Làm sao thu hồi dữ liệu khi nhân viên nghỉ việc?

Trong thời đại số, dữ liệu trở thành tài sản cốt lõi của mọi doanh nghiệp. Bảo vệ dữ liệu không chỉ là biện pháp kỹ thuật mà là yêu cầu thiết yếu trong quản trị an toàn thông tin. Đặc biệt, khi nhân sự nghỉ việc, doanh nghiệp cần có quy trình kiểm soát và thu hồi dữ liệu nghiêm ngặt để để duy trì sự ổn định và bảo mật thông tin. Vậy làm sao thu hồi dữ liệu khi nhân viên nghỉ việc? Hãy cùng Viettel IDC tìm hiểu trong bài viết này. 

Vì sao việc thu hồi dữ liệu sau khi nhân viên nghỉ việc là cần thiết?

Tránh thất thoát tài sản thông tin, dữ liệu khách hàng, tài liệu nội bộ

Khi một nhân viên nghỉ việc, họ có thể mang theo nhiều thông tin quan trọng như danh sách khách hàng, báo cáo kinh doanh, tài liệu chiến lược... Nếu không được thu hồi và bảo quản hợp lý, doanh nghiệp sẽ mất đi những dữ liệu có giá trị xây dựng trong thời gian dài.

Một nghiên cứu của Osterman Research cho thấy, hơn 69% các doanh nghiệp không thể đảm bảo việc thu hồi đầy đủ dữ liệu sau khi nhân viên nghỉ việc, dẫn đến thất thoát thông tin nghiêm trọng.

Ngăn chặn nguy cơ rò rỉ dữ liệu hoặc sử dụng trái phép

Nhân sự nghỉ việc có thể vẫn giữ quyền truy cập vào hệ thống nếu không được xử lý đúng cách, từ đó dễ dàng sao chép, rò rỉ hoặc thậm chí sử dụng sai mục đích các tài liệu nội bộ. Điều này đặc biệt nguy hiểm với những tổ chức đang hoạt động trong các lĩnh vực yêu cầu bảo mật cao như tài chính, y tế, công nghệ.

Giữ tính liên tục trong vận hành, không bị gián đoạn vì thiếu dữ liệu

Việc mất dữ liệu hoặc không thể truy cập vào các tài liệu do nhân sự cũ phụ trách sẽ làm gián đoạn công việc, ảnh hưởng đến năng suất đội ngũ và trải nghiệm khách hàng. Dữ liệu chính là sợi dây liên kết giúp các phòng ban vận hành trơn tru, vì vậy  thiếu dữ liệu cũng đồng nghĩa với mất kiểm soát và hiệu quả.

Rủi ro nếu không có quy trình thu hồi dữ liệu rõ ràng

Mất quyền truy cập vào tài khoản nội bộ

Nhiều doanh nghiệp có thể không kiểm soát đầy đủ danh sách các công cụ nội bộ mà nhân viên sử dụng. Khi họ nghỉ việc mà không bàn giao tài khoản, doanh nghiệp sẽ mất quyền kiểm soát những tài nguyên quan trọng như email công ty, nền tảng CRM, phần mềm làm việc nhóm,...

Dữ liệu bị lưu trữ rải rác trên thiết bị cá nhân, khó kiểm soát

Trong môi trường làm việc linh hoạt như hiện nay, nhân viên thường lưu trữ dữ liệu trên laptop cá nhân, USB, Google Drive hoặc Dropbox cá nhân. Điều này gây khó khăn cho doanh nghiệp trong việc truy xuất, đồng bộ và đảm bảo tính bảo mật của dữ liệu. 

Nhân viên cũ mang theo tài liệu nhạy cảm

Một khảo sát của Biscom tiết lộ rằng 87% nhân viên khi nghỉ việc mang theo các tệp dữ liệu họ đã tạo ra trong thời gian đảm nhận công việc và  28% dữ liệu chung. Điều này có thể trở thành mối đe dọa cạnh tranh, đặc biệt nếu người đó chuyển sang làm việc cho công ty đối thủ.

Dữ liệu bị xóa nhầm hoặc cố tình xóa

Khi không có chính sách quản trị dữ liệu rõ ràng, nhân viên có thể vô tình hoặc cố tình xóa những dữ liệu quan trọng trước khi rời khỏi hệ thống. Một số trường hợp xấu còn cố tình gây tổn hại dữ liệu như một cách “trả đũa”.

Ảnh hưởng đến bảo mật, pháp lý và uy tín doanh nghiệp

Dữ liệu khách hàng bị rò rỉ không chỉ gây mất niềm tin mà còn có thể khiến doanh nghiệp chịu các án phạt theo quy định về bảo mật dữ liệu như GDPR hoặc Luật An toàn thông tin mạng tại Việt Nam. Các vụ việc này ảnh hưởng nghiêm trọng đến hình ảnh doanh nghiệp trên thị trường.

Giải pháp thu hồi dữ liệu hiệu quả khi nhân viên nghỉ việc

Thiết lập chính sách quản lý dữ liệu từ đầu

Doanh nghiệp cần thiết lập các điều khoản về quản lý dữ liệu, phân quyền truy cập và yêu cầu bàn giao thông tin khi nghỉ việc. Chính sách càng rõ ràng sẽ giúp quá trình khôi phục và kiểm soát dữ liệu trở nên dễ dàng hơn.

Quản lý tập trung dữ liệu trên nền tảng Cloud (Cloud Storage, Cloud Desktop)

Sử dụng nền tảng lưu trữ đám mây giúp doanh nghiệp kiểm soát dữ liệu một cách tập trung, dễ dàng thu hồi và đồng bộ. Các giải pháp như Cloud Storage, Cloud Desktop cho phép truy cập từ mọi nơi nhưng vẫn đảm bảo quyền kiểm soát thuộc về tổ chức. Việc lưu trữ trên Cloud còn giúp khôi phục lại dữ liệu nếu bị xóa hoặc mất mát trong quá trình nhân viên nghỉ việc.

Gán và kiểm soát quyền truy cập theo vai trò

Doanh nghiệp nên thiết lập cơ chế phân quyền theo vai trò (role-based access control), đảm bảo mỗi nhân viên chỉ có thể tiếp cận đúng phần dữ liệu cần thiết cho công việc.

Khi nhân viên nghỉ việc, việc thu hồi quyền truy cập theo từng vai trò sẽ nhanh chóng và hạn chế rủi ro thất thoát.

Sử dụng công cụ giám sát và log hoạt động người dùng

Các phần mềm giám sát hoạt động và ghi log giúp doanh nghiệp theo dõi hành vi người dùng, phát hiện sớm các hành động bất thường như sao chép dữ liệu lớn, gửi tệp lạ ra ngoài… từ đó có biện pháp can thiệp kịp thời. 

Triển khai quy trình offboarding có kiểm soát

Offboarding hay quy trình xử lý khi nhân viên rời khỏi tổ chức cần được thực hiện bài bản, có thể gồm các bước: bàn giao công việc, thu hồi thiết bị, thu hồi tài khoản truy cập, xác nhận dữ liệu đã được chuyển giao, và ký cam kết bảo mật. Một quy trình offboarding rõ ràng không chỉ giúp bảo vệ dữ liệu mà còn thể hiện tính chuyên nghiệp trong quản trị nhân sự của doanh nghiệp.

Viettel IDC cung cấp giải pháp Cloud giúp kiểm soát và thu hồi dữ liệu hiệu quả

Là một trong những đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực hạ tầng số tại Việt Nam, Viettel IDC cung cấp các giải pháp lưu trữ và quản lý dữ liệu trên nền tảng đám mây, giúp doanh nghiệp tối ưu việc kiểm soát, thu hồi và bảo vệ thông tin khi có biến động nhân sự.

Một số giải pháp nổi bật được nhiều doanh nghiệp tin tưởng lựa chọn như:

- Viettel Cloud DR (Disaster Recovery - DRaaS): Đây là giải pháp cho phép doanh nghiệp dự phòng, khôi phục và tiếp tục sử dụng các cơ sở hạ tầng công nghệ quan trọng và hệ thống dữ liệu kể cả khi xảy ra thảm họa thiên nhiên hoặc do con người gây ra. Viettel Cloud DR sao lưu và phục hồi dữ liệu tự động, bảo vệ doanh nghiệp khỏi rủi ro mất dữ liệu do lỗi thao tác từ con người. 

- Viettel Cloud Object Storage: Đây là Dịch vụ lưu trữ toàn diện cho doanh nghiệp, cá nhân được xây dựng trên nền tảng điện toán đám mây với dung lượng lưu trữ không giới hạn, tính an toàn bảo mật cao và chi phí thấp. Với giải pháp Viettel Cloud Object Storage, doanh nghiệp có thể lưu trữ dữ liệu tập trung, hỗ trợ khôi phục dữ liệu khi bị xóa hoặc thất lạc, đảm bảo chỉ người có thẩm quyền mới được truy cập với tính năng phân quyền chặt chẽ. 

Các giải pháp đám mây của Viettel IDC đều được xây dựng và lưu trữ trên hạ tầng trung tâm dữ liệu đạt các tiêu chuẩn quốc tế khắt khe với biện pháp bảo mật hiện đại, nghiêm ngặt và đội ngũ hỗ trợ chuyên nghiệp. 

Để được tư vấn thêm về các giải pháp sao lưu và dự phòng dữ liệu, vui lòng liên hệ với Viettel IDC thông qua:

- Hotline: 1800.8088 (miễn phí cước gọi)

- Fanpage: https://www.facebook.com/viettelidc

- Website: https://viettelidc.com.vn 

Tổng kết

Thu hồi dữ liệu khi nhân viên nghỉ việc là một phần không thể thiếu trong chiến lược quản trị dữ liệu và an ninh thông tin của doanh nghiệp. Bằng cách thiết lập chính sách rõ ràng, ứng dụng công nghệ hiện đại như điện toán đám mây, doanh nghiệp hoàn toàn có thể giảm thiểu rủi ro, đảm bảo vận hành liên tục và duy trì sự an toàn cho tài sản số của mình.