Cách tạo chữ ký trong Outlook

Chữ ký email giúp mỗi thư gửi đi có đầy đủ thông tin liên hệ và tạo cảm giác chuyên nghiệp hơn. Outlook hiện có nhiều giao diện khác nhau tùy thiết bị, nên cách tạo chữ ký cũng khác nhau tương ứng. Dưới đây là hướng dẫn cho từng nền tảng, kèm gợi ý về nội dung và cách trình bày chữ ký. 

Nội dung nên có trong một chữ ký email chuyên nghiệp

Trước khi tạo chữ ký trong Outlook, nên xác định trước nội dung cần đưa vào. Một chữ ký email cơ bản thường gồm các thành phần sau:

- Họ tên đầy đủ.

- Chức danh hoặc vị trí công việc.

- Tên công ty.

- Số điện thoại liên hệ.

- Địa chỉ email (nếu khác với email đang gửi).

- Website công ty, nếu có.

Ngoài các thông tin trên, một số doanh nghiệp còn thêm logo công ty hoặc đường dẫn đến mạng xã hội. Không nên đưa quá nhiều thông tin vào chữ ký, vì chữ ký dài dễ khiến email trông rối và làm giảm sự chuyên nghiệp thay vì tăng thêm.

Một số lưu ý khi thiết kế chữ ký

Chữ ký nên dùng font chữ đơn giản, dễ đọc trên cả máy tính và điện thoại. Hạn chế dùng quá nhiều màu sắc hoặc font chữ khác nhau trong cùng một chữ ký, vì điều này dễ khiến chữ ký trông thiếu chuyên nghiệp.

Nếu chèn logo hoặc hình ảnh, nên chọn ảnh có dung lượng nhỏ. Ảnh quá nặng làm email tải chậm hơn khi gửi và nhận, đặc biệt với người nhận đang dùng kết nối mạng yếu.

Sau khi tạo xong, nên gửi thử một email cho chính mình để kiểm tra chữ ký hiển thị đúng như mong muốn, cả trên máy tính lẫn điện thoại. Cũng nên kiểm tra trường hợp email được gửi dưới dạng văn bản thuần (plain text), vì ở định dạng này hình ảnh và định dạng chữ trong chữ ký sẽ không hiển thị, chỉ còn lại phần nội dung dạng chữ.

Chữ ký cá nhân và chữ ký đồng bộ toàn công ty

Tính năng Signatures có sẵn trong Outlook được thiết lập riêng cho từng người dùng, trên từng thiết bị hoặc từng hồ sơ Outlook. Mỗi nhân viên cần tự tạo chữ ký theo hướng dẫn ở trên, và chữ ký này không tự động áp dụng cho toàn bộ nhân sự trong công ty.

Nếu doanh nghiệp cần một mẫu chữ ký thống nhất, hiển thị đúng logo và thông tin liên hệ cho mọi nhân viên mà không phụ thuộc vào việc từng người tự cấu hình đúng cách, cần đến các phương án quản lý tập trung hơn, ví dụ thiết lập quy tắc ở phía máy chủ email hoặc dùng công cụ quản lý chữ ký chuyên biệt. Đây là phần việc nằm ngoài phạm vi tính năng Signatures cơ bản của Outlook, thường do bộ phận IT của công ty triển khai và cấu hình riêng.

Tạo chữ ký trên Outlook Windows (giao diện cổ điển)

Các bước dưới đây áp dụng cho Outlook 2016, 2019 và Outlook trong Microsoft 365 khi đang dùng giao diện cổ điển.

1. Mở Outlook và chọn File.

2. Chọn Options.

3. Chọn mục Mail, sau đó chọn Signatures.

4. Chọn New để tạo chữ ký mới.

5. Đặt tên cho chữ ký, ví dụ Chữ ký công việc.

6. Nhập nội dung chữ ký vào khung Edit signature.

7. Chọn OK để lưu.

Tạo chữ ký trên New Outlook

New Outlook là giao diện mới mà Microsoft đang dần thay thế cho giao diện cổ điển. Nếu Outlook trên máy không còn menu File truyền thống, nhiều khả năng máy đang chạy New Outlook và cần làm theo các bước sau.

1. Mở Outlook và chọn biểu tượng Settings.

2. Chọn Mail, sau đó chọn Signatures.

3. Chọn dấu cộng hoặc New signature.

4. Đặt tên cho chữ ký.

5. Nhập nội dung vào khung soạn thảo.

6. Chọn Save.

Tạo chữ ký trên Outlook Mac

1. Mở Outlook, vào mục Signatures trong phần cài đặt.

2. Chọn dấu cộng để tạo chữ ký mới.

3. Đặt tên cho chữ ký và nhập nội dung.

4. Đóng cửa sổ để lưu thay đổi.

Tạo chữ ký trên Outlook web

Phần này áp dụng khi truy cập Outlook qua trình duyệt bằng tài khoản Microsoft 365.

1. Truy cập office.com và mở Outlook.

2. Chọn biểu tượng Settings ở góc trên bên phải.

3. Chọn Mail, sau đó chọn Compose and Reply.

4. Trong mục Signatures, chọn New signature.

5. Nhập nội dung chữ ký và chọn Save.

Tạo chữ ký trên Outlook di động (iOS và Android)

Giao diện ứng dụng di động của Outlook khá giống nhau giữa iOS và Android, nên các bước dưới đây áp dụng cho cả hai hệ điều hành.

1. Mở ứng dụng Outlook và chọn biểu tượng Settings.

2. Chọn Signature.

3. Nhập nội dung chữ ký.

4. Bật tùy chọn tự động thêm chữ ký nếu ứng dụng có mục này.

Đặt chữ ký mặc định cho thư mới và thư trả lời

Sau khi tạo chữ ký, cần thiết lập thêm để Outlook tự động chèn chữ ký khi soạn thư. Trong mục Choose default signature, chọn tài khoản email cần áp dụng. Ở mục New messages, chọn chữ ký dùng cho thư mới. Ở mục Replies/forwards, chọn chữ ký dùng cho thư trả lời và chuyển tiếp. Hai mục này có thể chọn cùng một chữ ký hoặc hai chữ ký khác nhau tùy nhu cầu.

Nếu không muốn Outlook tự động thêm chữ ký, hãy chọn None ở mục tương ứng.

Chèn logo hoặc hình ảnh vào chữ ký

Trong khung Edit signature, chọn biểu tượng hình ảnh, sau đó chọn file logo hoặc ảnh cần chèn. Sau khi chèn, có thể điều chỉnh kích thước bằng cách nhấp chuột phải vào ảnh và chọn Picture, sau đó chọn tab Size để nhập kích thước phù hợp.

Với chữ ký cần chèn đường dẫn website, chọn biểu tượng Hyperlink và nhập địa chỉ trang cần liên kết.

Cách chỉnh sửa hoặc xóa chữ ký đã tạo

Khi cần đổi thông tin trong chữ ký, ví dụ đổi số điện thoại hoặc chức danh, quay lại mục Signatures theo đúng đường dẫn của nền tảng đang dùng. Chọn chữ ký cần sửa trong danh sách, chỉnh sửa nội dung trong khung Edit signature, sau đó lưu lại.

Để xóa một chữ ký không còn dùng đến, chọn chữ ký đó trong danh sách rồi chọn Delete hoặc biểu tượng thùng rác, tùy giao diện đang dùng. Nếu chữ ký bị xóa đang được đặt làm mặc định, cần chọn lại chữ ký khác cho mục New messages hoặc Replies/forwards để tránh email gửi đi không có chữ ký nào.

Câu hỏi thường gặp (FAQs)

Có thể tạo nhiều chữ ký khác nhau cho cùng một tài khoản không? Có. Outlook cho phép tạo nhiều chữ ký và đặt tên riêng cho từng chữ ký, ví dụ chữ ký công việc và chữ ký cá nhân. Có thể chuyển đổi giữa các chữ ký này khi soạn thư, hoặc gán mỗi chữ ký cho một mục đích khác nhau như thư mới và thư trả lời.

Chữ ký tạo trên Outlook Windows có tự động xuất hiện trên Outlook di động không? Không phải lúc nào cũng vậy. Mức độ đồng bộ phụ thuộc vào loại tài khoản và phiên bản Outlook đang dùng. Với nhiều trường hợp, chữ ký cần được tạo riêng trên từng thiết bị theo hướng dẫn tương ứng ở trên.

Vì sao chữ ký không tự động xuất hiện khi soạn thư mới? Nguyên nhân phổ biến nhất là chưa thiết lập chữ ký mặc định ở mục New messages. Hãy quay lại phần cài đặt Signatures và kiểm tra lại mục Choose default signature.

Có thể dùng chữ ký khác nhau cho từng tài khoản email trong cùng một Outlook không? Có. Nếu Outlook đang quản lý nhiều tài khoản email, mục Choose default signature cho phép chọn riêng tài khoản email và gán chữ ký tương ứng cho từng tài khoản đó, thay vì dùng chung một chữ ký cho tất cả.

Kết luận

Cách tạo chữ ký trong Outlook khác nhau tùy nền tảng, nhưng đều xoay quanh ba bước chính: mở mục Signatures, nhập nội dung chữ ký và thiết lập chữ ký mặc định cho thư mới cùng thư trả lời. Sau khi hoàn tất, mỗi email gửi đi sẽ tự động có đầy đủ thông tin liên hệ mà không cần nhập lại thủ công.