Địa chỉ email chuyên nghiệp của công ty – Lựa chọn đúng đắn ngay từ đầu

Một địa chỉ email chuyên nghiệp mang tên thương hiệu gắn liền với tên miền doanh nghiệp có thể giúp nâng cao hình ảnh của doanh nghiệp đó và tăng độ nhận diện thương hiệu bằng cách giúp bạn tạo dựng hình ảnh nhất quán về thương hiệu, từ danh thiếp, các tài khoản truyền thông xã hội cho đến website của mình.

Một cuộc khảo sát trực tuyến của Verisign, công ty nổi tiếng thế giới về tên miền và an ninh mạng, thực hiện tháng 6/2016 cho thấy, 2/3 người được khảo sát cho rằng địa chỉ email mang tên thương hiệu đáng tin cậy hơn địa chỉ email miễn phí. Do vậy, khi lựa chọn địa chỉ email chuyên nghiệp mang tên thương hiệu, bạn có thể muốn cân nhắc những điều sau:

Xác định nhu cầu sử dụng email của bạn là gì

Trước khi bắt tay vào việc thiết lập các địa chỉ email chuyên nghiệp mang tên thương hiệu, điều quan trọng đầu tiên là phải tư duy tại sao doanh nghiệp của bạn cần một địa chỉ như vậy, và bạn sẽ sử dụng nó cho những mục đích gì. Ví dụ: Bạn sử dụng nó để trả lời các thắc mắc của khách hàng? Hay bạn sử dụng nó để giao tiếp với khách hàng liên quan đến sản phẩm hay dịch vụ mới?

Xác định cách thức sử dụng email như thế nào

Hãy nghĩ xem hiện tại và trong tương lai bạn sẽ sử dụng email như thế nào. Có thể mới đầu bạn chỉ muốn lập một vài email cho các nhân viên nòng cốt trong công ty, ví dụ: tennhanvien@tendoanhnghiep.com.

Khi công ty lớn mạnh lên, bạn lại muốn tạo ra các hộp thư chung cho mỗi nhóm trong công ty, chẳng hạn như hopthu@tendoanhnghiep.com, để những thắc mắc/yêu cầu của khách hàng được chuyển thẳng đến nhóm nhân viên phù hợp và có thể được phúc đáp nhanh chóng với các thông tin chuẩn xác. Hộp thư chung cũng giúp làm giảm sự lệ thuộc vào một số cá nhân cụ thể, những người có khi đang ngập trong các vấn đề cấp bách khác của doanh nghiệp.

Lựa chọn được công cụ email phù hợp có thể cho phép bạn khởi đầu khiêm tốn và có thể mở rộng khi số lượng nhân viên và quy mô doanh nghiệp gia tăng.

Đưa ra lựa chọn

Trừ khi bạn là một chuyên gia về công nghệ thông tin, còn nếu không, bạn có lẽ sẽ không muốn lắp đặt máy chủ riêng hay hệ thống tầng sau (backen system) để lưu trữ  email của doanh nghiệp mình, thế nên lựa chọn giải pháp thuê hosting có thể vừa tiết kiệm chi phí, vừa tạo cơ hội cho bạn tiếp cận với kiến thức và sự hỗ trợ của các chuyên gia. Dưới đây là một số giải pháp thuê hosting cho email để bạn cân nhắc:

Ứng dụng email miễn phí

• Lý tưởng với các doanh nghiệp có nhu cầu mở nhiều địa chỉ email cá nhân

• Lợi thế: lắp đặt và sử dụng đơn giản cho người mới bắt đầu. Các ứng dụng email miễn phí như Thunderbird đưa ra một vài plugins có thể rất hữu ích nếu doanh nghiệp của bạn cần một số tính năng bổ sung như tìm kiếm thông minh (smart searches) hay thư mục tùy chọn để sắp xếp thư.

• Hạn chế: dịch vụ khách hàng có thể bị hạn chế và không đáp ứng được một số nhu cầu của bạn

Giải pháp email tính phí

• Thông thường được yêu cầu đối với các hộp thư chung (shared inbox)

• Lợi thế: Có thể cung cấp số lượng tính năng ngày càng gia tăng như lịch tích hợp, quản lý công việc và địa chỉ liên hệ, cùng với bộ nhớ lưu trữ mở rộng và tăng cường bảo mật.

• Hạn chế: nếu phần lớn các tính năng không được tận dụng triệt để thì mức chi phí bỏ ra có thể coi là cao

Dịch vụ email do nhà cung cấp web hosting/chủ tên miền quản lý

•  Là sự kết hợp giữa hai lựa chọn trên

• Điểm mạnh: không tốn quá nhiều chi phí khi lựa chọn một số nhà cung cấp khuyến mại thêm dịch vụ email miễn phí đi kèm gói đăng ký tên miền trả phí, dễ dàng thiết lập, và cung cấp dịch vụ khách hàng tốt.

• Hạn chế: Có thể phải trả phụ phí cho các tiện ích lưu trữ và sao lưu dự phòng hoặc các tính năng bổ sung khác như Microsoft Office

Dựa trên khảo sát trực tuyến tháng 6 năm 2016 của Verisign, 78% người được hỏi đồng quan điểm là họ sẽ tin tưởng một email từ một địa chỉ email mang tên thương hiệu doanh nghiệp so với một email miễn phí. Hiện nay có muôn vàn lựa chọn tiềm năng cho các doanh nghiệp đang muốn lập một địa chỉ email chuyên nghiệp mang tên thương hiệu. Trước khi lựa chọn một dịch vụ email, bạn có thể cần đánh giá về doanh nghiệp – ở hiện tại và triển vọng tăng trưởng mà bạn ước đoán trong tương lai.  

Nếu bạn đang phân vân về việc chọn một giải pháp email chuyên nghiệp cho doanh nghiệp của mình, bạn có thể tìm hiểu thêm tại: https://viettelidc.com.vn/web-email-hosting/ hoặc liên hệ 1800 8088 để được Viettel IDC tư vấn!