Kiến thức về Mail Server dành cho những người ngoại đạo

Bạn có biết làm thế nào để một email được gửi từ địa chỉ này đến địa chỉ khác chỉ trong thời gian rất ngắn? Mọi thứ tưởng chừng như đơn giản nhưng đằng sau nó là cả một hệ thống đang vận hành. Mail server chính là câu trả lời cho câu hỏi trên. Vậy mail server hoạt động như thế nào? Hãy cùng Viettel IDC điểm qua một số vai trò của mail server trong bài viết này nhé.

Kiến thức về mail server cho người ngoại đạo

Mail server là gì?

Với một người ngoại đạo thì đa phần sẽ không quan tâm đến mail server là gì. Tuy nhiên, việc có thêm kiến thức về mail server sẽ giúp bạn hiểu hơn về cách thức vận hành của hệ thống email. Điều này sẽ đặc biệt quan trọng nếu như bạn đang có ý định sử dụng một địa chỉ email với tên miền riêng. Do đó, đừng vội mà bỏ lỡ nhé.

Vậy mail server là gi? Hãy tưởng tượng, chỉ với một cú nhấp chuột, bạn có thể gửi email từ điểm này đến điểm khác trên thế giới chỉ trong vài giây. Bạn nghĩ điều đó là hiển nhiên. Thực tế không phải như vậy đâu. Mail server đã phải hoạt động hết công xuất để xử lý những tác vụ dường như đơn giản như vậy cho bạn đấy.

Về cơ bản, mail server đơn thuần cũng là một dạng máy chủ mà chúng ta thường thấy. Chúng ta đã từng biết đến Web server thì nay khái niệm mail server cũng tương tự. Đây là một máy chủ dùng để lưu trữ và chuyển tiếp nội dung email của bạn.

Hãy tưởng tượng mail server giống với một người đưa thư thời xa xưa vậy. Để một lá thư (ở đây là email) được gửi đến một người khác thì nó sẽ cần phải thông qua người đưa thư (ngày nay là mail server). Đương nhiên, trong thời đại công nghệ, mail server có thể xử lý một tác vụ nhanh hơn gấp cả ngàn lần so với một người đưa thư thời kỳ trước.

Như vậy, một mail server cũng sẽ yêu cầu những thông tin về cấu hình như những loại server khác. Và khi dung lượng email của bạn đủ nhiều để lấp đầy bộ nhớ của mail server thì đó là thời điểm bạn cần tăng tài nguyên cho chúng.

>> Xem thêm: Dịch vụ Email của Viettel IDC.

Các loại mail server thường gặp

Quay trở lại ví dụ về mail server giống như người đưa thư, như vậy đối với mỗi mail server sẽ có hai chiều: mail server đi (để gửi email đi) và mail server đến (để nhận email). Hai loại mail server này tương ứng với hai tác vụ quen thuộc mà chúng ta thường hay làm (gửi/nhận).

+ Mail server đi (Outgoing mail server): Được gọi là máy chủ SMTP (Simple Mail Transfer Protocol). 

+ Mail server đến (Incoming mail server): Có hai loại chính. Máy chủ POP3 (Post Office Protocol).

Hai loại mail server này được biết đến nhiều nhất để lưu trữ các email đã gửi và nhận trên ổ cứng cục bộ của máy tính. Máy chủ IMAP (Internet Message Access Protocol) thì lại luôn lưu trữ các bản sao của tin nhắn trên máy chủ. Hầu hết các máy chủ POP3 cũng có thể lưu trữ tin nhắn trên máy chủ.

Mail server đóng vai trò gì trong quy trình gửi một email?

Bây giờ khi bạn đã biết những điều cơ bản về mail server rồi, chúng ta sẽ thử xem mail server có vai trò gì trong một quy trình gửi email nhé. Để bạn có thể dễ hình dung hơn, chúng tôi tạm chia một quy trình gửi email thành 06 bước như sau:

+ Bước 1: Đầu tiên, bạn trong vai người dùng sẽ soạn thư và nhấn gửi trên một ứng dụng email bất kỳ. Ứng dụng đó sẽ kết nối với máy chủ SMTP trong miền của bạn (Outgoing mail server). Ví dụ ở đây là smtp.viettelidc.com.vn chẳng hạn.

+ Bước 2: Ứng dụng email bạn sử dụng giao tiếp với máy chủ SMTP. Lúc này nó sẽ cung cấp cho mail server địa chỉ email của bạn, địa chỉ email của người nhận, nội dung thư và bất kỳ tệp đính kèm nào trong thư mà bạn muốn gửi đến người nhận.

+ Bước 3: SMTP mail server xử lý địa chỉ email của người nhận. Đến đây sẽ có hai trường hợp. Trường hợp 1, nếu cả hai địa chỉ email cùng tên miền (@viettelidc.com.vn) thư sẽ được chuyển trực tiếp tới mail server POP3 hoặc IMAP của miền mà không cần phải làm thêm thao tác định tuyến giữa các máy chủ. Trường hợp 2, nếu các địa chỉ email khác tên miền (giả sử 1 email @viettelidc.com.vn và 1 email @gmail.com) thì lúc này mail server SMTP sẽ phải giao tiếp với máy chủ của miền khác (ở đây là máy chủ Gmail). Đương nhiên, với người dùng việc này sẽ hoàn toàn tự động và trong suốt. Gần như người dùng sẽ không thấy độ trễ giữa hai trường hợp này. Trường hợp 1 khá đơn giản, do đó chúng ta sẽ đi sâu hơn vào trường hợp 2 nhé.

+ Bước 4: Để tìm máy chủ của người nhận, mail server SMTP của người gửi phải giao tiếp với DNS hoặc Máy chủ tên miền. DNS lấy tên miền email của người nhận và phân giải nó thành địa chỉ IP (tham khảo thêm bài viết về DNS server). Khi có địa chỉ IP máy chủ người nhận rồi, mail server SMTP sẽ tiếp tục thực hiện công việc của mình.

+ Bước 5: Giả sử việc tìm kiếm địa chỉ IP máy chủ người nhận không gặp vấn đề gì. Lúc này mail server SMTP đã có địa chỉ IP của người nhận, kết nối giữa hai mail server được hình thành. 

+ Bước 6: Mail server SMTP của người nhận sẽ quét các tín hiệu đến. Nếu nó nhận ra miền và tên người dùng, nó sẽ chuyển tiếp thông báo cùng với máy chủ POP3 hoặc IMAP của miền. Từ đó, nó được đặt trong hàng đợi sendmail cho đến khi ứng dụng email của người nhận cho phép tải xuống. Lúc này, người nhận đã có thể đọc được nội dung email mà bạn đã gửi.

Xem qua thì chúng ta sẽ thấy việc kết nối giữa các mail server nó khá phức tạp. Trên thực tế thì đúng là nó phải xử lý rất nhiều trước khi đưa ra kết quả cho người dùng. Nhưng với công nghệ, người dùng sẽ không có cảm giác về độ trễ quá lớn trong quy trình này.

>> Có thể bạn quan tâm: Đăng ký tên miền và tạo email riêng tại Viettel IDC.

Quy trình gửi và nhận mail

Kết luận

Qua đây thì bạn có thể thấy bản chất của việc gửi và nhận mail là kết quả làm việc của các mail server với nhau mà thôi. Khi các mail cùng tên miền thì mail server sẽ xử lý nhanh hơn do “toàn người nhà”. Còn nếu khác tên miền, hai mail server khác nhau sẽ giao tiếp để xử lý tác vụ cho người dùng.

Ngày nay, đa phần chúng ta đều sử dụng những dịch vụ mail miễn phí như Gmail hay Outlook,... Nhược điểm của những dịch vụ này là bạn sẽ phải sử dụng những tên miền cố định của họ (dạng @gmail.com hoặc @outlook.com). Nếu như bạn muốn sử dụng những email theo tên miền riêng của bạn (dạng @viettelidc.com.vn) thì lúc này bạn sẽ cần đến dịch vụ email riêng biệt. 

Hiện tại, Viettel IDC đang hỗ trợ người dùng với  những gói dịch vụ email chuyên biệt như vậy với chi phí hợp lý. Bạn có thể liên hệ thêm với Viettel IDC để được tư vấn thêm về dịch vụ này nhé.

Để tìm hiểu thêm về các dịch vụ Mail Server, vui lòng liên hệ đến Viettel IDC:

- Hotline: 1800.8088 (miễn phí cước gọi)

- Fanpage: https://www.facebook.com/viettelidc

- Website: https://viettelidc.com.vn

Viettel IDC – Nhà cung cấp dẫn đầu về giải pháp Trung tâm dữ liệu và Điện toán đám mây tại Việt Nam