Địa chỉ email chuyên nghiệp của công ty – Lựa chọn đúng đắn ngay từ đầu

19/10/2019

Một địa chỉ email chuyên nghiệp mang tên thương hiệu gắn liền với tên miền doanh nghiệp có thể giúp nâng cao hình ảnh của doanh nghiệp đó và tăng độ nhận diện thương hiệu bằng cách giúp bạn tạo dựng hình ảnh nhất quán về thương hiệu, từ danh thiếp, các tài khoản truyền thông xã hội cho đến website của mình.

 

Một cuộc khảo sát trực tuyến của Verisign, công ty nổi tiếng thế giới về tên miền và an ninh mạng, thực hiện tháng 6/2016 cho thấy, 2/3 người được khảo sát cho rằng địa chỉ email mang tên thương hiệu đáng tin cậy hơn địa chỉ email miễn phí. Do vậy, khi lựa chọn địa chỉ email chuyên nghiệp mang tên thương hiệu, bạn có thể muốn cân nhắc những điều sau:

Xác định nhu cầu sử dụng email của bạn là gì

Trước khi bắt tay vào việc thiết lập các địa chỉ email chuyên nghiệp mang tên thương hiệu, điều quan trọng đầu tiên là phải tư duy tại sao doanh nghiệp của bạn cần một địa chỉ như vậy, và bạn sẽ sử dụng nó cho những mục đích gì. Ví dụ: Bạn sử dụng nó để trả lời các thắc mắc của khách hàng? Hay bạn sử dụng nó để giao tiếp với khách hàng liên quan đến sản phẩm hay dịch vụ mới?

Xác định cách thức sử dụng email như thế nào

Hãy nghĩ xem hiện tại và trong tương lai bạn sẽ sử dụng email như thế nào. Có thể mới đầu bạn chỉ muốn lập một vài email cho các nhân viên nòng cốt trong công ty, ví dụ: tennhanvien@tendoanhnghiep.com.

Khi công ty lớn mạnh lên, bạn lại muốn tạo ra các hộp thư chung cho mỗi nhóm trong công ty, chẳng hạn như hopthu@tendoanhnghiep.com, để những thắc mắc/yêu cầu của khách hàng được chuyển thẳng đến nhóm nhân viên phù hợp và có thể được phúc đáp nhanh chóng với các thông tin chuẩn xác. Hộp thư chung cũng giúp làm giảm sự lệ thuộc vào một số cá nhân cụ thể, những người có khi đang ngập trong các vấn đề cấp bách khác của doanh nghiệp.

Lựa chọn được công cụ email phù hợp có thể cho phép bạn khởi đầu khiêm tốn và có thể mở rộng khi số lượng nhân viên và quy mô doanh nghiệp gia tăng.

Đưa ra lựa chọn

Trừ khi bạn là một chuyên gia về công nghệ thông tin, còn nếu không, bạn có lẽ sẽ không muốn lắp đặt máy chủ riêng hay hệ thống tầng sau (backen system) để lưu trữ  email của doanh nghiệp mình, thế nên lựa chọn giải pháp thuê hosting có thể vừa tiết kiệm chi phí, vừa tạo cơ hội cho bạn tiếp cận với kiến thức và sự hỗ trợ của các chuyên gia. Dưới đây là một số giải pháp thuê hosting cho email để bạn cân nhắc:

Ứng dụng email miễn phí

• Lý tưởng với các doanh nghiệp có nhu cầu mở nhiều địa chỉ email cá nhân

• Lợi thế: lắp đặt và sử dụng đơn giản cho người mới bắt đầu. Các ứng dụng email miễn phí như Thunderbird đưa ra một vài plugins có thể rất hữu ích nếu doanh nghiệp của bạn cần một số tính năng bổ sung như tìm kiếm thông minh (smart searches) hay thư mục tùy chọn để sắp xếp thư.

• Hạn chế: dịch vụ khách hàng có thể bị hạn chế và không đáp ứng được một số nhu cầu của bạn

Giải pháp email tính phí

• Thông thường được yêu cầu đối với các hộp thư chung (shared inbox)

• Lợi thế: Có thể cung cấp số lượng tính năng ngày càng gia tăng như lịch tích hợp, quản lý công việc và địa chỉ liên hệ, cùng với bộ nhớ lưu trữ mở rộng và tăng cường bảo mật.

• Hạn chế: nếu phần lớn các tính năng không được tận dụng triệt để thì mức chi phí bỏ ra có thể coi là cao

Dịch vụ email do nhà cung cấp web hosting/chủ tên miền quản lý

•  Là sự kết hợp giữa hai lựa chọn trên

• Điểm mạnh: không tốn quá nhiều chi phí khi lựa chọn một số nhà cung cấp khuyến mại thêm dịch vụ email miễn phí đi kèm gói đăng ký tên miền trả phí, dễ dàng thiết lập, và cung cấp dịch vụ khách hàng tốt.

• Hạn chế: Có thể phải trả phụ phí cho các tiện ích lưu trữ và sao lưu dự phòng hoặc các tính năng bổ sung khác như Microsoft Office

Dựa trên khảo sát trực tuyến tháng 6 năm 2016 của Verisign, 78% người được hỏi đồng quan điểm là họ sẽ tin tưởng một email từ một địa chỉ email mang tên thương hiệu doanh nghiệp so với một email miễn phí. Hiện nay có muôn vàn lựa chọn tiềm năng cho các doanh nghiệp đang muốn lập một địa chỉ email chuyên nghiệp mang tên thương hiệu. Trước khi lựa chọn một dịch vụ email, bạn có thể cần đánh giá về doanh nghiệp – ở hiện tại và triển vọng tăng trưởng mà bạn ước đoán trong tương lai.  

Nếu bạn đang phân vân về việc chọn một giải pháp email chuyên nghiệp cho doanh nghiệp của mình, bạn có thể tìm hiểu thêm tại: https://viettelidc.com.vn/web-email-hosting/ hoặc liên hệ 1800 8088 để được Viettel IDC tư vấn!

 

Tin liên quan

06/12/2021

[Cẩm nang Cloud] Kiến trúc của Điện toán đám mây

Mục đích của bài này trong chuyên mục Cẩm nang Cloud là để giúp bạn hiểu rõ kiến trúc của Điện toán đám mây, từ đó biết cách ứng dụng để mang lại lợi nhuận và nâng cao chất lượng công việc trong doanh nghiệp.

03/12/2021

[Cẩm nang Cloud] Ứng dụng thực tế của Điện toán đám mây

Dịch vụ đám mây được ứng dụng trong nhiều khía cạnh quan trọng trên thực tế. Cho dù bạn là một cá nhân đang sử dụng dịch vụ ngân hàng trực tuyến hoặc tổ chức của bạn đang vận hành một ứng dụng chia sẻ ảnh với hàng triệu người dùng qua điện thoại, dịch vụ đám mây có thể thỏa mãn tất cả nhu cầu với mức chi phí thấp.

02/12/2021

​[Cẩm nang Cloud] Cách thức hoạt động của Điện toán đám mây

Trong bài này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách hoạt động của Điện toán đám mây và cách nó được quản lý. Ngoài ra, chúng ta cũng sẽ tìm hiểu về trường hợp sử dụng Điện toán đám mây của công ty nước ngoài và các đặc điểm của nó.

30/11/2021

[Cẩm nang Cloud] Ưu điểm và nhược điểm của Điện toán đám mây

Mặc dù điện toán đám mây chắc chắn mang lại lợi ích cho các công ty quy mô vừa và lớn, nhưng nó không phải là không có mặt trái của nó, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp nhỏ hơn và chúng ta sẽ cùng tìm hiểu trong chuyên mục Cẩm nang Cloud hôm nay.

30/11/2021

[Cẩm nang Cloud] ​10 tính năng chính của Điện toán đám mây

Người ta thấy rằng Điện toán đám mây là một mô hình cho phép truy cập mạng theo yêu cầu, phổ biến, thuận tiện khi truy cập vào các tài nguyên máy tính. Có rất nhiều dịch vụ và tính năng của điện toán đám mây.

29/11/2021

Webinar: Xây dựng, bảo mật nền tảng điện toán đám mây - Cơ sở hạ tầng quan trọng trong chuyển đổi số

Trong khuôn khổ Dự án “Chuyển đổi số cho doanh nghiệp trong bối cảnh Cách mạng công nghiệp 4.0”, Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI) phối hợp với Viettel IDC và Akamai Technologies tổ chức hội thảo trực tuyến.

29/11/2021

[Cẩm nang Cloud] Hướng dẫn về Điện toán đám mây cho người mới bắt đầu

Để khởi động chuyên mục này, chúng ta sẽ bắt đầu tìm hiểu về Điện toán đám mây – Cloud Computing thông qua Chuyên mục “Cẩm nang Cloud”. Ở bài viết này, Viettel IDC sẽ đề cập đến tất cả các thông tin như lịch sử hình thành, đặc điểm, ưu điểm, nhược điểm và các loại hình Điện toán đám mây.

26/11/2021

So sánh phương án thuê và xây Trung tâm dữ liệu

Hiện nay, các doanh nghiệp có xu hướng dịch chuyển hạ tầng công nghệ thông tin lên môi trường Cloud. Tuy nhiên, vẫn có một số ứng dụng mà doanh nghiệp cần triển khai trên hạ tầng trong Data Center, vậy nên lựa chọn việc thuê và xây mới một trung tâm dữ liệu đang là một bài toán khó. Bài viết này sẽ giúp chúng ta so sánh và tìm ra câu trả lời phù hợp dựa trên một số tiêu chí nổi bật dưới đây.

26/11/2021

Sự phát triển của Cloud Computing trong tương lai

Ngày nay, chúng ta có thể kết nối tất cả các hệ thống công nghệ thông tin với Cloud Computing. Ở đó mọi người sẽ được cung cấp một thế giới về kỹ thuật số, ứng dụng, dịch vụ và nền tảng hoàn toàn mới. Chúng ta có thể thấy tương lai của Cloud Computing là sự kết hợp giữa các sản phẩm phần mềm dựa trên Cloud và on-permises sẽ giúp tạo ra các giải pháp CNTT kết hợp với nhau.

26/11/2021

VMware NSX - Giải pháp mạng và bảo mật trên nền tảng Cloud của Viettel IDC

VMWare đang là một trong những hãng công nghệ dẫn đầu trên thị trường điện toán đám mây hiện nay. Các sản phẩm của họ được đánh giá rất cao trong ngành công nghiệp IT, VMWare ESXi, VMWare vCenter là những thành phần nổi bật trong bộ giải pháp VMWare VSphere được biết đến rộng rãi nhất.

// doi link