Tại sao các doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản lý tài liệu?

Đi đôi với sự phát triển của mỗi doanh nghiệp là sự gia tăng của khối lượng công việc và các tài liệu, văn kiện. Để giảm tải công việc, tiết kiệm thời gian, nhiều doanh nghiệp đã ứng dụng phần mềm quản lý tài liệu. Vậy, phần mềm quản lý tài liệu là gì? Có cần thiết để sử dụng hay không? Hãy cùng Viettel IDC tìm hiểu chi tiết với bài viết dưới đây. 

Tại sao các doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản lý tài liệu?​

Phần mềm quản lý tài liệu là gì và tại sao cần sử dụng? 

Phần mềm quản lý tài liệu là một ứng dụng giúp lưu trữ, tổ chức và sắp xếp các tài liệu một cách khoa học. Qua đó, doanh nghiệp có thể dễ dàng, thuận lợi tra cứu và tìm kiếm tài liệu mong muốn. 

Không chỉ tiện lợi trong việc tìm kiếm, việc quản lý hồ sơ, tài liệu dưới dạng số hóa còn giúp tiết kiệm chi phí vận hành cho doanh nghiệp. Đó bao gồm các khoản chi phí như: chi phí lưu trữ kho, chi phí nhân sự xử lý văn thư, chi phí văn phòng phẩm,… 

Bên cạnh đó,  khi sử dụng phần mềm quản lý tài liệu, việc bảo quản các văn kiện, tài liệu được đảm bảo an toàn, không bị yếu tố khách quan từ môi trường tác động. Các tài liệu cũng sẽ được bảo mật bằng việc phân quyền quyền truy cập cho từng đối tượng cụ thể.
Với các tính năng và lợi ích đem lại như trên, phần mềm quản lý văn bản đã và đang được các doanh nghiệp ưa chuộng, sử dụng rộng rãi. 

Phần mềm quản lý tài liệu là một ứng dụng giúp lưu trữ, tổ chức và sắp xếp các tài liệu một cách khoa học

Các tính năng quan trọng cần có trong phần mềm quản lý tài liệu 

Một phần mềm quản lý tài liệu hiệu quả cần cân đối được các yếu tố như: 

• - Không gian lưu trữ dữ liệu đủ lớn để có thể lưu giữ tài liệu trong thời gian dài
• - Hệ thống quản lý văn bản, tài liệu hiệu quả, hỗ trợ người dùng tìm kiếm dữ liệu dễ dàng, nhanh chóng
• - Hỗ trợ tính năng thiết lập mật khẩu, phân quyền sử dụng ở từng tập tin, thư mục tài liệu
• - Giao diện tối ưu cho nhiều thiết bị truy cập khác nhau 
• - Chia sẻ dữ liệu cho người dùng bên trong nội bộ một cách dễ dàng và an toàn 

Làm thế nào để đảm bảo tính bảo mật của tài liệu trong phần mềm quản lý? 

Đảm bảo bảo mật thông tin là một trong những tính năng quan trọng mà một phần mềm quản lý tài liệu cần phải có. Một trong những phần mềm quản lý tài liệu đang được đánh giá cao về độ bảo mật thông tin hiện nay có thể kể đến Viettel CyberWork. 

Đây là phần mềm hệ thống quản lý doanh nghiệp, được tích hợp tính năng quản lý các văn bản, tài liệu mạnh mẽ. Tính năng quản lý tài liệu của Viettel CyberWork được xây dựng, phát triển với đầy đủ các tính năng cần thiết cho nghiệp vụ văn thư như: chia sẻ, trao đổi thông tin, tạo, quản lý văn bản,… 

Một trong những phần mềm quản lý tài liệu đang được đánh giá cao về độ bảo mật thông tin hiện nay có thể kể đến Viettel CyberWork

Với tính năng quản lý tài liệu trong Viettel CyberWork, người dùng có thể phân loại thư mục tài liệu theo từng chủ đề nhỏ hoặc từng phòng ban nhỏ. Việc phân nhỏ, chi tiết các thư mục sẽ giúp dễ dàng quản lý được khối lượng văn bản và đối tượng được phép sử dụng. Thông qua đó, độ bảo mật cho tài liệu kinh doanh của doanh nghiệp cũng  được nâng cao hơn.

Không chỉ vậy, Viettel CyberWork còn cho phép người quản lý có thể khóa và đặt mật khẩu cho từng thư mục hoặc tài liệu. Cả những người được phân quyền sử dụng cũng cần có mật khẩu để truy cập. Đây được xem là bước bảo mật an toàn, tối ưu mà không phải phần mềm hỗ trợ quản lý văn bản, tài liệu nào cũng được tích hợp.   

Quản lý tài liệu hiệu quả hơn với công nghệ trí tuệ nhân tạo OCR từ Viettel CyberWork

Bên cạnh tính bảo mật cao, Viettel CyberWork còn tích hợp công nghệ trí tuệ nhân tạo OCR vào tính năng quản lý tài liệu. 

OCR là viết tắt của Optical Character Recognition - nhận diện ký tự quang học. Công nghệ AI này có thể tự động nhận diện văn bản, hình ảnh, ký tự được in trên giấy chuyển đổi thành dữ liệu số hóa thể hiện dưới dạng văn bản trên máy tính.

Với tính năng OCR này, Viettel CyberWork rút gọn tối đa thời gian lãng phí của việc đánh máy thủ công văn bản trong nghiệp vụ văn thư. Hạn chế tối đa được tính trạng sai sót thông tin, số liệu quan trọng có thể xảy ra trong việc sao chép thủ công.   

Kết hợp công nghệ OCR, Viettel CyberWork giúp người dùng tiết kiệm công đoạn xử lý văn bản đáng kể, đảm bảo hoàn thiện hệ thống quản lý tài liệu được chặt chẽ, logic hơn. 

Có thể nói, tính năng quản lý tài liệu của Viettel CyberWork được đánh giá hiệu quả, toàn diện và chuyên nghiệp cho quá trình quản lý doanh nghiệp nhỏ và lớn. 

Viettel CyberWork - Hỗ trợ quản lý doanh nghiệp toàn diện 

Ngoài việc tối ưu nghiệp vụ quản lý tài liệu, doanh nghiệp muốn hoạt động tốt, lâu dài còn phải thực hiện song hành các công việc quản lý khác. Chẳng hạn như quản lý các đầu mục công việc của từng bộ phận, từng vị trí; quản lý các quy trình - thủ tục làm việc,… 
Với mong muốn mang đến giải pháp quản lý doanh nghiệp toàn diện cho khách hàng, Viettel CyberWork còn tích hợp thêm 2 tính năng quản lý công việc, quản lý quy trình - thủ tục bên cạnh tính năng quản lý tài liệu. 

Hai tính năng này sẽ góp phần quan trọng, giúp doanh nghiệp nắm được tình hình nhân sự, khối lượng công việc, hỗ trợ tự động hoá các quy trình thủ tục đang diễn ra. Thông qua những tính năng đó, các nhà lãnh đạo sẽ điều phối doanh nghiệp hoạt động tuần tự, tối ưu hơn.

Viettel CyberWork - Hỗ trợ quản lý doanh nghiệp toàn diện

Tổng kết

Viettel IDC mong rằng với các chia sẻ ở bài viết trên sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của quản lý tài liệu trong việc vận hành doanh nghiệp. Viettel CyberWork là phần mềm quản lý doanh nghiệp toàn diện, được đánh giá cao trên thị trường hiện nay. Để được tư vấn chi tiết hơn về dịch vụ, quý khách hàng có thể liên hệ đến Viettel IDC ngay hôm nay.