Đổi sang Viettel Workspace có khó không? Quy trình chuyển đổi chuẩn giúp doanh nghiệp không gián đoạn công việc

Nhiều doanh nghiệp ngại đổi hệ thống làm việc vì sợ mất email, tài liệu cũ và ảnh hưởng đến công việc đang chạy. Tin tốt là việc chuyển đổi sang Viettel Workspace không khó, miễn đi đúng quy trình. Bài viết dưới đây, Viettel IDC trình bày 5 bước chuyển đổi chuẩn, giúp doanh nghiệp giữ nguyên dữ liệu và không gián đoạn công việc trong suốt quá trình.

Vì sao doanh nghiệp ngần ngại chuyển đổi hệ thống làm việc?

Nỗi lo lớn nhất khi đổi hệ thống là mất dữ liệu. Email cũ, tài liệu nội bộ, lịch sử trao đổi với khách hàng đều là tài sản không thể đánh đổi. Chỉ cần nghe đến việc chuyển đổi, nhiều người quản trị đã hình dung ra rủi ro thất lạc dữ liệu trong lúc di chuyển.

Nỗi lo thứ hai là gián đoạn công việc. Một doanh nghiệp đang vận hành bình thường không thể chấp nhận việc cả team không truy cập được email hay tài liệu trong vài ngày chỉ vì đang chuyển hệ thống.

Nỗi lo thứ ba đơn giản hơn nhưng cũng phổ biến không kém. Đó là không biết bắt đầu từ đâu. Nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ không có đội IT chuyên trách để tự lên kế hoạch di chuyển dữ liệu, nên thường trì hoãn việc nâng cấp hệ thống dù biết rõ mô hình cũ đang gây tốn kém và khó quản lý.

Viettel Workspace là gì?

Viettel Workspace là nền tảng làm việc số tập trung, tích hợp sẵn 5 công cụ cốt lõi gồm Hosting, Email, Drive, Office và Task, tức quản lý công việc. Thay vì phải quản lý nhiều tài khoản và nhiều hóa đơn từ các nhà cung cấp khác nhau, doanh nghiệp chỉ cần một nền tảng duy nhất để vận hành toàn bộ hoạt động nội bộ.

Nền tảng được xây dựng trên hạ tầng trung tâm dữ liệu đạt tiêu chuẩn quốc tế ANSI/TIA-942 Tier III của Viettel IDC. Dữ liệu được lưu trữ tại Việt Nam, đáp ứng các quy định về lưu trữ dữ liệu trong nước, đồng thời có thể truy cập từ mọi thiết bị, bao gồm máy tính, điện thoại và máy tính bảng.

Viettel Workspace được đóng gói thành ba lựa chọn, phù hợp với việc triển khai email doanh nghiệp và các công cụ làm việc theo từng quy mô cụ thể. Doanh nghiệp có thể mua thêm hoặc nâng cấp riêng từng dịch vụ khi cần, mà không phải đổi lại toàn bộ gói đã đăng ký.

Quy trình chuyển đổi email và dữ liệu doanh nghiệp diễn ra như thế nào?

Việc migrate email doanh nghiệp, dù đang dùng hệ thống nội bộ, dịch vụ email nước ngoài như Google Workspace, hay một nhà cung cấp khác, thường đi theo một trình tự chuẩn trong ngành. Trình tự này giúp giảm tối đa rủi ro thất lạc dữ liệu và gián đoạn công việc. Đội kỹ thuật của Viettel IDC sẽ tư vấn điều chỉnh các bước cụ thể tùy theo hệ thống hiện tại của từng doanh nghiệp.

Bước 1: Khảo sát hệ thống hiện tại

Đội kỹ thuật cùng doanh nghiệp xác định số lượng hộp thư đang dùng, dung lượng dữ liệu cần chuyển và các tài liệu quan trọng cần ưu tiên di chuyển trước.

Bước 2: Thiết lập email doanh nghiệp theo tên miền riêng

Email doanh nghiệp được thiết lập trên Viettel Workspace theo đúng tên miền hiện có, ví dụ dạng ten@tencongty.com, giúp giữ nguyên nhận diện thương hiệu trong toàn bộ quá trình giao tiếp với khách hàng và đối tác.

Bước 3: Cấu hình tên miền và bản ghi DNS

Đây là bước kỹ thuật cốt lõi để hệ thống mail mới nhận đúng luồng email gửi đến. Viettel Workspace hỗ trợ cấu hình domain cùng các bản ghi DNS liên quan trong suốt quá trình này.

Bước 4: Đồng bộ dữ liệu email và tài liệu

Dữ liệu email và tài liệu được chuyển dữ liệu email từ hệ thống cũ, dù là Google Workspace hay nền tảng khác, sang Viettel Workspace. Trong giai đoạn này, doanh nghiệp có thể vận hành song song cả hai hệ thống để đảm bảo không có khoảng trống liên lạc, tránh trường hợp email gửi đến bị thất lạc.

Bước 5: Chuyển hướng chính thức

Hệ thống mới chính thức tiếp nhận toàn bộ luồng làm việc, sau khi đã xác nhận đầy đủ dữ liệu đã được di chuyển an toàn.

Vì sao quá trình chuyển đổi không làm gián đoạn công việc đang chạy?

Viettel Workspace được thiết kế để triển khai linh hoạt theo từng thành phần. Doanh nghiệp có thể nâng cấp hoặc mở rộng dịch vụ, bao gồm dung lượng lưu trữ, số lượng người dùng, thêm domain hoặc các tùy chọn như backup, mà không ảnh hưởng đến dữ liệu hay hệ thống đang vận hành. Việc nâng cấp diễn ra nhanh chóng ngay trên nền tảng hiện tại, không đòi hỏi phải dừng dịch vụ để thực hiện thay đổi.

Trong suốt quá trình chuyển đổi, người dùng vẫn có thể truy cập và sử dụng email, Drive cùng các công cụ khác trên nhiều thiết bị, thông qua trình duyệt web hoặc ứng dụng tương ứng. Điều này giúp nhân sự tiếp tục làm việc bình thường mà không phải chờ đến khi toàn bộ quá trình chuyển đổi hoàn tất mới được truy cập trở lại.

Dữ liệu có an toàn trong và sau khi chuyển đổi không?

Toàn bộ dữ liệu trên Viettel Workspace được lưu trữ tại hệ thống Data Center của Viettel IDC đặt tại Việt Nam, đáp ứng các tiêu chuẩn an toàn thông tin và tuân thủ quy định pháp luật về lưu trữ dữ liệu.

Hệ thống được trang bị các cơ chế bảo mật gồm phân quyền truy cập theo từng người dùng, nhóm hoặc phòng ban, mã hóa dữ liệu, chống spam và virus đối với email, cùng khả năng giám sát vận hành 24/7. Nhờ vậy, dữ liệu doanh nghiệp không chỉ được bảo vệ trong quá trình chuyển đổi mà còn tiếp tục được đảm bảo an toàn trong suốt quá trình sử dụng lâu dài về sau.

Vai trò đồng hành của đội ngũ kỹ thuật Viettel IDC

Không phải doanh nghiệp nào cũng có đội IT đủ kinh nghiệm để tự lên kế hoạch di chuyển dữ liệu quy mô lớn. Đây là lý do đội ngũ kỹ thuật của Viettel IDC đồng hành xuyên suốt quá trình chuyển đổi, từ tư vấn phương án phù hợp với quy mô và đặc thù dữ liệu của từng doanh nghiệp, đến hỗ trợ xử lý các vấn đề phát sinh trong và sau khi chuyển đổi. 

Doanh nghiệp không phải tự mình xử lý sự cố giữa chừng, mà luôn có người tư vấn đồng hành trong suốt quá trình chuyển đổi. Song song với đó, hạ tầng vận hành của Viettel Workspace được giám sát liên tục 24/7 để đảm bảo hệ thống luôn ổn định.

Checklist: Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước khi chuyển đổi

1. Thống kê số lượng hộp thư, dung lượng dữ liệu và tài liệu cần di chuyển.

2. Xác định tên miền sẽ sử dụng cho email doanh nghiệp trên hệ thống mới.

3. Chọn gói dịch vụ phù hợp với quy mô nhân sự hiện tại, có tính đến khả năng mở rộng sau này.

4. Lên kế hoạch thời điểm chuyển đổi, ưu tiên giai đoạn ít phát sinh công việc gấp.

5. Liên hệ đội kỹ thuật để được tư vấn lộ trình chuyển đổi cụ thể cho hệ thống hiện tại của doanh nghiệp.

Câu hỏi thường gặp (FAQs)

1. Doanh nghiệp của tôi có thể nâng cấp hoặc mở rộng Workspace khi nhu cầu tăng không? Có. Dịch vụ Viettel Workspace cho phép mở rộng tương ứng với từng thành phần, bao gồm bổ sung dung lượng lưu trữ, tăng số lượng người dùng, thêm domain hoặc các tùy chọn như backup. Việc nâng cấp được thực hiện linh hoạt, nhanh chóng và không ảnh hưởng đến dữ liệu hay hệ thống đang vận hành.

2. Dịch vụ Viettel Workspace có hỗ trợ sử dụng trên nhiều thiết bị không? Có. Người dùng có thể truy cập và sử dụng các ứng dụng như Email, Drive trên nhiều thiết bị như máy tính, điện thoại, máy tính bảng, thông qua trình duyệt web hoặc ứng dụng tương ứng, đảm bảo làm việc được mọi lúc, mọi nơi.

3. Tôi có thể sử dụng tên miền riêng cho email doanh nghiệp không? Có. Doanh nghiệp có thể sử dụng tên miền riêng, ví dụ dạng @tencongty.com, để thiết lập email, giúp tăng tính chuyên nghiệp và nhận diện thương hiệu khi giao tiếp với khách hàng và đối tác. Hệ thống hỗ trợ cấu hình domain và các bản ghi DNS liên quan.

4. Dữ liệu trên Viettel Workspace có được bảo mật không? Có. Dữ liệu được lưu trữ tại hệ thống Data Center của Viettel IDC đặt tại Việt Nam, đáp ứng các tiêu chuẩn an toàn thông tin và tuân thủ quy định pháp luật về lưu trữ dữ liệu. Hệ thống được trang bị các cơ chế bảo mật như phân quyền truy cập, mã hóa, chống spam và virus đối với email, cùng khả năng giám sát vận hành 24/7.

5. Quá trình chuyển đổi có làm gián đoạn công việc của nhân viên không? Trong giai đoạn đồng bộ dữ liệu, doanh nghiệp có thể vận hành song song cả hệ thống cũ và mới, giúp nhân viên tiếp tục làm việc bình thường cho đến khi việc chuyển đổi hoàn tất và được xác nhận đầy đủ.

Kết luận

Nỗi lo mất email, thất lạc tài liệu hay gián đoạn công việc khi đổi hệ thống là có cơ sở nhưng hoàn toàn kiểm soát được nếu đi đúng quy trình. Từ khảo sát hệ thống hiện tại, cấu hình domain, đến đồng bộ dữ liệu song song trước khi chuyển hướng chính thức, mỗi bước đều nhằm một mục tiêu duy nhất: giữ nguyên dữ liệu và không làm gián đoạn công việc của doanh nghiệp.

Liên hệ chuyên gia Viettel IDC để được tư vấn lộ trình chuyển đổi sang Viettel Workspace nhanh chóng, an toàn và không ảnh hưởng đến công việc của doanh nghiệp: https://viettelidc.com.vn/viettel-workspace/