Cách lựa chọn phần mềm quản lý phù hợp cho doanh nghiệp

Trong thời đại 4.0, thay vì áp dụng cách thức quản lý doanh nghiệp truyền thống, thực hiện lưu trữ tài liệu, hồ sơ dạng giấy tờ thủ công,... thì các  doanh nghiệp hiện  đã và đang chuyển sang một giai đoạn mới - tối ưu công tác quản lý bằng cách áp dụng các phần mềm quản lý hiện đại. Điều này đem lại hiệu quả và sự linh hoạt cao hơn cho quá trình quản lý doanh nghiệp. Vậy phần mềm quản lý doanh nghiệp là gì? Làm thế nào để lựa chọn được phần mềm quản lý phù hợp với từng doanh nghiệp?

Cách lựa chọn phần mềm quản lý phù hợp cho doanh nghiệp

Phần mềm quản lý doanh nghiệp là gì? 

Phần mềm quản lý có thể hiểu là một giải pháp số hoá, giúp việc quản lý doanh nghiệp diễn ra tuần tự, hiệu quả hơn. Với ứng dụng quản lý doanh nghiệp này, người dùng có thể nạp thông tin, số liệu, thiết lập quy trình ngay trên phần mềm nhằm quản lý quy trình, thủ tục, quản lý tài liệu và quản lý công việc đồng bộ ngay trên một nền tảng.

Phần mềm quản lý có thể hiểu là một giải pháp số hoá, giúp việc quản lý doanh nghiệp diễn ra tuần tự, hiệu quả 

Các hình thức phần mềm quản lý doanh nghiệp hiện nay

- Phần mềm quản lý theo yêu cầu: Đây là phần mềm quản lý được thiết kế riêng theo nhu cầu của một doanh nghiệp. Điều này giúp phần mềm theo sát, thích ứng được với mọi quy trình hoạt động đặc thù của doanh nghiệp. Tuy nhiên, để phát triển phần mềm này thì cần thời gian để gian khá lâu để phát triển. Song song đó việc vận hành, bảo trì hay nâng cấp đều phải cần thời gian dài để xử lý. 

- Phần mềm quản lý có sẵn: Là kết quả của quá trình nghiên cứu và tổng hợp của nhiều lĩnh vực doanh nghiệp khác nhau, từ đó xây dựng ra một phần mềm hoàn chỉnh. Ưu điểm của phần mềm này là được tích hợp gần như đầy đủ các tính năng cần thiết khi quản lý doanh nghiệp, đồng thời, dễ sử dụng và phù hợp cho nhiều mô hình doanh nghiệp khác nhau. 

5 tiêu chí cần đề ra khi lựa chọn phần mềm quản lý phù hợp với doanh nghiệp

Làm cách nào để chọn được phần mềm quản trị doanh nghiệp tốt nhất, phù hợp nhất với quy trình kinh doanh của doanh nghiệp mình? Để trả lời câu hỏi này, bạn cần bắt đầu với 5 tiêu chí cơ bản sau đây: 

Xác định nhu cầu thiết yếu của doanh nghiệp 

Trước khi quyết định chọn mua một phần mềm quản lý, bạn cần xác định rõ các nhu cầu công ty đang cần là gì. Việc này sẽ tránh việc chọn mua phần mềm có quá nhiều chức năng không cần thiết, gây lãng phí ngân sách. 

Bạn có thể lập ra các câu hỏi đơn giản để xác định được nhu cầu sử dụng như: Các công việc cụ thể đang cần quản lý? Phần mềm có dễ sử dụng, phù hợp với đa số trình độ nhân viên hay không? Phần mềm có thể sử dụng cho bao nhiêu người?

Ngân sách đầu tư của công ty

Bạn cần xác định rõ ngân sách đầu tư của đơn vị mình cho phần mềm là bao nhiêu, để từ đó lựa chọn phần mềm phù hợp hoặc gói dịch vụ phù hợp theo nhu cầu thực tế. 

Bạn cần chú ý, khi tham khảo hay ký hợp đồng mua phần mềm quản lý nên yêu cầu đơn vị cung cấp đầy đủ thông tin về các khoản chi phí có thể phát sinh thêm trong quá trình sử dụng. Ví dụ như phí nâng cấp, phí bảo trì, phí đào tạo sử dụng,...

So sánh, phân tích các phần mềm có cùng các tính năng

Trên thị trường có rất nhiều sản phẩm quản lý doanh nghiệp phù hợp với nhu cầu sử dụng của công ty. Vì thế bạn cần so sánh, phân tích từng tính năng của các phần mềm đó có gì nổi bật, tốc độ xử lý, phân tích, độ tin cậy như thế nào,… 

So sánh, phân tích các phần mềm có cùng các tính năng để có sự lựa chọn chính xác

Xem xét khả năng ứng dụng của phần mềm

Khả năng ứng dụng của phần mềm cũng rất quan trọng trong việc quyết định mua một phần mềm. Yếu tố này sẽ đánh giá xem phần mềm có thực sự hiệu quả và phù hợp với nhu cầu sử dụng của đơn vị hay không. Các tính năng của phần mềm có giải quyết được rắc rối trong việc quản lý của doanh nghiệp hay không,...
Tiêu chí này bạn có thể xem qua 2 cách là chương trình dùng thử và xem xét đánh giá của người dùng trước, năng lực của nhà cung cấp, thời gian nghiên cứu xây dựng phần mềm,… để có thể ra quyết định chính xác.

Tính thân thiện của phần mềm 

Khi chọn phần mềm quản lý doanh nghiệp cũng là bạn chọn sản phẩm cho mọi người trong tổ chức sử dụng. Vì thế cần phải đảm bảo tính dễ sử dụng để phù hợp với trình độ của đa số mọi người trong công ty. 
Không nên lựa chọn một phần mềm với quá nhiều tính năng phức tạp, thao tác nhiều bước nếu chúng không phản ánh đúng với nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp. Việc này không chỉ gây lãng phí chi phí mà còn mất thời gian đào tạo nhân sự, hiệu quả sử dụng không cao. 

Viettel CyberWork - Phần mềm quản lý phù hợp mọi quy mô doanh nghiệp 

Viettel CyberWork là phần mềm quản lý được đánh giá cao hiện nay, với nhiều tính năng tự động hóa các quy trình làm việc, quản lý đầu việc, số hóa cũng như tối ưu việc lưu trữ tài nguyên công ty. 
Viettel CyberWork còn được đánh giá cao bởi giao diện dễ dùng, sử dụng trên một nền tảng duy nhất và tiện lợi khi có thể làm việc, sử dụng ở bất cứ đâu có internet. Vì thế đây được xem là phần mềm quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ rất hữu ích.

Đặc biệt, phần mềm này có tích hợp công nghệ trí tuệ nhân tạo OCR - công nghệ nhận dạng và xử lý dữ liệu với độ chính xác cao 98%. Công nghệ này có tính năng chuyển thể các hình ảnh chụp của các văn bản viết tay, hoặc dạng đánh máy thành văn bản tài liệu. Từ đó, phần mềm sẽ giúp tiết kiệm thời gian biên soạn và lưu trữ tài liệu cho mọi cấp bậc nhân sự.

Tổng kết

Phần mềm quản lý đã trở thành một đầu tư thiết yếu cho các doanh nghiệp trong thời đại chuyển đổi số hiện nay. Hy vọng qua các thông tin chia sẻ sẽ giúp quá trình tìm kiếm và lựa chọn phần mềm phù hợp với công ty của bạn dễ dàng hơn. Để được tư vấn chi tiết cũng như đăng ký dùng thử phần mềm Viettel CyberWork, quý khách hàng có thể liên hệ Viettel IDC ngay hôm nay.