Email hosting là gì? Có nên sử dụng Email Hosting cho tổ chức không?

16/03/2021

Ngày nay, sự cạnh tranh của các tổ chức, doanh nghiệp không chỉ dừng lại ở chất lượng sản phẩm, dịch vụ họ cung cấp mà còn ở từng điểm chạm của họ tới khách hàng.
Để tiếp cận được nhiều khách hàng nhất có thể thì việc sử dụng email - phương thức tiếp cận không quá xa lạ vẫn được các tổ chức, doanh nghiệp lựa chọn hàng đầu trong các chiến dịch quảng bá sản phẩm hay kết nối khách hàng.
Trên thực tế đã được ghi nhận, một chiếc email với tên miền hiển thị tên tổ chức, doanh nghiệp - hay còn được gọi là Email Hosting luôn mang đến độ tin tưởng cho khách hàng nhiều hơn các email dạng khác. 

 

Email hosting là gi?

 

Nếu bạn nhận được một chiếc email có cấu trúc là: tencanhan@tendoanhnghiep.com hoặc tencanhan@tendoanhnghiep.com.vn thì đó chính là chiếc mail được gửi từ hệ thống Hosting riêng biệt của doanh nghiệp, hay còn gọi là Email Hosting. Email Hosting là một dạng thư điện tử được chạy trên hệ thống máy chủ riêng biệt và được thiết kế theo tên riêng của từng doanh nghiệp. Thư điện tử dạng này có tính năng bảo mật cao, có thể tùy chỉnh cấu hình và là một trong những sự lựa chọn hàng đầu của các chủ doanh nghiệp bởi lợi ích mà nó đem lại.

 

Trong công việc, email vẫn luôn là một hình thức giao tiếp được tín nhiệm và mang tính chính thống nhất. Khi tổ chức, doanh nghiệp sử dụng Email Hosting thì nó không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp trong trao đổi công việc nội bộ hay với đối tác, khách hàng mà còn có tác dụng rất lớn trong việc nhận diện thương hiệu doanh nghiệp.
 

 

Lợi ích của việc sử dụng Email Hosting

 

Sử dụng Email Hosting để gửi email cho khách hàng giúp tổ chức, doanh nghiệp nâng cao được độ nhận diện thương hiệu với người nhận. Nhiều trường hợp, người nhận được email chỉ cần nhìn vào tên email sẽ nhận ra ngay tổ chức, doanh nghiệp đó hoặc nhớ ngay đến sản phẩm, dịch vụ mà tổ chức, doanh nghiệp đó cung cấp, vì thế khả năng tăng tỷ lệ mở và đọc mail của người nhận sẽ cao hơn so với việc gửi đi từ các địa chỉ email khác không phải là Email Hosting.

 

Email được gửi dưới định dạng Email Hosting phần lớn sẽ không bị rơi vào mục Thư rác của người nhận. Điều này là một điều tuyệt vời khi hằng ngày một người có thể nhận được hàng tá email quảng cáo, chương trình ưu đãi của rất nhiều nhãn hàng, doanh nghiệp.... Email của bạn được đưa vào Hộp thư chính sẽ có khả năng tối ưu hiệu quả chiến dịch gửi mail của tổ chức, doanh nghiệp.

 

Email Hosting còn được biết đến với tính năng nổi bật là dung lượng email lớn và tính năng lưu trữ được số lượng lớn tệp gửi kèm. Bởi vậy, người gửi khó bị giới hạn về nội dung email hay dung lượng của tệp đính kèm. Nội dung của email vì thế sẽ được trau chuốt, chỉnh chu và đẹp đẽ hơn, để lại ấn tượng với người nhận.

Việc sử dụng Email Hosting còn mang tới ưu điểm về chi phí trong việc vận hành của tổ chức, doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ. Một số hosting hiện nay đang miễn phí với dung lượng và số lượng tài khoản lớn. Các doanh nghiệp vừa và nhỏ (có nhu cầu sử dụng khoảng dưới 1000 tài khoản email nội bộ) hoàn toàn có thể tìm hiểu và sử dụng các nhà cung cấp này: yandex, hotmail,... để tối ưu hóa chi phí vận hành của tổ chức, doanh nghiệp. Trường hợp cần tăng thêm số lượng tài khoản và dung lượng sử dụng của các hosting trên, doanh nghiệp chỉ cần đóng thêm một mức phí hợp lý để giải quyết nhu cầu của mình.

 

Vận hành theo hệ thống nên tính bảo mật của Email Hosting cũng được đánh giá cao. Khi người dùng đăng nhập vào Email Hosting thì cùng lúc đó tất cả các dữ liệu được gửi đến và đi từ máy chủ sẽ được mã hóa cho tới khi người dùng đăng xuất. Việc này sẽ đảm bảo mọi thông tin của người dùng được bảo mật ở mức cao nhất.

 

Hạn chế khi sử dụng Email Hosting

 

Khi nhân sự của tổ chức, doanh nghiệp sử dụng Email Hosting để thực hiện việc trao đổi thông tin ra bên ngoài đồng nghĩa với việc nhân sự đó đang đại diện cho một tập thể để giao tiếp. Bởi vậy để không làm ảnh hưởng đến hình ảnh chung của doanh nghiệp, việc sử dụng Email Hosting cần được thống nhất trong toàn bộ nhân viên trên hệ thống.

 

Email Hosting có cơ chế hoạt động theo hệ thống bởi vậy để đảm bảo tính bảo mật thông tin của doanh nghiệp, khi có nhân sự nghỉ việc, bộ phận nhân sự của doanh nghiệp cần loại bỏ ngay email của cá nhân đó. 

 

Việc sử dụng Email Hosting giúp tổ chức, doanh nghiệp không chỉ tăng độ nhận diện thương hiệu mà còn thể hiện phong cách làm việc chuyên nghiệp, hội nhập với xu hướng chung của xã hội. Hơn nữa email vẫn luôn được đánh giá là kênh marketing hiệu quả khi tốn ít chi phí, xác định được đúng đối tượng mục tiêu và hiệu quả mang tính lâu dài.
Bởi vậy, chủ tổ chức hay doanh nghiệp rất nên dành thời gian nghiên cứu và mở Email Hosting sử dụng cho hoạt động marketing nói riêng hay vận hành nói chung của tổ chức, doanh nghiệp của mình.

 

Để tìm hiểu thêm về dịch vụ cho thuê Email Hosting tại Viettel IDC, vui lòng liên hệ đến Viettel IDC:

- Hotline: 1800.8088 (miễn phí cước gọi)

- Fanpage: https://www.facebook.com/viettelidc

- Website: https://viettelidc.com.vn

Viettel IDC – Nhà cung cấp dẫn đầu về giải pháp Trung tâm dữ liệu và Điện toán đám mây tại Việt Nam

Tin liên quan

27/05/2022

Ransomware là gì? Cách ngăn chặn mã độc tống tiền hiệu quả

Ransomware là một loại phần mềm độc hại (malware) nguy hiểm, mã hóa dữ liệu quan trọng khiến người dùng không thể truy cập và yêu cầu tiền chuộc để lấy lại quyền truy cập

30/09/2024

Viettel IDC xuất sắc giành giải thưởng tại ESG Business Awards 2024 hạng mục “Sustainable Infrastructure Award”

Hà Nội, ngày 25.09.2024 – Viettel IDC, nhà cung cấp dịch vụ Trung tâm dữ liệu và Điện toán đám mây quy mô lớn nhất và xanh nhất Việt Nam đã xuất sắc giành giải thưởng danh giá tại ESG Business Awards 2024, hạng mục “Sustainable Infrastructure Awards”.

13/10/2022

Cơ chế hoạt động của chuỗi khối Blockchain

Blockchain hoạt động độc lập theo các thuật toán máy tính và hoàn toàn không chịu sự kiểm soát của bất kỳ tổ chức nào. Do đó, Blockchain tránh được rủi ro từ các bên thứ ba.

04/04/2022

Google Cloud là gì? Các công cụ bên trong Google Cloud

Google Cloud Platform (GCP) là một bộ dịch vụ điện toán đám mây chạy trên cùng một cơ sở hạ tầng mà Google cung cấp, sử dụng nội bộ cho các sản phẩm của người dùng cuối

25/01/2024

Deep Web là gì? Nguy hiểm không? Có nên truy cập?

Deep Web là một phần của website bị ẩn và không được lập chỉ mục bởi công cụ tìm kiếm thông thường, Deep Web thường được sử dụng để truy cập vào các thông tin nhạy cảm

27/08/2024

Cơ sở dữ liệu đám mây (Cloud Database): Lợi ích và cách hoạt động

Trong thời đại số, dữ liệu được xem như nguồn tài sản quý giá của doanh nghiệp. Vì vậy, việc tìm kiếm giải pháp giúp quản lý dữ liệu một cách hiệu quả và an toàn là điều vô cùng cấp thiết. Một trong những giải pháp nổi bật đang được sử dụng phổ biến hiện nay chính là Database Cloud - cơ sở dữ liệu đám mây.

22/04/2022

Virtual Desktop là gì? Vai trò và tầm quan trọng

Virtual Desktop là máy ảo cho phép người dùng tạo nhiều không gian làm việc độc lập trên cùng một thiết bị. Mỗi desktop ảo hoạt động như một máy tính riêng biệt.

08/05/2022

VM (Virtual Machine) là gì? Lợi ích và cách hoạt động

Virtual Machine là gì? Cách thức hoạt động của Virtual Machine là gì? Đây là những thắc mắc phổ biến của nhiều người khi tìm hiểu về máy ảo (Virtual Machine). Do đó, trong bài viết này, Viettel IDC sẽ giải đáp cho bạn tất cả những câu hỏi này một cách chi tiết, giúp bạn hiểu rõ hơn về máy ảo nhé!

08/01/2022

ISP là gì? Tầm quan trọng của Internet Service Provider

Trên thực tế, những câu hỏi thuộc dạng như ISP là gì? Nó có vai trò và tầm quan trọng như thế nào đối với công việc hay sinh hoạt của người dùng hiện nay? Đây đều là những câu hỏi đã và đang được khá nhiều người dùng quan tâm khi tìm hiểu về thuật ngữ ISP là gì.

06/09/2024

Mạng WAN là gì? Phân biệt mạng LAN, WAN và MAN

Mạng máy tính bao gồm nhiều loại mô hình khác nhau, đa dạng về cả quy mô lẫn chức năng. Trong đó, mạng WAN hiện là mô hình mạng phổ biến, được ứng dụng rộng rãi nhất trên phạm vi toàn cầu.