng dụng Microsoft Word, bạn có thể tạo chữ ký điện tử trong ứng dụng Excel theo các bước sau: 

Bước 1: Mở ứng dụng Microsoft Excel trên máy tính, nhấn chọn Insert trên thanh công cụ. 

Bước 2: Sau khi nhấn vào Insert, chọn Signature Line ở góc bên phải và chọn Microsoft Office Signature Line. 

Bước 3: Bảng Signature Setup hiện lên trên màn hình, điền thông tin tại các mục tương tự như khi tạo chữ ký điện tử trên Microsoft Word. Sau đó, nhấn OK để lưu lại thông tin vừa nhập.

Tạo chữ ký điện tử trong PDF

Ngoài Word và Excel, bạn có thể tạo chữ ký điện tử trên phần mềm Foxit Reader dưới dạng file PDF. Định dạng PDF với đặc trưng không thể chỉnh sửa nên thường được sử dụng để tạo chữ ký trong các tài liệu quan trọng. Sau đây là các bước tạo chữ ký điện tử dưới dạng file PDF: 

Bước 1: Mở ứng dụng Foxit Reader, mở một file PDF. Tại tab Home trên thanh công cụ, chọn PDF Sign và nhấn Create Signature. 

Bước 2: Sau khi chọn Create Signature, màn hình sẽ hiển thị 1 bảng gồm 3 kiểu tạo chữ ký điện tử: Draw Signature, Paste from Clipboard và Import File.

- Với Draw Signature, bạn có thể tạo chữ ký theo ý mình bằng cách bấm kéo chuột để tạo ra chữ ký.

- Với Import File, bạn có thể tạo chữ ký bằng hình ảnh bằng cách nhấn Browser để tải lên ảnh từ máy tính. 

- Tương tự với Paste from Clipboard, bạn có thể tải lên ảnh từ Clipboard. 

Bước 3: Quay lại mục PDF Sign và chọn mẫu chữ ký điện tử vừa tạo để hiển thị tại vị trí cần ký.

Xem thêm: Hướng dẫn tạo chữ ký trên Webmail

Tổng kết

Trên đây là tổng hợp những thông tin chi tiết và hữu ích về chữ ký điện tử, từ đó giúp các cá nhân, doanh nghiệp có góc nhìn tổng quan về chữ ký điện tử, chữ ký số, lợi ích của chữ ký điện tử cũng như cách tự tạo chữ ký điện tử cho riêng mình. Trong thời đại 4.0, việc sử dụng chữ ký điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, quy trình thủ tục, mà còn là giải pháp bắt kịp với xu hướng của thời đại. 

Để tìm hiểu thêm về các dịch vụ điện toán đám mây và lưu trữ dữ liệu, vui lòng liên hệ Viettel IDC:

- Hotline: 1800.8088 (miễn phí cước gọi)

- Fanpage: https://www.facebook.com/viettelidc

- Website: https://viettelidc.com.vn

Viettel IDC - Nhà cung cấp dẫn đầu về giải pháp Trung tâm dữ liệu và Điện toán đám mây tại Việt Nam