SharePoint là gì? Hướng dẫn sử dụng cho người mới bắt đầu

Tính đến năm 2026, SharePoint đã hỗ trợ hơn 1 tỷ người dùng mỗi năm, trở thành nền tảng quản lý nội dung và cộng tác được sử dụng rộng rãi. Nền tảng này giúp doanh nghiệp tập trung tài liệu, chia sẻ thông tin và xây dựng không gian làm việc chung giữa các phòng ban. Cùng Viettel IDC tìm hiểu SharePoint là gì, những tính năng nổi bật và cách sử dụng trong công

SharePoint là gì?

SharePoint là nền tảng quản lý nội dung và cộng tác trên nền web do Microsoft phát triển, giúp doanh nghiệp lưu trữ, sắp xếp, chia sẻ tài liệu và xây dựng cổng thông tin nội bộ. Người dùng truy cập qua trình duyệt để tìm kiếm thông tin, làm việc với tài liệu và trao đổi nội dung trong phạm vi quyền được cấp.

Chẳng hạn, phòng nhân sự sử dụng SharePoint để tập trung biểu mẫu, quy định và tài liệu đào tạo trên một site chung. Nhân viên truy cập site để lấy tài liệu, còn người phụ trách cập nhật nội dung tại cùng một vị trí, giúp giảm tình trạng lưu nhiều bản sao rải rác.

Các tính năng và công dụng chính của SharePoint

- Quản lý tài liệu chuyên nghiệp (DMS): Lưu trữ, sắp xếp, tìm kiếm tệp tin tập trung và kiểm soát lịch sử phiên bản (Version History) để khôi phục khi cần. 

- Xây dựng cổng thông tin nội bộ (Intranet): Tạo các trang web nội bộ để truyền thông tin, thông báo và chia sẻ tài nguyên cho toàn công ty hoặc từng phòng ban. 

- Cộng tác nhóm an toàn: Cho phép nhiều người cùng truy cập, chỉnh sửa tài liệu theo thời gian thực và phân quyền truy cập chi tiết cho từng cá nhân hay bộ phận. 

- Tích hợp hệ sinh thái Microsoft 365: Kết nối chặt chẽ với Microsoft Teams, OneDrive, Outlook và các công cụ Office (Word, Excel, PowerPoint).

Ưu điểm và hạn chế của SharePoint

Ưu điểm

- Tập trung tài liệu, giảm sự phụ thuộc vào máy tính cá nhân.

- Hỗ trợ cộng tác và chia sẻ nội dung giữa các bộ phận.

- Kết nối với các công cụ trong Microsoft 365.

- Cho phép tổ chức cổng thông tin và kho tri thức nội bộ.

- Phân quyền theo phạm vi công việc.

Hạn chế

- Cần thời gian thiết kế cấu trúc nội dung và quyền truy cập.

- Nhân viên cần được hướng dẫn để thay đổi thói quen lưu, gửi tài liệu.

- Kho nội dung dễ khó quản lý nếu thiếu người phụ trách.

- Tính năng và chi phí phụ thuộc phiên bản, gói dịch vụ và các thành phần bổ sung.

- SharePoint Server đòi hỏi nguồn lực vận hành hạ tầng.

Các hình thức triển khai phổ biến của Microsoft SharePoint là gì?

SharePoint được cung cấp dưới hai hình thức chính: SharePoint Online (dịch vụ đám mây do Microsoft vận hành) và SharePoint Server (phần mềm triển khai trên hạ tầng do tổ chức quản lý). Doanh nghiệp lựa chọn hình thức phù hợp với nhu cầu sử dụng và khả năng vận hành hệ thống.

SharePoint Online

SharePoint Online là dịch vụ quản lý nội dung và cộng tác trên đám mây do Microsoft vận hành, được cung cấp độc lập hoặc trong các gói Microsoft 365 phù hợp. Doanh nghiệp sử dụng dịch vụ để tạo site phòng ban, xây dựng cổng thông tin nội bộ và quản lý tài liệu dùng chung mà không phải tự cài đặt máy chủ SharePoint. Nhân viên truy cập qua trình duyệt để xem, chia sẻ và chỉnh sửa nội dung theo quyền được cấp.

Microsoft phụ trách hạ tầng và cập nhật nền tảng, còn doanh nghiệp quản lý người dùng, quyền truy cập và cách tổ chức nội dung. SharePoint Online kết nối với các công cụ trong Microsoft 365; chẳng hạn, tệp được tải lên kênh Microsoft Teams được lưu trong SharePoint của nhóm. Hình thức này phù hợp với doanh nghiệp cần cộng tác trực tuyến và muốn giảm khối lượng vận hành máy chủ.

SharePoint Server

SharePoint Server là phần mềm được cài đặt trên hạ tầng do doanh nghiệp hoặc đơn vị được thuê quản lý, phục vụ xây dựng cổng thông tin, lưu trữ tài liệu và cộng tác nội bộ. Khác với dịch vụ đám mây do Microsoft vận hành, hình thức này cho phép tổ chức chủ động cấu hình môi trường triển khai theo yêu cầu về hạ tầng và tích hợp hệ thống.

Doanh nghiệp chịu trách nhiệm vận hành máy chủ, cài đặt bản cập nhật, sao lưu và bảo vệ hệ thống. Vì vậy, SharePoint Server phù hợp với tổ chức có yêu cầu triển khai riêng và nguồn lực kỹ thuật để duy trì nền tảng.

Hướng dẫn sử dụng SharePoint 365 cho người mới

1. Cách đăng nhập SharePoint

Để bắt đầu sử dụng SharePoint, bạn đăng nhập Microsoft 365 bằng tài khoản cơ quan hoặc trường học đã được cấp quyền. Sau khi đăng nhập, bạn mở ứng dụng SharePoint và truy cập site cần làm việc theo các bước dưới đây:

- Bước 1: Truy cập Microsoft 365, nhập tài khoản và mật khẩu, sau đó hoàn thành xác thực nếu được yêu cầu.

- Bước 2: Mở menu ứng dụng ở góc trên giao diện, chọn SharePoint. Nếu chưa thấy ứng dụng, mở danh sách tất cả ứng dụng để tìm.

- Bước 3: Chọn site của phòng ban hoặc dự án cần sử dụng. Nếu đã nhận liên kết site từ tổ chức, bạn mở trực tiếp liên kết và đăng nhập.

2. Cách tạo site trong SharePoint

Quá trình tạo site trên SharePoint gồm chọn loại site, nhập thông tin và thêm người tham gia. Bạn thực hiện lần lượt các bước sau để thiết lập site nhóm hoặc site truyền thông:

- Bước 1: Tại trang bắt đầu SharePoint, chọn Create site (Tạo site).

- Bước 2: Chọn Team site (Site nhóm) để cộng tác hoặc Communication site (Site truyền thông) để đăng thông tin, sau đó chọn mẫu phù hợp.

- Bước 3: Nhập tên site, mô tả và các thông tin được yêu cầu. Với site nhóm, chọn quyền riêng tư nếu giao diện cung cấp tùy chọn này.

- Bước 4: Thêm chủ sở hữu và thành viên bằng tên hoặc địa chỉ email khi được yêu cầu. Chủ sở hữu quản lý site, còn thành viên làm việc theo quyền được cấp.

- Bước 5: Kiểm tra thông tin và chọn nút tạo hoặc hoàn tất theo giao diện. Nếu không thấy Create site, liên hệ quản trị viên để được hỗ trợ.

3. Cách tạo thư viện tài liệu

Để thêm thư viện tài liệu, bạn truy cập site cần sử dụng và mở tùy chọn tạo thư viện mới. Sau đó, bạn nhập tên cùng các thông tin cần thiết theo hướng dẫn dưới đây:

- Bước 1: Mở site, chọn New (Mới) → Document library (Thư viện tài liệu).

- Bước 2: Chọn thư viện trống nếu được yêu cầu, rồi nhập tên và mô tả cho thư viện.

- Bước 3: Chọn tùy chọn hiển thị thư viện trên thanh điều hướng nếu cần, sau đó nhấn Create (Tạo).

- Bước 4: Mở thư viện vừa tạo để bắt đầu thêm thư mục và tải tài liệu lên.

4. Cách tải tệp lên SharePoint

Bạn tải tệp từ máy tính lên SharePoint bằng nút Upload (Tải lên) hoặc kéo thả trực tiếp vào thư viện. Các bước dưới đây hướng dẫn cách mở vị trí lưu và đưa tài liệu lên hệ thống:

- Bước 1: Truy cập site, mở Documents (Tài liệu) hoặc thư viện cần sử dụng, sau đó chọn thư mục đích.

- Bước 2: Nhấn Upload (Tải lên) → Files (Tệp) để tải tệp hoặc Folder (Thư mục) để tải cả thư mục.

- Bước 3: Chọn nội dung trên máy tính và xác nhận tải lên. Với cách kéo thả, mở thư mục trên máy tính rồi kéo tệp vào vùng nội dung của thư viện.

- Bước 4: Chờ quá trình tải hoàn tất và kiểm tra tài liệu đã xuất hiện ở đúng vị trí.

5. Cách mở và chỉnh sửa tài liệu

Để xem hoặc chỉnh sửa tài liệu, bạn mở thư viện SharePoint và chọn tệp cần sử dụng. Từ giao diện tài liệu, bạn tiếp tục làm việc trên trình duyệt hoặc mở bằng ứng dụng trên máy tính theo các bước sau:

- Bước 1: Mở thư viện chứa tài liệu, nhấp vào tên tệp để xem nội dung.

- Bước 2: Với tài liệu Office được hỗ trợ, chọn chế độ Editing (Chỉnh sửa) nếu tệp đang mở ở chế độ xem.

- Bước 3: Nếu muốn sử dụng phần mềm trên máy tính, chọn Open in app (Mở trong ứng dụng) khi tùy chọn này xuất hiện.

- Bước 4: Chỉnh sửa nội dung và kiểm tra trạng thái lưu trước khi đóng tài liệu. Nếu không có tùy chọn chỉnh sửa, kiểm tra quyền truy cập với người phụ trách.

6. Cách chia sẻ tài liệu

Chức năng Share (Chia sẻ) cho phép bạn gửi lời mời truy cập hoặc tạo liên kết đến tệp và thư mục. Bạn chọn nội dung cần chia sẻ, thiết lập quyền rồi gửi cho người nhận theo hướng dẫn dưới đây:

- Bước 1: Chọn tệp hoặc thư mục trong thư viện, nhấn Share (Chia sẻ) trên thanh công cụ hoặc trong menu dấu ba chấm.

- Bước 2: Mở phần thiết lập liên kết, chọn phạm vi người nhận theo các tùy chọn được tổ chức cho phép.

- Bước 3: Chọn quyền Can view (Được xem) hoặc Can edit (Được chỉnh sửa), sau đó áp dụng thiết lập.

- Bước 4: Nhập tên hoặc email người nhận và nhấn Send (Gửi). Nếu muốn gửi liên kết qua kênh khác, chọn Copy link (Sao chép liên kết).

7. Cách cùng chỉnh sửa một tài liệu

Để cùng làm việc trên một tài liệu, bạn chia sẻ tệp và cấp quyền chỉnh sửa cho các thành viên tham gia. Sau khi nhận được quyền, các thành viên mở cùng tài liệu bằng ứng dụng hỗ trợ đồng biên soạn và bắt đầu cộng tác theo những bước sau:

- Bước 1: Chọn tài liệu, nhấn Share (Chia sẻ) và cấp quyền chỉnh sửa cho đồng nghiệp.

- Bước 2: Gửi liên kết để các thành viên mở cùng tệp bằng trình duyệt hoặc ứng dụng được hỗ trợ.

- Bước 3: Chỉnh sửa nội dung và theo dõi biểu tượng người tham gia hoặc vị trí chỉnh sửa khi ứng dụng hiển thị.

- Bước 4: Thêm bình luận để trao đổi ngay trong tài liệu, sau đó kiểm tra trạng thái lưu khi hoàn thành.

8. Cách cấp quyền truy cập site

Để thêm người dùng vào site, bạn mở phần quản lý quyền và chọn hình thức cấp quyền phù hợp. Các bước dưới đây hướng dẫn chủ sở hữu site nhập thông tin người dùng, thiết lập vai trò và xác nhận quyền truy cập:

- Bước 1: Mở site, nhấn biểu tượng Settings (Cài đặt) → Site permissions (Quyền của site).

- Bước 2: Chọn tùy chọn thêm thành viên hoặc chia sẻ site. Với site liên kết Microsoft 365 Group, chọn thêm người vào nhóm hoặc chỉ chia sẻ site theo nhu cầu.

- Bước 3: Nhập tên hoặc địa chỉ email của người cần truy cập.

- Bước 4: Chọn vai trò hoặc mức quyền được giao diện cung cấp, sau đó xác nhận thêm người dùng hoặc gửi lời mời.

9. Cách xem và khôi phục phiên bản tài liệu

Bạn xem các bản đã lưu của tài liệu bằng cách mở Version history (Lịch sử phiên bản) trong thư viện SharePoint. Tại đây, bạn chọn phiên bản cần kiểm tra và thực hiện khôi phục theo hướng dẫn sau:

- Bước 1: Mở thư viện, tìm tài liệu rồi nhấn dấu ba chấm (…) → Version history (Lịch sử phiên bản).

- Bước 2: Xem danh sách phiên bản, thời gian cập nhật và người thực hiện thay đổi.

- Bước 3: Mở phiên bản cần kiểm tra để xem nội dung trước khi khôi phục.

- Bước 4: Chọn Restore (Khôi phục) trong menu của phiên bản đó rồi xác nhận. Nội dung được khôi phục sẽ trở thành phiên bản hiện tại; các bản còn truy cập được phụ thuộc thiết lập lưu giữ.

10. Cách tìm kiếm thông tin

Để tra cứu nội dung, bạn nhập tên tài liệu hoặc từ khóa vào ô tìm kiếm trên SharePoint. Sau khi kết quả xuất hiện, bạn mở nội dung cần xem hoặc thu hẹp kết quả theo các bước dưới đây:

- Bước 1: Truy cập trang SharePoint hoặc site chứa nội dung cần tìm.

- Bước 2: Nhấp vào ô tìm kiếm, nhập tên tệp hoặc từ khóa liên quan rồi nhấn Enter.

- Bước 3: Sử dụng bộ lọc được hiển thị để thu hẹp kết quả.

- Bước 4: Chọn tài liệu hoặc trang phù hợp để mở; kết quả truy cập được phụ thuộc quyền của tài khoản.

11. Cách đăng tin tức trên site

Bạn bắt đầu tạo tin tức bằng cách chọn News post (Bài đăng tin tức) trên site SharePoint. Quá trình chọn mẫu, nhập nội dung và đăng bài được thực hiện theo các bước sau:

- Bước 1: Mở site, chọn New (Mới) → News post (Bài đăng tin tức).

- Bước 2: Chọn mẫu bài đăng, nhập tiêu đề và bổ sung nội dung.

- Bước 3: Thêm hình ảnh, liên kết hoặc các khối nội dung cần thiết, sau đó kiểm tra bản xem trước.

- Bước 4: Chọn Post news (Đăng tin) để xuất bản. Nếu site yêu cầu phê duyệt, gửi bài theo quy trình được thiết lập.

12. Cách sao chép và di chuyển tệp

Để sao chép hoặc di chuyển tài liệu, bạn chọn tệp trong thư viện rồi sử dụng lệnh Copy to (Sao chép đến) hoặc Move to (Di chuyển đến). Sau đó, bạn chọn thư mục hoặc thư viện đích và xác nhận thao tác theo hướng dẫn dưới đây:

- Bước 1: Mở thư viện, đánh dấu tệp hoặc thư mục cần xử lý.

- Bước 2: Chọn Copy to hoặc Move to trên thanh công cụ; nếu chưa thấy, mở menu dấu ba chấm.

- Bước 3: Chọn vị trí đích trong danh sách được hiển thị.

- Bước 4: Xác nhận sao chép hoặc di chuyển và kiểm tra kết quả tại nơi đích. Với tài liệu có lịch sử phiên bản, Copy to chỉ sao chép phiên bản mới nhất.

So sánh Sharepoint và OneDrive, Google Drive khác gì nhau?

SharePoint tập trung quản lý nội dung và tài liệu dùng chung của tổ chức, OneDrive phục vụ không gian lưu trữ gắn với từng người dùng, còn Google Drive hỗ trợ lưu trữ và cộng tác trong hệ sinh thái Google. Cả ba đều hỗ trợ chia sẻ tệp, nhưng khác nhau về cách tổ chức nội dung và phạm vi sử dụng.

 

Kết luận

Hiểu SharePoint là gì giúp doanh nghiệp lựa chọn cách quản lý tài liệu và tổ chức cộng tác phù hợp. Với cấu trúc nội dung rõ ràng và quyền truy cập được thiết lập đúng, nền tảng này giúp các phòng ban chia sẻ thông tin thuận tiện và duy trì kho tài liệu dùng chung nhất quán.

Để tìm hiểu thêm về các sản phẩm, dịch vụ tại Viettel IDC, vui lòng liên hệ đến Viettel IDC:

- Hotline: 1800.8088 (miễn phí cước gọi)

- Fanpage: https://www.facebook.com/viettelidc

- Website: https://viettelidc.com.vn