Dữ liệu nằm rải rác trên máy nhân viên – Làm sao gom về một nơi an toàn?

“Dữ liệu nằm rải rác trên máy nhân viên – Làm sao gom về một nơi an toàn?” là câu hỏi được nhiều tổ chức, doanh nghiệp đặt ra khi tìm kiếm giải pháp lưu trữ hiệu quả. Thực tế cho thấy, việc để hồ sơ, tài liệu bị phân tán nhiều nơi có thể tiềm ẩn những rủi ro khôn lường. Trong bài viết dưới đây, Viettel IDC sẽ cùng bạn đọc tìm hiểu một số giải pháp giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống quản lý dữ liệu tập trung, từ đó phòng ngừa triệt để các mối đe dọa về an ninh mạng.

Thực trạng phổ biến của doanh nghiệp hiện nay

Phân tán dữ liệu là thực trạng phổ biến của nhiều tổ chức, doanh nghiệp hiện nay. Thay vì xây dựng hệ thống lưu trữ và kiểm soát thông tin nội bộ, các doanh nghiệp thường để nhân viên tự lưu file trên máy tính cá nhân, USB, tài khoản email… Thậm chí, những tài liệu quan trọng như hợp đồng, hồ sơ khách hàng, báo cáo tài chính… còn nằm rải rác ở nhiều nơi mà không có sự giám sát chặt chẽ.

Việc thiếu hụt quy trình quản lý, lưu trữ tập trung đã khiến doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc chia sẻ tài liệu giữa các phòng ban, đồng thời ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình giám sát hoạt động kinh doanh và tiến độ làm việc nhóm. Nghiêm trọng hơn, điều này còn tiềm ẩn những rủi ro khôn lường về bảo mật dữ liệu.

Trong trường hợp nhân sự nghỉ việc, mất laptop hoặc thiết bị cá nhân hỏng hóc, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với nguy cơ mất mát, rò rỉ thông tin nhạy cảm. Nếu không triển khai các giải pháp đảm bảo an toàn dữ liệu, doanh nghiệp rất dễ trở thành mục tiêu của các cuộc tấn công mạng.

Những rủi ro khi dữ liệu không được quản lý tập trung

Sự lơ là trong công tác quản lý thông tin có thể khiến doanh nghiệp gặp nhiều rủi ro như:

- Mất toàn bộ dữ liệu khi thiết bị hư hỏng/nhiễm virus/bị đánh cắp, gây ra tổn thất tài chính và đẩy doanh nghiệp vào nguy cơ tranh chấp pháp lý.

- Bị sao chép, thất thoát dữ liệu khi nhân viên nghỉ việc, lộ thông tin quan trọng vào tay đối thủ cạnh tranh.

- Khó phân quyền và kiểm soát hoạt động truy cập, dẫn đến trường hợp dữ liệu bị xóa nhầm hoặc chỉnh sửa ác ý.

- Sai lệch, trùng lặp thông tin do thiếu sự đồng bộ giữa các phòng ban và bộ phận, ảnh hưởng đến việc đưa ra quyết định kinh doanh.

- Không thể phục hồi dữ liệu khi xảy ra sự cố do không có bản sao lưu dự phòng.

Giải pháp gom dữ liệu về một nơi an toàn, tập trung

1. Sử dụng Cloud Storage để lưu trữ tập trung

Với Cloud Storage, doanh nghiệp có thể tạo thư mục cho từng phòng ban, đồng thời thiết lập quyền xem/chỉnh sửa/tải xuống tài liệu tùy theo vai trò cụ thể. Ngoài ra, nền tảng lưu trữ đám mây còn tích hợp cơ chế đồng bộ dữ liệu từ xa, cho phép truy cập linh hoạt trên mọi thiết bị có kết nối internet.

Khi sử dụng Cloud Storage, doanh nghiệp không cần lo lắng về nguy cơ xâm nhập và khai thác thông tin nội bộ. Nhờ tính năng ghi lại nhật ký hoạt động (log), Cloud Storage giúp doanh nghiệp theo dõi mọi thao tác được thực hiện trên dữ liệu, từ đó nâng cao khả năng kiểm soát và ứng phó kịp thời khi xảy ra sự cố bất ngờ.

2. Áp dụng Cloud PC để ngăn lưu trữ trên thiết bị cá nhân

Thay vì đầu tư vào hạ tầng vật lý, các tổ chức, doanh nghiệp nên triển khai giải pháp Cloud PC để hạn chế tình trạng lưu trữ cục bộ trên thiết bị cá nhân. Việc thiết lập mô hình máy tính ảo hóa trên môi trường Cloud giúp doanh nghiệp tăng cường bảo mật và quản lý dữ liệu tập trung, đồng thời tối ưu hóa hiệu suất vận hành hệ thống. Trong trường hợp nhân sự nghỉ việc, doanh nghiệp có thể dễ dàng thu hồi toàn bộ quyền truy cập ứng dụng, dữ liệu chỉ trong vài giây, góp phần giảm thiểu nguy cơ sao chép và đánh cắp thông tin.

3. Kết hợp Cloud Backup để tự động sao lưu toàn bộ dữ liệu

Với khả năng tự động sao lưu các bản cập nhật hằng ngày, Cloud Backup chính là công cụ hữu ích giúp duy trì tính toàn vẹn thông tin. Bằng cách triển khai hệ thống sao lưu đám mây, doanh nghiệp có thể loại bỏ sự can thiệp thủ công, nhờ đó tiết kiệm thời gian, nhân lực và giảm thiểu sai sót trong quá trình thực hiện tác vụ. Mặt khác, giải pháp này cũng hỗ trợ khôi phục dữ liệu tức thì khi xảy ra sự cố (xóa nhầm, tấn công ransomware, cháy nổ…), giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa thiệt hại và ngăn ngừa tình trạng gián đoạn hệ thống.

4. Thiết lập quy trình lưu trữ – chia sẻ thống nhất trong doanh nghiệp

Bên cạnh những giải pháp nêu trên, doanh nghiệp cũng cần xây dựng quy trình lưu trữ, chia sẻ dữ liệu chặt chẽ và thống nhất. Quy trình này bao gồm việc lưu trữ toàn bộ thông tin lên hệ thống trung tâm, hạn chế sử dụng USB và tài khoản email khi chia sẻ file làm việc. Ngoài ra, doanh nghiệp nên thường xuyên cập nhật các quy định bảo mật đến đội ngũ nhân viên, đồng thời tổ chức các buổi đào tạo định kỳ về cách phòng ngừa rủi ro an ninh mạng, nhằm nâng cao nhận thức và thắt chặt công tác quản lý hệ thống dữ liệu.

Lợi ích khi gom dữ liệu về một nơi tập trung

Việc gom dữ liệu nội bộ về một nơi tập trung mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp:

- Dễ dàng quản lý toàn bộ dữ liệu, giảm nguy cơ thất thoát và đánh cắp thông tin.

- Bảo mật toàn diện, kiểm soát chặt chẽ hoạt động truy cập thông qua việc phân quyền theo vị trí, 

- Chia sẻ tài liệu một cách linh hoạt, giúp nâng cao hiệu quả làm việc nhóm.

- Dễ theo dõi và truy xuất lịch sử chỉnh sửa, đảm bảo tính minh bạch trong quá trình lưu trữ dữ liệu.

- Sao lưu và phục hồi nhanh chóng, ngay cả khi nhân sự nghỉ việc đột ngột hoặc xảy ra thảm họa tại hệ thống trung tâm.

Viettel IDC cung cấp giải pháp lưu trữ dữ liệu tập trung an toàn cho doanh nghiệp

Để hạn chế tình trạng phân tán dữ liệu, cũng như ngăn chặn các mối đe dọa tiềm ẩn trên môi trường mạng, doanh nghiệp cần lựa chọn giải pháp lưu trữ tập trung của các nhà cung cấp uy tín, đạt chứng chỉ quốc tế về bảo mật dữ liệu. Với nhiều năm hoạt động trong lĩnh vực điện toán đám mây tại Việt Nam, Viettel IDC tự hào là đối tác công nghệ đáng tin cậy, hỗ trợ doanh nghiệp giám sát và quản lý thông tin một cách hiệu quả. Viettel IDC cung cấp hệ sinh thái dịch vụ đa dạng, trong đó có thể kể đến như:

- Viettel Cloud Object Storage: Cho phép lưu trữ dưới dạng đối tượng, giúp doanh nghiệp đồng bộ giữa các phân vùng lưu trữ vật lý.

- Viettel Cloud File Storage: Lưu trữ dữ liệu trong cấu trúc phân cấp (folder, file), mang đến khả năng mở rộng linh hoạt.

- Viettel Cloud Backup (BaaS): Hỗ trợ backup một phần hoặc toàn bộ hệ thống server lên hạ tầng Cloud, đảm bảo hệ thống dự phòng có thể hoạt động thay thế cho hệ thống chính khi cần thiết.

- Viettel Cloud DR: Dự phòng và khôi phục cơ sở hạ tầng CNTT trong trường hợp xảy ra thảm họa, giảm thiểu tổn thất và cho phép doanh nghiệp duy trì hoạt động liên tục. 

- Viettel Cloud Data Archiving: Hỗ trợ lưu trữ dữ liệu lâu dài với tốc độ upload tối đa, không giới hạn về dung lượng.

- Viettel Cloud PC: Trang bị công nghệ ảo hóa máy tính trạm, cho phép truy cập và kết nối từ xa, đảm bảo độ sẵn sàng cao.

Dịch vụ Cloud của Viettel IDC đáp ứng các tiêu chuẩn quốc tế khắt khe nhất, bao gồm ISO 27001:2013, ISO 9001:2015, ISO 27017:2015, ISO 27018:2019, PCI DSS… Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, Viettel IDC sẵn sàng hỗ trợ kỹ thuật 24/7, giúp khách hàng giải quyết mọi vấn đề phát sinh khi vận hành, quản lý hệ thống dữ liệu.

Để được tư vấn đầy đủ về giải pháp lưu trữ dữ liệu an toàn, tập trung, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ Viettel IDc qua:

- Hotline: 1800 8088 (miễn phí cước gọi)

- Fanpage: https://www.facebook.com/viettelidc  

- Website: https://viettelidc.com.vn