Hướng dẫn chi tiết cách kiểm tra bản quyền Office trên MacBook

Microsoft Office là bộ ứng dụng văn phòng quen thuộc với người dùng MacBook, phục vụ hiệu quả cho công việc, học tập và xử lý tài liệu hằng ngày. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách kiểm tra Office đang sử dụng có phải bản quyền chính hãng hay không, đặc biệt khi mua máy cũ, cài đặt lại macOS hoặc sử dụng Microsoft 365. Bài viết sau đây Viettel IDC sẽ hướng dẫn cách kiểm tra bản quyền Office trên MacBook chi tiết theo từng bước, đồng thời giúp bạn nhận biết và xử lý một số lỗi thường gặp trong quá trình kiểm tra.

Khi nào bạn nên kiểm tra bản quyền Office trên MacBook?

Không phải lúc nào cũng cần kiểm tra bản quyền Microsoft Office. Tuy nhiên, trong một số trường hợp sau đây việc kiểm tra bản quyền Office là cần thiết để tránh được nhiều rủi ro liên quan đến kích hoạt phần mềm, đồng thời đảm bảo Office luôn hoạt động ổn định và đầy đủ tính năng.

- Khi vừa cài đặt Microsoft Office: Sau khi cài đặt Office trên MacBook, việc đầu tiên bạn nên làm là kiểm tra xem phần mềm đã được kích hoạt thành công hay chưa. Điều này giúp xác nhận tài khoản Microsoft đã được liên kết đúng với giấy phép và Office đang hoạt động hợp lệ.

- Khi mua MacBook cũ: Giấy phép Microsoft Office thường được liên kết với tài khoản Microsoft của chủ sở hữu trước hoặc với một gói Microsoft 365 đã hết hạn. Vì vậy, bạn nên kiểm tra lại trạng thái bản quyền ngay sau khi nhận máy để biết Office có thể tiếp tục sử dụng hay cần đăng nhập bằng tài khoản khác.

- Khi Office xuất hiện thông báo yêu cầu kích hoạt: Nếu trong quá trình sử dụng xuất hiện các thông báo như Activation Required, Unlicensed Product, Sign in to Activate Office, Your subscription has expired thì đây là dấu hiệu cho thấy Office đang gặp vấn đề liên quan đến giấy phép. Việc kiểm tra bản quyền lúc này sẽ giúp bạn xác định chính xác nguyên nhân trước khi thực hiện các bước khắc phục.

- Khi nghi ngờ gói Microsoft 365 đã hết hạn: Sau khi hết thời hạn, Office vẫn có thể mở tài liệu nhưng sẽ bị giới hạn nhiều chức năng như chỉnh sửa, tạo mới hoặc đồng bộ dữ liệu. Nếu không nhớ thời điểm gia hạn hoặc nhận được email thông báo từ Microsoft, bạn nên kiểm tra lại trạng thái giấy phép để biết chính xác thời hạn sử dụng còn lại.

- Trước khi cài đặt lại macOS hoặc chuyển sang MacBook mới: Việc cài đặt lại macOS hoặc đổi sang thiết bị mới thường yêu cầu người dùng đăng nhập lại tài khoản Microsoft để kích hoạt Office. Trước khi thực hiện, hãy kiểm tra giấy phép hiện tại để đảm bảo tài khoản Microsoft vẫn còn quyền sử dụng Office. Điều này sẽ giúp quá trình cài đặt lại diễn ra nhanh chóng và tránh mất thời gian xử lý các lỗi kích hoạt sau khi hoàn tất.

- Khi Office hoạt động bất thường: Một số trường hợp Office vẫn mở được nhưng liên tục xuất hiện lỗi xác thực, không cập nhật phiên bản mới hoặc không thể sử dụng các dịch vụ trực tuyến như OneDrive, Outlook hay Copilot. Lúc này, việc iểm tra giấy phép sẽ giúp loại trừ nguyên nhân trước khi tiến hành các biện pháp khắc phục khác.

Cách kiểm tra bản quyền Office trên MacBook

Trên macOS, Microsoft đã tích hợp sẵn tính năng hiển thị thông tin giấy phép ngay trong các ứng dụng Office như Word, Excel hoặc PowerPoint. Nhờ đó, bạn không cần cài đặt thêm phần mềm hỗ trợ mà vẫn có thể kiểm tra tình trạng kích hoạt, loại giấy phép đang sử dụng và tài khoản Microsoft đã liên kết với Office.

Bước 1: Trước tiên, hãy khởi động một ứng dụng bất kỳ thuộc bộ Microsoft Office trên MacBook, chẳng hạn như Microsoft Word, Microsoft Excel hoặc Microsoft PowerPoint. Sau khi ứng dụng khởi động hoàn tất, hãy đảm bảo MacBook đã kết nối Internet nếu đang sử dụng Microsoft 365. Điều này giúp Office đồng bộ với máy chủ Microsoft và hiển thị chính xác trạng thái giấy phép.

Bước 2: Khi giao diện Word, Excel hoặc PowerPoint xuất hiện, trên thanh menu của macOS, chọn Word (hoặc Excel, PowerPoint) rồi tìm đến mục Account hoặc Office Account. Ở một số phiên bản Office mới, Microsoft có thể hiển thị trực tiếp thông tin tài khoản khi bạn nhấn vào tên tài khoản ở góc trên bên phải cửa sổ ứng dụng. Đây là khu vực chứa toàn bộ thông tin liên quan đến giấy phép Microsoft Office, bao gồm trạng thái kích hoạt, phiên bản Office, tài khoản Microsoft đang đăng nhập và các tùy chọn quản lý thuê bao.

Bước 3: Sau khi mở cửa sổ Account, hãy quan sát mục Product Information hoặc Subscription. Nếu Office đã được kích hoạt thành công, màn hình sẽ hiển thị các thông tin như: Product Activated, Licensed hay Subscription Active. Đây là dấu hiệu cho thấy Microsoft Office đang sử dụng giấy phép hợp lệ và bạn có thể khai thác đầy đủ các tính năng của bộ ứng dụng.

Những lỗi thường gặp khi kiểm tra bản quyền Office trên MacBook

- Không tìm thấy mục Account hoặc Office Account: Điều này thường xảy ra khi đang sử dụng phiên bản Office quá cũ hoặc Office được cài đặt không đầy đủ. Để khắc phục, hãy kiểm tra phiên bản Office đang sử dụng và cập nhật lên phiên bản mới nhất thông qua Microsoft AutoUpdate hoặc tải lại bộ cài từ website chính thức của Microsoft.

- Office hiển thị "Activation Required": Thông báo Activation Required cho biết Microsoft Office chưa được kích hoạt hoặc giấy phép không còn hiệu lực. Trong trường hợp này, hãy kiểm tra xem bạn đã đăng nhập đúng tài khoản Microsoft dùng để mua Office hay chưa. Nếu sử dụng Microsoft 365, hãy truy cập trang quản lý tài khoản để xác minh thuê bao vẫn còn hiệu lực.

- Office báo "Unlicensed Product": Nếu xuất hiện thông báo Unlicensed Product, điều đó có nghĩa Office không nhận diện được giấy phép hợp lệ trên thiết bị. Bạn nên đăng xuất khỏi Office, đăng nhập lại bằng đúng tài khoản Microsoft, sau đó kiểm tra lại trạng thái kích hoạt. 

- Không đăng nhập được tài khoản Microsoft: Một số người dùng không thể đăng nhập tài khoản Microsoft dù thông tin đăng nhập hoàn toàn chính xác. Trước tiên, hãy kiểm tra kết nối mạng và thử đăng nhập tài khoản Microsoft trên trình duyệt Safari hoặc Chrome. Nếu vẫn đăng nhập bình thường trên website nhưng Office không nhận tài khoản, hãy khởi động lại ứng dụng hoặc cập nhật Office lên phiên bản mới nhất trước khi thử lại.

- Office vẫn hoạt động nhưng không hiển thị trạng thái bản quyền: Trong một số trường hợp, Office vẫn có thể mở và chỉnh sửa tài liệu bình thường nhưng khu vực Product Information không hiển thị đầy đủ thông tin giấy phép. Bạn nên kết nối Internet, đăng nhập lại tài khoản Microsoft và mở lại Office để hệ thống cập nhật trạng thái bản quyền. 

- Không xem được thông tin gói Microsoft 365: Khi chọn Manage Account, một số người dùng gặp tình trạng không truy cập được trang quản lý thuê bao hoặc không thấy thông tin giấy phép. Nguyên nhân có thể do trình duyệt chặn cửa sổ chuyển hướng, đăng nhập sai tài khoản Microsoft hoặc gói Microsoft 365 đã hết hạn. Hãy đăng nhập trực tiếp vào tài khoản Microsoft trên trình duyệt và kiểm tra mục Services & Subscriptions để xem thông tin thuê bao đang sử dụng.

Kết luận

Biết cách kiểm tra bản quyền Office trên MacBook sẽ giúp bạn nhanh chóng xác định tình trạng kích hoạt của phần mềm, loại giấy phép đang sử dụng cũng như thời hạn của gói Microsoft 365. Hy vọng những hướng dẫn trong bài viết đã giúp bạn dễ dàng kiểm tra và quản lý bản quyền Microsoft Office trên macOS.