Dữ liệu kế toán, tài chính có nên lưu trữ trên Cloud không?

Vì sao dữ liệu kế toán, tài chính cần được bảo vệ nghiêm ngặt?

​Dữ liệu kế toán, tài chính bao gồm các thông tin nhạy cảm và đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, như thống kê ngân sách, doanh thu, bảng lương, báo cáo thuế… Nếu những thông tin này bị rò rỉ, thất thoát ra bên ngoài, doanh nghiệp sẽ gặp tổn thất nghiêm trọng, cũng như ảnh hưởng đến uy tín trên thị trường.

Mặt khác, dữ liệu tài chính thường là mục tiêu hàng đầu của các cuộc tấn công mạng. Không chỉ xâm nhập vào hệ thống và đánh cắp thông tin, tin tặc còn tiến hành chỉnh sửa hoặc giả mạo tài liệu nội bộ. Điều này dẫn đến tình trạng sai lệch dữ liệu và gian lận tài chính, từ đó gây ảnh hưởng tiêu cực đến quyết định của nhà đầu tư và đối tác kinh doanh.

Vậy nên, việc thắt chặt các biện pháp an ninh và bảo vệ dữ liệu kế toán, tài chính là điều vô cùng cần thiết. Đây chính là cơ sở, căn cứ pháp lý để doanh nghiệp thực hiện quy trình kiểm toán, báo cáo tình hình với cơ quan thuế, cổ đông và đối tác. Bất kỳ rủi ro hay sai sót nào trong công tác quản lý dữ liệu cũng đều có thể dẫn đến những hậu quả khôn lường, thậm chí đẩy doanh nghiệp vào nguy cơ tranh chấp pháp lý.

Lưu trữ truyền thống (máy tính nội bộ, ổ cứng, USB...) có rủi ro gì?

- Dễ bị tấn công ransomware, nhiễm virus hoặc bị xóa nhầm: Các thiết bị như ổ cứng, USB… thường thiếu các lớp bảo mật chuyên sâu. Khi xảy ra sự cố tấn công mạng, dữ liệu có thể bị mã hóa hoặc xóa hoàn toàn, gây ra tình trạng gián đoạn dịch vụ.

- Không thể phục hồi dữ liệu ban đầu nếu không sao lưu định kỳ: Nhiều doanh nghiệp thường bỏ qua bước backup định kỳ khi lưu trữ trên thiết bị vật lý. Hậu quả là, nếu dữ liệu bị thất thoát hoặc rơi vào tay tin tặc, khả năng khôi phục gần như bằng không.

- Thiết bị hỏng hóc/bị mất dẫn đến mất dữ liệu: Các loại ổ cứng, USB… thường có tuổi thọ hạn chế. Sau một thời gian dài sử dụng, những thiết bị này có thể xuất hiện lỗi phần cứng. Nếu không chuẩn bị phương án dự phòng, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với nguy cơ mất toàn bộ dữ liệu khi thiết bị hỏng hóc hoặc bị mất cắp.

- Bảo mật kém nếu không phân quyền truy cập rõ ràng: Đây là rủi ro thường gặp khi doanh nghiệp lưu trữ thông tin trên máy tính nội bộ. Chính sự lơ là trong việc giám sát, phân quyền truy cập đã tạo điều kiện để kẻ gian đánh cắp dữ liệu nhạy cảm từ bên trong hệ thống, gây ra những hậu quả nghiêm trọng cho doanh nghiệp tài chính.

- Không thể truy cập từ xa: Đối với phương thức lưu trữ truyền thống, doanh nghiệp thường bị hạn chế trong việc truy cập và quản lý dữ liệu từ xa. Điều này làm giảm tính linh hoạt trong công việc, đặc biệt là khi nhân sự cần trao đổi, phối hợp giữa các phòng ban khác nhau.

Lưu trữ trên Cloud có an toàn không? Có hợp pháp không?

Cloud giúp doanh nghiệp bảo vệ dữ liệu an toàn và hiệu quả trên không gian mạng. Khi lưu trữ trên môi trường đám mây, thông tin sẽ được mã hóa toàn diện và được backup định kỳ. Trong trường hợp dữ liệu bị mất mát do thiên tai, lỗi phần cứng hoặc tấn công mạng, doanh nghiệp vẫn có thể phục hồi một cách nhanh chóng, nhờ đó hạn chế tối đa tình trạng gián đoạn dịch vụ.

Ngoài ra, công nghệ Cloud còn tích hợp khả năng giám sát 24/7, tự động đưa ra cảnh báo trước các mối đe dọa về an ninh mạng. Bằng cách sử dụng hệ thống IAM, doanh nghiệp có thể theo dõi mọi hoạt động truy cập vào hệ thống nội bộ, giúp phát hiện và ngăn chặn kịp thời nguy cơ xâm nhập trái phép.

Tại Việt Nam, việc lưu trữ trên nền tảng Cloud là hoàn toàn hợp pháp, nếu doanh nghiệp lựa chọn nhà cung cấp uy tín và có hạ tầng đặt ở trong nước. Các thông tư 200/2014/TT-BTC, 133/2016/TT-BTC, Luật Kế toán đều quy định doanh nghiệp có thể lưu trữ hồ sơ kế toán dưới dạng điện tử, chỉ cần đảm bảo khả năng truy xuất, tính toàn vẹn và bảo mật dữ liệu. Việc lưu trữ trên Cloud giúp doanh nghiệp dễ dàng cung cấp thông tin khi có yêu cầu kiểm toán, thanh tra thuế hoặc nộp báo cáo tài chính. Vậy nên, doanh nghiệp có thể an tâm ứng dụng công nghệ đám mây mà không phải lo ngại về vấn đề pháp lý.

Lợi ích khi lưu trữ dữ liệu kế toán, tài chính trên Cloud

Lưu trữ dữ liệu tài chính, kế toán trên nền tảng Cloud mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích như:

- Bảo mật cao hơn so với lưu trữ cá nhân: Các nhà cung cấp Cloud thường triển khai nhiều biện pháp như mã hóa, tường lửa, xác thực đa yếu tố… nhờ đó tăng cường khả năng bảo mật thông tin trước các mối đe dọa tiềm ẩn.

- Sao lưu tự động và định kỳ: Cloud cho phép doanh nghiệp thiết lập lịch trình backup theo ngày/tháng/năm. Các bản sao lưu sẽ được lưu trữ tại nhiều địa điểm khác nhau, giúp giảm thiểu nguy cơ mất mát dữ liệu và duy trì tính liên tục của hệ thống.

- Làm việc mọi lúc mọi nơi: Chỉ cần sử dụng thiết bị có kết nối internet, doanh nghiệp có thể truy cập, chia sẻ và quản lý dữ liệu mọi lúc mọi nơi. Điều này giúp tăng tính linh hoạt, hỗ trợ quá trình làm việc từ xa của đội ngũ nhân viên.

- Quản lý truy cập theo vai trò cụ thể: Nền tảng đám mây cho phép phân quyền truy cập dựa trên vai trò của người dùng (chẳng hạn: kế toán, trưởng phòng, giám đốc…), đảm bảo mỗi cá nhân chỉ có quyền truy cập vào những dữ liệu phù hợp với trách nhiệm của mình. Cơ chế này của Cloud giúp doanh nghiệp kiểm soát nội bộ một cách chặt chẽ và hiệu quả.

- Tích hợp với nhiều ứng dụng, phần mềm khác nhau: Cloud hỗ trợ tích hợp với các công cụ quản lý, phần mềm hóa đơn điện tử, ứng dụng ngân hàng số… Nhờ vậy mà doanh nghiệp có thể tự động hóa các tác vụ, giảm thiểu sai sót trong quy trình vận hành.

Lưu ý quan trọng khi chọn dịch vụ Cloud cho dữ liệu tài chính, kế toán

- Ưu tiên chọn nhà cung cấp đạt chứng chỉ bảo mật quốc tế như ISO/IEC 27001, ISO/IEC 27017, CSA STAR…

- Chỉ lưu trữ dữ liệu tại hạ tầng nội địa để đảm bảo tốc độ truy cập ổn định và tuân thủ quy định pháp lý.

- Chọn dịch vụ Cloud có tích hợp tính năng backup tự động, giám sát và phân quyền truy cập chặt chẽ.

- Hợp tác với đơn vị sẵn sàng hỗ trợ kỹ thuật 24/7, chủ động cảnh báo và ngăn chặn sự cố để đảm bảo hệ thống vận hành ổn định.

Viettel IDC cung cấp giải pháp Cloud an toàn cho dữ liệu kế toán – tài chính

Để bảo vệ dữ liệu kế toán, tài chính an toàn trên không gian mạng, Viettel IDC đã nghiên cứu, triển khai các giải pháp sao lưu dự phòng và bảo mật tiên tiến. Trong đó, có thể kể đến như Viettel Cloud Backup (BaaS), Viettel Cloud DR, Viettel Virtual SOC (vSOC), Viettel Cloudrity (vCloudrity), Viettel Cloud Firewall… Dịch vụ của Viettel IDC đáp ứng các tiêu chuẩn quốc tế về an toàn thông tin (PCI DSS, ISO 27001:2013, ISO 27017:2015…), giúp doanh nghiệp tăng cường khả năng giám sát và quản lý dữ liệu.

Với hệ thống Data Center đạt chuẩn Rated 3 - TIA 942 và Uptime Tier III, Viettel IDC cam kết đảm bảo hiệu suất vận hành ổn định và liên tục, giảm thiểu tối đa sự cố kỹ thuật. Bên cạnh đó, đội ngũ chuyên gia của Viettel IDC luôn sẵn sàng tư vấn, giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng, cũng như hỗ trợ xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng dịch vụ.

Để được tư vấn 24/7 về các dịch vụ Cloud, vui lòng liên hệ Viettel IDC qua:

- Hotline: 1800 8088 (miễn phí cước gọi)

- Fanpage: https://www.facebook.com/viettelidc  

- Website: https://viettelidc.com.vn