Quản lý văn bản mang lại lợi ích thực tế gì cho doanh nghiệp?

Quản lý tài liệu, văn bản là hoạt động diễn ra xuyên suốt trong quá trình vận hành của mọi doanh nghiệp. Với văn bản, tài liệu số lượng lớn, nếu xử lý thủ công thường mất rất nhiều thời gian, công sức. Vì thế, các phần mềm quản lý văn bản đã ra đời, mang đến giải pháp giúp tối ưu hóa công việc này tốt hơn.

Phần mềm quản lý văn bản là gì?

Khi việc lưu trữ văn bản kiểu truyền thống trở nên khó khăn với sự gia tăng của số lượng tài liệu, hồ sơ, trong khi không gian lưu trữ có hạn thì phần mềm quản lý tài liệu ra đời. Các phần mềm này đóng vai trò như một giải pháp hữu ích, giúp tối ưu việc tổ chức, sắp xếp và lưu trữ cho các dữ liệu được an toàn, tiện ích hơn hơn. 

Phần mềm quản lý văn bản là một ứng dụng được phát triển dành riêng cho việc quản lý, lưu trữ dữ liệu (văn bản, hồ sơ,...) trong một doanh nghiệp, tổ chức. Phần mềm này mang đến nhiều tiện ích cho các doanh nghiệp, giúp nâng cao hiệu suất làm việc của khâu văn thư, đồng thời đảm bảo tính bảo mật tất cả các văn kiện, tài liệu tối ưu hơn.   

Tính năng cần có của 1 phần mềm quản lý văn bản

Quản lý kho lưu trữ 

Quản lý kho lưu trữ là một tính năng vô cùng cần thiết ở một phần mềm quản lý tài liệu. Tính năng này sẽ giúp các doanh nghiệp lưu trữ các tài liệu với số lượng lớn một cách ngăn nắp và dễ dàng. 
Đặc biệt ở một số phần mềm còn được nâng cấp thêm tính năng phân cấp quyền, mỗi cá nhân tài khoản sẽ được vào kho lưu trữ xem, tải về các tài liệu theo giới hạn nội dung,... Tính bảo mật được theo đó cũng sẽ được nâng cấp hơn nhiều lần với tính năng này.  

Quản lý tài liệu cá nhân 

Tính năng này cho phép các tài khoản cá nhân có thể tạo, tải thư mục văn bản trên hệ thống và quản lý văn kiện một cách chủ động. Việc này sẽ giúp tiết kiệm được thời gian cho các công đoạn mượn, trả hồ sơ, từ đó nâng cao hiệu suất công việc.    

Tìm kiếm tài liệu 

Mục đích của việc quản lý văn bản, tài liệu là để có thể dễ dàng tìm kiếm khi cần, tiết kiệm được thời gian. Vì thế đây là tính năng vô cùng quan trọng mà một phần mềm văn bản phải có. Tính năng này càng dễ sử dụng, thao tác đơn giản, truy xuất nhanh thì phần mềm đó càng được đánh giá cao. 

Thống kê tài liệu 

Tính năng này sẽ giúp cho doanh nghiệp nắm được tình hình nguồn tài nguyên văn bản của doanh nghiệp. Tính năng càng cụ thể, chi tiết thì việc quản lý càng chặt chẽ, hiệu quả. Cụ thể như: Thống kê từng loại thư mục, loại tài liệu hình ảnh, văn bản, người tạo thư mục… 

Thông qua tình trạng số liệu thống kê cũng sẽ giúp các lãnh đạo nắm được tình hình hoạt động của công ty mà có điều phối công việc phù hợp hơn. 

Có nên đầu tư phần mềm quản lý văn bản cho doanh nghiệp?

Với sự tiện dụng của việc lưu trữ dữ liệu, các phần mềm quản lý văn bản hiện nay được các doanh nghiệp đánh giá cao hơn so với việc lưu trữ truyền thống. Ngoài lưu trữ và quản lý, phần mềm  còn có nhiều ưu điểm vượt bậc, giúp ích cho quy trình vận hành công ty tốt hơn. Cụ thể như:

Tiết kiệm chi phí quản lý doanh nghiệp 

Việc chuyển đổi từ giấy tờ văn bản truyền thống sang các lưu trữ online sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được rất nhiều chi phí trong việc tạo lập, in ấn, chuyển phát,… Mọi văn bản được lưu trữ tập trung trên một hệ thống còn giúp việc tra cứu và theo dõi văn kiện, hồ sơ dễ dàng hơn, tiết kiệm được thời gian trong việc sàng lọc, tìm kiếm.
Ngoài ra, với sự hỗ trợ của phần mềm quản lý văn bản, chi phí nhân sự cho các nghiệp vụ văn thư, chi phí văn phòng phẩm cũng sẽ được thu ít lại đáng kể. 

Hiệu suất làm việc được nâng cao 

Văn bản được lưu trữ có hệ thống, được phân loại rõ ràng trên cùng một hệ thống sẽ giúp cho các thao tác nghiệp vụ được thực hiện nhanh chóng. Qua đó cũng tăng hiệu suất của công việc, không mất quá nhiều thời gian vào việc tìm kiếm thông tin. 
Ngoài ra, phần mềm quản lý văn bản còn cho phép truy cập mọi lúc, mọi nơi, qua đó, các nhân sự có thể làm việc ở mọi thời điểm, truy cập các văn bản lưu trữ dễ dàng. Từ đó nâng cao hiệu suất làm việc tốt hơn.

Tài liệu được lưu trữ an toàn, bảo mật 

Văn bản truyền thống lưu trữ dễ gặp tình trạng đánh mất, thậm chí là hư hỏng do yếu tố khách quan. Điều này sẽ được phần mềm quản lý văn bản khắc phục tối đa. Tất cả các văn bản của doanh nghiệp theo đó cũng sẽ được lưu trữ an toàn trên hệ thống. 
Để đăng nhập vào phần mềm thì cần có tài khoản được phân quyền, điều này cũng giúp giảm thiểu tối đa việc rò rỉ thông tin hoặc đánh mất dữ liệu. 

Quản lý văn bản với công năng hữu ích từ Viettel Cyberwork

Viettel CyberWork là phần mềm được Viettel IDC phát triển, mang đến giải pháp toàn diện về việc quản lý, vận hành cho các doanh nghiệp. 

Viettel CyberWork ngoài hỗ trợ quản lý văn bản còn được tích hợp rất nhiều tính năng cốt lõi cần thiết cho việc quản lý như: quản trị hệ thống, phân quyền và giao việc, quản lý các quy trình - thủ tục vận hành,...

Ưu điểm vượt trội của phần mềm này là có thể sử dụng trực tiếp trên nhiều nền tảng, từ máy tính đến các thiết bị di động. Nhờ vậy, người dùng có thể truy cập vào và sử dụng mọi tính năng quản lý của Viettel CyberWork ở bất cứ đâu một cách dễ dàng, không riêng gì việc tìm kiếm hay lưu trữ tài liệu. Việc này sẽ giúp rút ngắn triệt để thời gian lãng phí của việc tìm kiếm, mượn, trả hồ sơ thông thường. 

Ngoài ra, Viettel CyberWork còn có độ bảo mật cực kỳ cao, có thể đặt password riêng cho từng thư mục nhỏ. Phân cấp quyền truy cập từ phần mềm cũng góp phần tăng thêm tính bảo mật, an toàn thông tin của từng bộ phận và của toàn doanh nghiệp.  

Tổng kết

Với thời đại chuyển đổi số đang phát triển hiện nay, phần mềm quản lý văn bản là vô cùng cần thiết ở mọi doanh nghiệp, công ty. Phần mềm này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, nhân sự, mà còn giúp doanh nghiệp lưu trữ tài liệu an toàn, lâu dài và bảo mật hơn. Nếu bạn cần tham khảo tính năng này của Viettel CyberWork thì đừng ngần ngại liên hệ Viettel IDC nhé!