Thất thoát dữ liệu khi nhân sự nghỉ việc – Giải pháp nào phòng ngừa?

Sự thay đổi về cơ cấu nhân sự không chỉ tác động đến quy trình vận hành hệ thống, mà còn tiềm ẩn nguy cơ rò rỉ dữ liệu. Việc thiếu trang bị các biện pháp bảo mật tối ưu có thể khiến doanh nghiệp đánh mất những thông tin quan trọng vào tay đối thủ cạnh tranh, từ đó gây ra tổn thất nặng nề và làm giảm uy tín thương hiệu. Để giải đáp thắc mắc “Thất thoát dữ liệu khi nhân sự nghỉ việc – Giải pháp nào phòng ngừa?”, hãy cùng Viettel IDC tham khảo bài viết dưới đây.

Vì sao dữ liệu thường bị thất thoát khi nhân sự nghỉ việc?

Dữ liệu của doanh nghiệp không chỉ bị rò rỉ khi hệ thống gặp sự cố kỹ thuật hoặc bị tấn công mạng mà còn có thể bị thất thoát khi nhân sự nghỉ việc. Tình trạng này thường bắt nguồn từ những nguyên nhân dưới đây:

- Doanh nghiệp thiếu quy trình bàn giao tài khoản và tài liệu rõ ràng, dẫn đến trường hợp nhân viên sao chép/xóa dữ liệu trước khi rời công ty.

- Dữ liệu chỉ được lưu trữ rải rác trên tài khoản email, Google Drive, máy tính cá nhân mà không được quản lý tập trung. Vì vậy, khi có sự thay đổi cơ cấu nhân sự, doanh nghiệp rất khó truy xuất, thu hồi và kiểm soát thông tin nội bộ.

- Sự chủ quan, lơ là trong việc triển khai các biện pháp quản lý quyền truy cập đã làm gia tăng nguy cơ rò rỉ dữ liệu nhạy cảm. Theo báo cáo của DTEX, có khoảng 12% nhân viên đã mang theo dữ liệu quan trọng khi rời công ty, bao gồm thông tin khách hàng, hợp đồng giao dịch…

- Mâu thuẫn nội bộ, tâm lý “ôm đồ đi” của nhân sự nghỉ việc đột ngột có thể thôi thúc họ cố tình sao chép, đánh cắp thông tin để phục vụ cho lợi ích cá nhân, hoặc gây khó dễ cho doanh nghiệp.

- Việc thiếu trang bị các công cụ giám sát, sao lưu và phục hồi dữ liệu đã khiến doanh nghiệp bị động trước những hành vi xâm nhập trái phép, đồng thời đối mặt với nguy cơ mất toàn bộ dữ liệu.

Những rủi ro doanh nghiệp có thể gặp phải

Nếu không có sự chuẩn bị kỹ lưỡng, doanh nghiệp có thể gặp phải nhiều rủi ro tiềm ẩn khi nhân sự nghỉ việc, chẳng hạn:

- Mất dữ liệu kế toán, danh sách khách hàng, tài liệu, hợp đồng, bảng báo giá… Đây đều là những thông tin quan trọng, có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của từng doanh nghiệp.

- Nguy cơ dữ liệu bị xóa sạch trước khi bàn giao, khiến doanh nghiệp không thể khôi phục trạng thái ban đầu, dẫn đến những tổn thất nghiêm trọng về tài chính.

- Phá vỡ quy trình vận hành, gây gián đoạn dịch vụ và làm giảm hiệu suất hệ thống, đồng thời ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp trong mắt khách hàng.

- Bị lộ thông tin chiến lược và bí mật kinh doanh, đẩy doanh nghiệp vào tình thế bất lợi trước đối thủ cạnh tranh.

- Gia tăng rủi ro pháp lý khi doanh nghiệp vướng vào tranh chấp dữ liệu, hoặc bị tố cáo vi phạm bảo mật thông tin.

Dấu hiệu doanh nghiệp chưa kiểm soát tốt dữ liệu nội bộ

Dưới đây là một số dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp chưa kiểm soát tốt dữ liệu nội bộ:

- Để nhân viên tự lưu trữ tệp tin, tài liệu trên thiết bị cá nhân mà không có kho lưu trữ tập trung, dẫn đến tình trạng phân tán dữ liệu.

- Không sử dụng hệ thống phân quyền truy cập theo vai trò, làm tăng nguy cơ xâm nhập trái phép.

- Không vô hiệu hóa tài khoản kịp thời khi nhân viên nghỉ việc, tạo điều kiện để kẻ gian khai thác và đánh cắp thông tin.

- Không có chính sách backup định kỳ, khiến dữ liệu bị mất mát khi xảy ra sự cố bất ngờ.

- Không thể truy xuất lịch sử chỉnh sửa, tải xuống dữ liệu, khiến doanh nghiệp khó xác định được nguyên nhân gây rò rỉ thông tin và triển khai các biện pháp khắc phục.​

Giải pháp phòng ngừa thất thoát dữ liệu khi nhân sự rời đi

1. Lưu trữ dữ liệu tập trung trên nền tảng Cloud Storage

Thay vì để nhân viên sử dụng Google Drive cá nhân, doanh nghiệp nên lưu trữ và quản lý dữ liệu tập trung trên nền tảng Cloud Storage. Giải pháp này giúp hạn chế tối đa tình trạng sao chép, tải xuống và chia sẻ dữ liệu trái phép. Ngoài ra, hệ thống lưu trữ cần được trang bị đầy đủ tính năng ghi log truy cập, để doanh nghiệp có thể nhận diện ai đã chỉnh sửa/xóa/tải xuống dữ liệu vào một thời điểm cụ thể, từ đó nâng cao tính minh bạch và trách nhiệm trong quá trình làm việc.

2. Sử dụng Cloud PC, không cho lưu dữ liệu trên thiết bị cá nhân

Để đảm bảo an toàn cho hệ thống dữ liệu, đặc biệt là báo cáo tài chính, hồ sơ khách hàng… doanh nghiệp nên ưu tiên sử dụng máy chủ ảo, tuyệt đối không được lưu trữ cục bộ trên máy tính cá nhân. Việc triển khai giải pháp Cloud PC mang đến cho doanh nghiệp khả năng giám sát và kiểm soát thông tin toàn diện, đồng thời giúp phát hiện và ngăn chặn các sự cố phát sinh. Mặt khác, sau khi nhân sự nghỉ việc, doanh nghiệp có thể dễ dàng khóa tài khoản Cloud PC, qua đó thu hồi toàn bộ quyền truy cập vào dữ liệu, ứng dụng nội bộ.

3. Thiết lập hệ thống phân quyền, kiểm soát theo vai trò, vị trí

Doanh nghiệp không nên trao quyền quản trị toàn bộ dữ liệu cho bất kỳ cá nhân nào, trừ những trường hợp thực sự cần thiết. Việc phân quyền theo vai trò, vị trí cụ thể sẽ giúp doanh nghiệp ngăn chặn hiệu quả các hành vi cố ý hoặc vô tình gây hại cho hệ thống dữ liệu.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên phân tách quyền xem/tải xuống/chỉnh sửa rõ ràng. Ví dụ: Một nhân viên thông thường chỉ được phép xem những tài liệu liên quan trực tiếp đến công việc. Trưởng nhóm có thể được cấp thêm quyền chỉnh sửa trong phạm vi nhất định. Trong khi đó, bộ phận IT hoặc giám sát dữ liệu sẽ nắm quyền thiết lập, cũng như thu hồi các quyền truy cập của nhân sự khi cần thiết.

4. Sao lưu dữ liệu định kỳ với Cloud Backup

Backup định kỳ là một trong những giải pháp bảo vệ dữ liệu vô cùng hiệu quả. Việc sao lưu dự phòng lên nền tảng điện toán đám mây mang đến khả năng khôi phục dữ liệu nhanh chóng trong trường hợp bị xóa hoặc bị chỉnh sửa ác ý, qua đó duy trì tính toàn vẹn thông tin cho doanh nghiệp.

Mặt khác, Cloud Backup còn tích hợp cơ chế sao lưu tự động theo ngày/tuần. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian thực hiện các tác vụ, mà còn đảm bảo an toàn tuyệt đối cho hệ thống dữ liệu.

5. Quy trình offboarding chặt chẽ

Triển khai quy trình offboarding chặt chẽ là một bước quan trọng để ngăn chặn nguy cơ rò rỉ thông tin. Ngay khi nhận được thông báo nghỉ việc từ nhân viên, doanh nghiệp cần lên kế hoạch vô hiệu hóa các tài khoản, công cụ làm việc, đồng thời thu hồi thiết bị đã cấp phát và đảm bảo nhân viên bàn giao dữ liệu đầy đủ. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng nên yêu cầu nhân sự ký cam kết bảo mật trước khi chấm dứt hợp đồng lao động, nhằm củng cố trách nhiệm pháp lý và giảm thiểu tối đa tình trạng đánh cắp/sử dụng dữ liệu trái phép.

Viettel IDC cung cấp giải pháp bảo vệ dữ liệu doanh nghiệp trước rủi ro nhân sự nghỉ việc

Để hạn chế rủi ro mất mát thông tin khi nhân sự nghỉ việc, doanh nghiệp cần xây dựng nền tảng hạ tầng vững chắc và áp dụng giải pháp quản lý dữ liệu toàn diện. Là đơn vị tiên phong trong lĩnh vực điện toán đám mây tại Việt Nam, Viettel IDC cung cấp hệ sinh thái dịch vụ đa dạng, cho phép doanh nghiệp tăng cường khả năng theo dõi, bảo mật ứng dụng và dữ liệu nội bộ. Tùy theo mục đích và nhu cầu thực tiễn, doanh nghiệp có thể cân nhắc lựa chọn các giải pháp như Viettel Cloud Object Storage, Viettel Cloud PC, Viettel Cloud Backup (BaaS), Viettel Cloud DR, Viettel Cloudrity (vCloudrity)...

Dịch vụ đám mây của Viettel IDC đáp ứng những tiêu chuẩn quốc tế khắt khe nhất (ISO 27001:2013, ISO 27017:2015, ISO 9001:2015, ISO 20000-1:2018, ISO 27018:2019…), giúp doanh nghiệp vận hành hệ thống một cách ổn định, giảm thiểu tình trạng gián đoạn và đảm bảo an toàn thông tin. Nếu phát hiện các vấn đề kỹ thuật, doanh nghiệp có thể liên hệ đến đội ngũ chuyên gia của Viettel IDC để được hỗ trợ xử lý kịp thời.

Tổng kết

Trên đây là một số rủi ro thường gặp và giải pháp phòng ngừa thất thoát dữ liệu khi nhân sự nghỉ việc. Để được tư vấn 24/7 về dịch vụ Cloud, quý khách hàng vui lòng liên hệ qua:

- Hotline: 1800 8088 (miễn phí cước gọi)

- Fanpage: https://www.facebook.com/viettelidc  

- Website: https://viettelidc.com.vn