Email hosting là gì? Có nên sử dụng Email Hosting cho tổ chức không?

16/03/2021

Ngày nay, sự cạnh tranh của các tổ chức, doanh nghiệp không chỉ dừng lại ở chất lượng sản phẩm, dịch vụ họ cung cấp mà còn ở từng điểm chạm của họ tới khách hàng.
Để tiếp cận được nhiều khách hàng nhất có thể thì việc sử dụng email - phương thức tiếp cận không quá xa lạ vẫn được các tổ chức, doanh nghiệp lựa chọn hàng đầu trong các chiến dịch quảng bá sản phẩm hay kết nối khách hàng.
Trên thực tế đã được ghi nhận, một chiếc email với tên miền hiển thị tên tổ chức, doanh nghiệp - hay còn được gọi là Email Hosting luôn mang đến độ tin tưởng cho khách hàng nhiều hơn các email dạng khác. 

 

Email hosting là gi?

 

Nếu bạn nhận được một chiếc email có cấu trúc là: tencanhan@tendoanhnghiep.com hoặc tencanhan@tendoanhnghiep.com.vn thì đó chính là chiếc mail được gửi từ hệ thống Hosting riêng biệt của doanh nghiệp, hay còn gọi là Email Hosting. Email Hosting là một dạng thư điện tử được chạy trên hệ thống máy chủ riêng biệt và được thiết kế theo tên riêng của từng doanh nghiệp. Thư điện tử dạng này có tính năng bảo mật cao, có thể tùy chỉnh cấu hình và là một trong những sự lựa chọn hàng đầu của các chủ doanh nghiệp bởi lợi ích mà nó đem lại.

 

Trong công việc, email vẫn luôn là một hình thức giao tiếp được tín nhiệm và mang tính chính thống nhất. Khi tổ chức, doanh nghiệp sử dụng Email Hosting thì nó không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp trong trao đổi công việc nội bộ hay với đối tác, khách hàng mà còn có tác dụng rất lớn trong việc nhận diện thương hiệu doanh nghiệp.
 

 

Lợi ích của việc sử dụng Email Hosting

 

Sử dụng Email Hosting để gửi email cho khách hàng giúp tổ chức, doanh nghiệp nâng cao được độ nhận diện thương hiệu với người nhận. Nhiều trường hợp, người nhận được email chỉ cần nhìn vào tên email sẽ nhận ra ngay tổ chức, doanh nghiệp đó hoặc nhớ ngay đến sản phẩm, dịch vụ mà tổ chức, doanh nghiệp đó cung cấp, vì thế khả năng tăng tỷ lệ mở và đọc mail của người nhận sẽ cao hơn so với việc gửi đi từ các địa chỉ email khác không phải là Email Hosting.

 

Email được gửi dưới định dạng Email Hosting phần lớn sẽ không bị rơi vào mục Thư rác của người nhận. Điều này là một điều tuyệt vời khi hằng ngày một người có thể nhận được hàng tá email quảng cáo, chương trình ưu đãi của rất nhiều nhãn hàng, doanh nghiệp.... Email của bạn được đưa vào Hộp thư chính sẽ có khả năng tối ưu hiệu quả chiến dịch gửi mail của tổ chức, doanh nghiệp.

 

Email Hosting còn được biết đến với tính năng nổi bật là dung lượng email lớn và tính năng lưu trữ được số lượng lớn tệp gửi kèm. Bởi vậy, người gửi khó bị giới hạn về nội dung email hay dung lượng của tệp đính kèm. Nội dung của email vì thế sẽ được trau chuốt, chỉnh chu và đẹp đẽ hơn, để lại ấn tượng với người nhận.

Việc sử dụng Email Hosting còn mang tới ưu điểm về chi phí trong việc vận hành của tổ chức, doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ. Một số hosting hiện nay đang miễn phí với dung lượng và số lượng tài khoản lớn. Các doanh nghiệp vừa và nhỏ (có nhu cầu sử dụng khoảng dưới 1000 tài khoản email nội bộ) hoàn toàn có thể tìm hiểu và sử dụng các nhà cung cấp này: yandex, hotmail,... để tối ưu hóa chi phí vận hành của tổ chức, doanh nghiệp. Trường hợp cần tăng thêm số lượng tài khoản và dung lượng sử dụng của các hosting trên, doanh nghiệp chỉ cần đóng thêm một mức phí hợp lý để giải quyết nhu cầu của mình.

 

Vận hành theo hệ thống nên tính bảo mật của Email Hosting cũng được đánh giá cao. Khi người dùng đăng nhập vào Email Hosting thì cùng lúc đó tất cả các dữ liệu được gửi đến và đi từ máy chủ sẽ được mã hóa cho tới khi người dùng đăng xuất. Việc này sẽ đảm bảo mọi thông tin của người dùng được bảo mật ở mức cao nhất.

 

Hạn chế khi sử dụng Email Hosting

 

Khi nhân sự của tổ chức, doanh nghiệp sử dụng Email Hosting để thực hiện việc trao đổi thông tin ra bên ngoài đồng nghĩa với việc nhân sự đó đang đại diện cho một tập thể để giao tiếp. Bởi vậy để không làm ảnh hưởng đến hình ảnh chung của doanh nghiệp, việc sử dụng Email Hosting cần được thống nhất trong toàn bộ nhân viên trên hệ thống.

 

Email Hosting có cơ chế hoạt động theo hệ thống bởi vậy để đảm bảo tính bảo mật thông tin của doanh nghiệp, khi có nhân sự nghỉ việc, bộ phận nhân sự của doanh nghiệp cần loại bỏ ngay email của cá nhân đó. 

 

Việc sử dụng Email Hosting giúp tổ chức, doanh nghiệp không chỉ tăng độ nhận diện thương hiệu mà còn thể hiện phong cách làm việc chuyên nghiệp, hội nhập với xu hướng chung của xã hội. Hơn nữa email vẫn luôn được đánh giá là kênh marketing hiệu quả khi tốn ít chi phí, xác định được đúng đối tượng mục tiêu và hiệu quả mang tính lâu dài.
Bởi vậy, chủ tổ chức hay doanh nghiệp rất nên dành thời gian nghiên cứu và mở Email Hosting sử dụng cho hoạt động marketing nói riêng hay vận hành nói chung của tổ chức, doanh nghiệp của mình.

 

Để tìm hiểu thêm về dịch vụ cho thuê Email Hosting tại Viettel IDC, vui lòng liên hệ đến Viettel IDC:

- Hotline: 1800.8088 (miễn phí cước gọi)

- Fanpage: https://www.facebook.com/viettelidc

- Website: https://viettelidc.com.vn

Viettel IDC – Nhà cung cấp dẫn đầu về giải pháp Trung tâm dữ liệu và Điện toán đám mây tại Việt Nam

Tin liên quan

12/09/2023

Viettel IDC đáp ứng Nghị định 13/2023/NĐ-CP về Bảo vệ dữ liệu cá nhân

Với gần 78 triệu người sử dụng internet (chiếm hơn 79% dân số), Việt Nam hiện đang xếp thứ 12 trên thế giới về số lượng người sử dụng internet. Đi cùng sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ và hạ tầng không gian mạng, việc bảo vệ dữ liệu cá nhân đang ngày càng trở nên đặc biệt quan trọng.

07/09/2023

Quản lý quy trình đa chiều an toàn, hiệu quả cùng Viettel CyberWork

Trong xu hướng chuyển đối số hiện nay, quản lý quy trình đóng vai trò quan trọng giúp doanh nghiệp tăng năng suất làm việc của nhân viên. Với sự gia tăng mạnh mẽ của số lượng dữ liệu và thông tin, việc duy trì quy trình truyền thống, thủ công không còn đủ để đảm bảo tính thích nghi linh hoạt.

06/09/2023

Viettel IDC đồng hành cùng Viettel Telecom xây dựng giải pháp hệ thống mail server trên AWS

Để đáp ứng về mặt hạ tầng cho các dịch vụ, Viettel Telecom đã tin tưởng triển khai giải pháp do Viettel IDC xây dựng, sử dụng Amazon Simple Email Service – Amazon (SES) tích hợp với hệ thống mail server và hệ thống phần mềm hiện tại của Viettel Telecom để gửi email tới khách hàng đầu cuối một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả.

31/08/2023

Dịch vụ cho thuê chỗ đặt thiết bị chuyên nghiệp cùng Viettel Colocation

Giải pháp thuê chỗ đặt thiết bị chuyên nghiệp là sự lựa chọn thông minh, mang tính tối ưu cho các doanh nghiệp và tổ chức cần không gian vật lý để triển khai, quản lý máy chủ hệ thống công nghệ thông tin.

29/08/2023

Dịch vụ cho thuê máy chủ vật lý server chất lượng giá hợp lý - Viettel Server Leasing

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp, cá nhân vẫn có nhu cầu sử dụng các hệ thống server vật lý riêng đáp đáp ứng các nhu cầu đặc thù, trong khi lại không có bộ máy để triển khai hoặc quản trị các hệ thống server vật lý này hoặc chi phí đầu tư, quản trị hệ thống cao, nhiều rủi ro phát sinh.

30/08/2023

Lưu trữ đám mây là gì? Ưu điểm và lợi ích khi ứng dụng

Một thực tế không thể phủ nhận là dù bạn có quen thuộc với các thuật ngữ như "Cloud Storage", "Lưu trữ đám mây", hay "Điện toán đám mây" hay không thì hàng ngày, khi tiếp xúc với công nghệ, chúng ta đều đã có sự tương tác liên tục với các nền tảng này.

23/08/2023

Viettel Drive - Giải pháp lưu trữ dữ liệu trực tuyến tốt nhất năm 2023

Việc lựa chọn giải pháp lưu trữ dữ liệu trực tuyến đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng về yếu tố kỹ thuật, tài chính và phù hợp với mục tiêu kinh doanh. Sự đa dạng của các nhà cung cấp và dịch vụ lớn nhỏ có thể gây nhầm lẫn, khiến người dùng phải đối mặt với vô số lựa chọn phức tạp.

24/08/2023

Viettel CyberWork - Phần mềm giao việc tốt nhất cho doanh nghiệp 2023

Để đảm bảo hiệu quả tổ chức tối đa, phần mềm giao việc và quản lý hồ sơ dự án Viettel CyberWork đã được ra đời và phát triển mạnh mẽ như những "người bạn đồng hành" đáng tin cậy của các doanh nghiệp và cá nhân.

23/08/2023

Dịch vụ điện toán đám mây - Giải pháp cung cấp tài nguyên dùng chung tốt nhất hiện nay

Mặc dù dịch vụ điện toán đám mây là thuật ngữ đã xuất hiện trong vài năm gần đây, song những thông tin về chúng vẫn được nhiều người quan tâm, đặc biệt là các doanh nghiệp đang tìm kiếm một giải pháp quản lý toàn diện.

22/08/2023

Quản lý doanh nghiệp trong kỷ nguyên số cùng Viettel CyberWork

Viettel CyberWork được phát triển nhằm cung cấp nền tảng cần thiết, mang đến lộ trình chuyển đổi số tối ưu nhất cho các doanh nghiệp.

// doi link