Có cần backup dữ liệu phần mềm kế toán nếu đã dùng phần mềm online?

Trong thời đại số, ngày càng nhiều doanh nghiệp chuyển sang sử dụng phần mềm kế toán online để tăng tính linh hoạt, giảm chi phí và tối ưu quản lý tài chính. Sự tiện lợi và phổ biến của phần mềm kế toán cũng làm dấy lên một câu hỏi rằng có cần backup dữ liệu phần mềm kế toán nếu đã dùng phần mềm online? Trên thực tế, sao lưu (backup) dữ liệu kế toán vẫn là yếu tố then chốt để đảm bảo tính toàn vẹn, bảo mật và tuân thủ pháp lý. Trong bài viết này, Viettel IDC sẽ phân tích vì sao doanh nghiệp vẫn nên chủ động sao lưu dữ liệu, những rủi ro tiềm ẩn và giải pháp sao lưu hiệu quả, đặc biệt trong môi trường số. 

Phần mềm kế toán online có đảm bảo an toàn tuyệt đối không?

Sự phát triển mạnh mẽ của các phần mềm kế toán mang đến sự tiện lợi lớn cho doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi số. Tuy nhiên, việc sử dụng phần mềm online không đồng nghĩa với việc miễn nhiễm hoàn toàn trước rủi ro mất dữ liệu bởi mọi nền tảng số đều có giới hạn về mặt bảo mật, khả năng khôi phục hoặc lưu trữ phiên bản cũ. Dữ liệu trên phần mềm online vẫn có khả năng gặp rủi ro như lỗi phần mềm, mất kết nối hoặc lỗi máy chủ, tấn công mạng, gián đoạn dịch vụ từ nhà cung cấp… Thậm chí, một số phần mềm không cho phép truy vết hoặc khôi phục dữ liệu khi bị ghi đè hoặc xóa nhầm. Trong trường hợp kế toán viên vô tình xóa hoặc chỉnh sửa nhầm, dữ liệu có thể bị mất vĩnh viễn nếu không có bản sao lưu độc lập. 

Những rủi ro tiềm ẩn khiến dữ liệu kế toán bị mất hoặc sai lệch

Lỗi người dùng: xóa nhầm, ghi đè, chỉnh sửa sai

Theo các  báo cáo an ninh thông tin toàn cầu, lỗi từ phía người dùng là nguyên nhân hàng đầu gây mất dữ liệu, đặc biệt trong lĩnh vực tài chính - kế toán. Một thao tác sai của nhân sự có thể:

- Xóa nhầm phiếu thu/chi, hóa đơn, bút toán quan trọng

- Ghi đè dữ liệu mới lên dữ liệu cũ

- Lưu sai định dạng hoặc thông tin quan trọng, nhập nhầm số liệu, ngày tháng, mã tài khoản

Nếu không có bản sao lưu độc lập, việc khôi phục các dữ liệu sai này có thể tốn thời gian, thậm chí không khả thi.

Lỗi hệ thống hoặc cập nhật thất bại

Một số bản cập nhật phần mềm định kỳ có thể gây ra lỗi nếu xảy ra xung đột dữ liệu hoặc lập trình sai. Nếu hệ thống không hoạt động, dữ liệu đang thao tác có thể bị mất hoặc không thể truy xuất, ảnh hưởng đến toàn bộ sổ sách kế toán. 

Mất quyền truy cập tài khoản hoặc thay đổi chính sách nhà cung cấp

Trong một số trường hợp doanh nghiệp quên mật khẩu quản trị, bị khóa tài khoản hoặc nhà cung cấp thay đổi điều khoản, nâng cấp gói, ngừng cung cấp dịch vụ; doanh nghiệp có thể mất quyền truy cập dữ liệu nếu không có bản sao lưu bên ngoài. Việc lấy lại dữ liệu sẽ mất thời gian hoặc không thể thực hiện được nếu đã quá hạn lưu trữ.

Hacker tấn công hoặc rò rỉ thông tin tài chính nhạy cảm

Tài chính-kế toán là lĩnh vực tương đối nhạy cảm, chứa thông tin về tài khoản ngân hàng, lương thưởng, hợp đồng… Vì vậy, đây cũng là mục tiêu của hacker. Nếu hệ thống bị hacker xâm nhập hoặc đánh cắp thông tin, hậu quả về tài chính và pháp lý sẽ rất nghiêm trọng. Không có bản sao lưu độc lập, doanh nghiệp rơi vào thế bị động hoàn toàn.

Rủi ro pháp lý khi không có bản sao dữ liệu phục hồi đúng chuẩn

Theo Điều 13 Nghị định 174/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2026 quy định chi tiết một số điều của Luật Kế toán, một số tài liệu kế toán quan trọng của doanh nghiệp phải lưu trữ tối thiểu 10 năm. Nếu không có bản sao lưu tiêu chuẩn và đầy đủ, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro trong kiểm toán, thanh tra hoặc khi xảy ra tranh chấp.

Backup riêng vẫn cần thiết ngay cả khi dùng phần mềm online

Dù sử dụng phần mềm online, sao lưu độc lập vẫn là điều cần thiết để bảo vệ tối đa an toàn dữ liệu của doanh nghiệp, bởi: 

- Chủ động kiểm soát dữ liệu kế toán: Việc sở hữu bản sao lưu độc lập giúp doanh nghiệp không bị “giam” dữ liệu, không phụ thuộc hoàn toàn vào bên thứ ba. Khi có sự cố, có thể tiến hành phục hồi dữ liệu nhanh chóng mà không phải chờ đợi. 

- Lưu giữ nhiều phiên bản để đối chiếu, phục vụ kiểm toán: Sao lưu định kỳ cho phép doanh nghiệp lưu nhiều bản ghi dữ liệu theo thời gian, giúp doanh nghiệp dễ dàng truy xuất, so sánh và chứng minh tính chính xác khi kiểm toán. Đây là điều mà không phải phần mềm online nào cũng hỗ trợ đầy đủ.

- Phục hồi hệ thống khi xảy ra sự cố hoặc thay đổi nhà cung cấp: Nếu doanh nghiệp chuyển sang phần mềm khác hoặc nhà cung cấp hiện tại ngừng dịch vụ, bản sao lưu sẽ giúp quá trình chuyển đổi diễn ra nhanh chóng và không mất dữ liệu.

- Tăng khả năng tuân thủ quy định kế toán, thuế và bảo mật tài chính: Việc sao lưu định kỳ, đúng chuẩn giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định của luật kế toán, kiểm toán; đảm bảo dữ liệu luôn sẵn sàng trong trường hợp bị kiểm tra; nâng cao độ tin cậy và minh bạch tài chính. 

Giải pháp backup dữ liệu kế toán hiệu quả cho doanh nghiệp

Để backup dữ liệu kế toán hiệu quả, doanh nghiệp có thể sử dụng một số giải pháp sau: 

Sử dụng dịch vụ Cloud Backup độc lập

Một trong những giải pháp hiệu quả trong thời đại số là sử dụng các dịch vụ sao lưu đám mây chuyên biệt (Cloud Backup) từ các nhà cung cấp uy tín như Viettel IDC, giúp lưu trữ dữ liệu an toàn bên ngoài hệ thống phần mềm kế toán. Các giải pháp này cho phép tự động sao lưu toàn bộ hệ thống kế toán và có thể phục hồi nhanh khi cần, đặc biệt tách biệt với hệ thống chính, giảm rủi ro tấn công chéo.

Thiết lập lịch sao lưu định kỳ

Tùy theo tần suất giao dịch, doanh nghiệp nên sao lưu hằng ngày đối với doanh nghiệp có giao dịch kế toán lớn hoặc hằng tuần/theo đợt đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Việc lập lịch sao lưu tự động giúp đảm bảo dữ liệu luôn được cập nhật và hạn chế phụ thuộc vào nhân sự. 

Lưu trữ bản sao tại nhiều vị trí

Doanh nghiệp nên lưu trữ bản sao ở nhiều vị trí khác nhau như cloud, ổ cứng ngoại tuyến, máy chủ riêng, giúp tránh mất dữ liệu do sự cố không mong muốn như thiên tai, cháy nổ, tấn công mạng… 

Tích hợp bảo mật nâng cao

Dữ liệu kế toán cần được mã hóa (encryption) cả khi lưu trữ lẫn truyền tải. Ngoài ra, nên sử dụng các giải pháp có xác thực 2 lớp, phân quyền truy cập, giám sát đăng nhập… để giảm thiểu rủi ro rò rỉ thông tin. Bảo mật sao lưu là điều kiện bắt buộc để đáp ứng các tiêu chuẩn về bảo vệ dữ liệu tài chính.

Viettel IDC cung cấp giải pháp Cloud Backup chuẩn bảo mật cho dữ liệu kế toán

Là nhà cung cấp trung tâm dữ liệu và dịch vụ điện toán đám mây hàng đầu Việt Nam, Viettel IDC đã phát triển giải pháp Viettel Cloud Backup toàn diện cho doanh nghiệp, đặc biệt trong lĩnh vực tài chính-kế toán. 

Với Viettel Cloud Backup, doanh nghiệp có thể nhân bản một phần hoặc toàn bộ hệ thống máy chủ CNTT của doanh nghiệp lên hạ tầng điện toán đám mây, đảm bảo dự phòng hệ thống ngay cả khi hệ thống chính gặp lỗi hoặc gặp thảm họa. Hệ thống dự phòng có thể hoạt động thay thế hoàn toàn hệ thống chính khi cần thiết.  

Viettel Cloud Backup là sự lựa chọn đáng tin cậy của nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam bởi những ưu điểm vượt trội như: 

- Sao lưu mọi loại dữ liệu: Các loại dữ liệu như tập tin, cơ sở dữ liệu, hệ điều hành, máy ảo, máy vật lý… đều được sao lưu lên hạ tầng lưu trữ điện toán đám mây của Viettel IDC.

- Lưu trữ phiên bản: Hệ thống lưu trữ nhiều phiên bản (điểm phục hồi) của dữ liệu, đảm bảo an toàn ngay cả khi dữ liệu bị hỏng do virus.

- Mã hóa dữ liệu: Dữ liệu được mã hóa đầu cuối bằng chuẩn mã hóa mới nhất (AES 256) cùng với mã hóa đường truyền SSL, đảm bảo an toàn bảo mật thông tin.

- Tự động lập lịch: Tự động sao lưu theo giờ, ngày, tuần, tháng, năm; lập lịch xoay vòng, thiết lập sao lưu vào giờ cố định đã lập,...

Bên cạnh đó, Viettel Cloud Backup còn hỗ trợ sao lưu dự phòng đa nền tảng từ server vật lý và cloud khác về hệ thống cloud của Viettel IDC. Đồng thời, hỗ trợ tính năng Immutable Backup (cho phép backup lên Object Storage bật tính năng Object Lock) để phòng chống Ransomware. 

Dịch vụ Cloud Backup của Viettel IDC phù hợp với cả doanh nghiệp lớn, doanh nghiệp vừa và nhỏ, đặc biệt là các đơn vị đang sử dụng phần mềm kế toán online muốn tăng cường độ an toàn cho dữ liệu tài chính.

Để được tư vấn thêm về các giải pháp sao lưu và dự phòng dữ liệu, vui lòng liên hệ với Viettel IDC thông qua:

- Hotline: 1800.8088 (miễn phí cước gọi)

- Fanpage: https://www.facebook.com/viettelidc

- Website: https://viettelidc.com.vn 

Tổng kết

Sử dụng phần mềm kế toán online là một bước tiến quan trọng trong quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp. Tuy nhiên, không nên nhầm lẫn điều này với việc miễn trừ trách nhiệm sao lưu dữ liệu kế toán. Bản sao lưu độc lập chính là “bảo hiểm” cho hệ thống tài chính doanh nghiệp, giúp tăng tính chủ động, phòng ngừa rủi ro và đáp ứng các tiêu chuẩn pháp lý nghiêm ngặt.

Đầu tư vào giải pháp Cloud Backup chuyên biệt như Viettel Cloud Backup là lựa chọn thông minh, giúp doanh nghiệp quản lý dữ liệu kế toán một cách chủ động, hiệu quả và an toàn trong kỷ nguyên số.