COVID-19: Chuyển đổi doanh nghiệp để làm việc từ xa hiệu quả

28/07/2021
Đại dịch Covid-19 đang buộc các doanh nghiệp phải suy nghĩ lại về các chiến lược làm việc từ xa hiệu quả. Các doanh nghiệp hiện phải dựa vào cơ sở hạ tầng kỹ thuật số để giữ cho công việc, hệ thống quản lý kinh doanh luôn cập nhật, đồng thời quản lý số lượng, hiệu quả làm việc nhân viên làm việc tại nhà ngày càng tăng.

Bài viết sau đây được Viettel IDC tổng hợp, nêu bật một số nguyên tắc mà các doanh nghiệp có thể áp dụng khi doanh nghiệp chuyển đổi sang làm việc từ xa.

Với sự bùng phát hiện tại của COVID-19 trên toàn cầu, đặc biệt là trong giai đoạn Việt Nam chúng ta đang trải qua giai đoạn số ca dịch bệnh cao nhất từ trước đến giờ, vì thế các doanh nghiệp đang phải xem xét cách sử dụng hiệu quả nhân viên của mình trong tình hình mà sự tiếp xúc giữa các cá nhân đang bị hạn chế ở mức độ rất cao với các lệnh giãn cách xã hội đang được áp dụng.

Việc tập trung số lượng lớn nhân viên trong văn phòng nên tránh càng nhiều càng tốt, cả về nguy cơ lây nhiễm. Đó là ở môi trường công cộng, nơi có nguy cơ lây nhiễm cao nhất. Doanh nghiệp của bạn cần giảm thiểu việc đưa nhân viên đi công tác, nếu có thể, trong thời gian này.

Kinh doanh thông qua các phương tiện chuyển đổi số

 

Tóm lại, hầu hết các hoạt động của các doanh nghiệp sử dụng các phương pháp truyền thống đều tạm thời bị dừng lại. Các phương án tốt nhất hiện tại duy nhất là “từ xa”. Tất nhiên, có những khó khăn và vấn đề khác liên quan đến việc phụ thuộc vào các phương tiện kỹ thuật số, đặc biệt là đối với các tổ chức chưa áp dụng Chuyển đổi số và Văn hóa làm việc từ xa mạnh mẽ.

Trong bài viết này, chúng tôi đưa ra một số lựa chọn và lời khuyên liên quan cụ thể đến môi trường kinh doanh Việt Nam. 

Trong thời gian này, các công ty sẽ cần dựa vào cơ sở hạ tầng chuyển đổi số của công ty mà họ đã có sẵn và bổ sung những giải pháp làm việc từ xa khác đang áp dụng ở Việt Nam, đồng thời nhận thức được những hạn chế và điểm yếu của các giải pháp này.

Nền tảng kỹ thuật số và đám mây

 

Đối với các công ty đã được chuẩn bị kỹ lưỡng, việc làm việc từ xa không phải là trở ngại quá lớn trong ngắn hạn. Lấy công ty của chúng tôi làm ví dụ, nhân viên của chúng tôi có máy tính xách tay và đang làm việc tại nhà. Công ty sử dụng ứng dụng Microsoft Teams của nền tảng Microsoft 365 để họp trực tuyến, giao, nhận công việc hay trình ký, quản lý văn bản qua hệ thống VOffice, Bitrix nội bộ một cách khá toàn diện và nhân viên của chúng tôi có thể duy trì liên lạc thường xuyên với nhau thông qua nền tảng công ty này.

Tất cả các tài liệu mà nhân viên của chúng tôi cần để thực hiện công việc của họ đều có sẵn trên Storebox và có thể được chia sẻ khi cần thiết. Đặc biệt, mỗi máy tính của nhân viên chúng tôi đều được cấp quyền có thể truy cập từ xa, đảm bảo tại nhà, nhân viên chúng tôi vẫn làm việc trên chính máy tính đã được ảo hóa với giải pháp ảo hóa máy trạm, chúng tôi hay gọi là máy tính VDI (Virtual Desktop Infrastructure).

Đôi khi việc truyền dữ liệu bị chậm lại do nhân viên phải sử dụng kết nối internet tại nhà của họ, nhưng điều này không gây ảnh hưởng nghiêm trọng. Ví dụ: chúng tôi đã tổ chức các cuộc gọi hội nghị trên MS Teams giữa các thành viên trong nhóm ở nhiều địa điểm khác nhau (bao gồm cả một địa điểm ở các thị trường quốc tế chúng tôi đang hợp tác kinh doanh như Campuchia, Lào, Peru, Mozambique, ...) với đủ chức năng âm thanh, hình ảnh, tài liệu present.

Còn đối với máy tính VDI, nhân viên chúng tôi không cần thiết phải mang bộ máy tính từ công ty về nhà để sử dụng dữ liệu hay cần thiết để truy cập các ứng dụng nội bộ được bảo mật. Nhân viên chỉ cần được cấp phát tài khoản và một  ứng dụng để truy cập VDI bất cứ lúc nào, cả trên smartphone, tablet.

Nhưng đối với những công ty có sự chuẩn bị kém hơn, một số vấn đề có thể được dự đoán trước. Nếu công ty của bạn không sử dụng một công cụ mạnh mẽ của công ty như chúng tôi ví dụ ở trên, liên lạc nội bộ công ty có thể phải dựa vào điện thoại truyền thống, email công ty hoặc các ứng dụng OTT công cộng kém an toàn hơn, rất dễ bị lọt lộ thông tin chẳng hạn như Facebook Messenger. 

Nếu máy chủ email hay dữ liệu công ty của bạn được lưu trữ tại nước ngoài, bạn có thể thấy rằng nhân viên làm việc tại nhà đang gặp khó khăn khi gửi hoặc nhận email có tệp đính kèm lớn. Đây là sự cố thường thấy khi truyền dữ liệu do tắc nghẽn tại các lối ra quốc tế hoặc tuyến cáp quang biển AAG/APG xảy ra sự cố làm giảm băng thông. Nhiều công ty vượt qua vấn đề này bằng cách thiết lập cấu trúc giống như VPN giữa văn phòng tại nhà của họ và văn phòng ở nước ngoài; tuy nhiên, khi nhân viên làm việc tại nhà - các kế hoạch dự phòng này không còn hoạt động hiệu quả.

Đối với nhân viên tiếp xúc với khách hàng hoặc cần trao đổi trực tiếp với nhà cung ứng, nếu công ty của bạn có các công cụ mạnh mẽ, chẳng hạn như một vài  ứng dụng mà chúng tôi đã đề cập để sử dụng ngay lập tức, bạn có thể cân nhắc mời khách hàng, đối tác giao tiếp với bạn thông qua các kênh đó với tư cách họ là “khách mời”.

Nếu bạn không có các kênh như vậy ngay lập tức theo ý của mình, có thể họ có và bạn có thể sắp xếp để thêm nhân viên chủ chốt của mình vào mạng của họ. Sự phối hợp như vậy đòi hỏi thời gian để thực hiện, vì vậy hãy sắp xếp thời gian dẫn dắt để việc này được thuận lợi.

Hướng dẫn làm việc từ xa

 

Chúng tôi có thể giả định rằng sẽ có một số vấn đề cấp bách trong ngắn hạn đối với các công ty có hoạt động, như tại Hà Nội, TP.HCM và nhiều tỉnh thành khác đang áp dụng giãn cách xã hội, chỉ thị 16 của Chính phủ. Dưới đây là một số hướng dẫn đơn giản có thể được tuân theo để giảm thiểu ảnh hưởng:

Đảm bảo nhân viên CNTT của bạn (cả ở nước ngoài và ở Việt Nam) luôn sẵn sàng giải quyết vấn đề kết nối và các vấn đề liên quan khác phát sinh. Với nhân viên làm việc từ xa, nhiều vấn đề có thể phát sinh về việc kết nối. Cân nhắc việc bổ sung các tài nguyên CNTT cho nhân viên làm việc tại nhà như đường truyền kết nối, data 3G/4G để đảm bảo việc kết nối là thông suốt và liên tục.
1. Nếu bạn có các công cụ giao tiếp của công ty có thể được sử dụng hiệu quả, hãy đảm bảo rằng nhân viên của bạn có đầy đủ hướng dẫn để sử dụng chúng. Yêu cầu nhân viên tải đầy đủ các ứng dụng xuống máy tính, smartphone hay tablet của họ để họ có thể làm việc bất cứ nơi nào.
2. Nếu bạn có tài liệu cần gửi qua email có nhiều tệp đính kèm, rất có khả năng người nhận được chậm trễ, đặc biệt nếu máy chủ lưu dữ liệu, email công ty của bạn đặt ở nước ngoài. Cố gắng giảm kích thước của các tệp đính kèm hoặc tìm các kênh khác để gửi các tệp đính kèm đó. 
3. Nếu nhân viên của bạn buộc phải dựa vào các kênh không phải của công ty, chẳng hạn như các ứng dụng OTT public để giao tiếp và chia sẻ file, v.v., hãy đảm bảo bạn gửi cho họ một số hướng dẫn về loại thông tin nào  cho phép và không cho phép chia sẻ qua các kênh đó. Đây là một vấn đề mà bộ phận an toàn thông tin nội bộ của bạn cần đánh giá.
4. Thiết lập một lịch trình giao tiếp rõ ràng và thường xuyên cho các bộ phận, nhân viên trong công ty. Điều này đặc biệt quan trọng khi mọi người đang làm việc từ xa, họ có thể nắm bắt, tiếp cận các thông tin chung của công ty, cũng như là cách hỗ trợ, kiểm tra tiến độ công việc nhân viên của bạn trong thời gian làm việc tại nhà.

Các biện pháp trên ít nhất có thể cho phép nhân viên của bạn tiếp tục làm việc với mức độ hiệu quả và hợp lý trong khi chờ tình hình dịch bệnh Covid-19 ổn định.

Giao tiếp kỹ thuật số và làm việc từ xa là tiêu chuẩn mới

 

Đảm bảo việc kinh doanh liên tục, công ty vận hành và thích ứng nhanh (Kế hoạch BCP) với tình hình hiện tại cần được thiết kế, lên kế hoạch cẩn thận trước khi thực hiện, có tính đến tính chất của doanh nghiệp của bạn, các yêu cầu giãn cách của Nhà nước, cũng như nguồn lực, mức đáp ứng của hệ thống CNTT để công ty làm việc từ xa. Sau khi lên kế hoạch, cần lựa chọn giải pháp thích hợp, triển khai và di chuyển dữ liệu một cách cẩn thận. Quá trình này có thể mất vài ngày hoặc hàng tháng, đòi hỏi sự liên lạc chặt chẽ giữa các nguồn lực CNTT trong và ngoài công ty của bạn.

BCP là gì? BCP (Business Continuity Plan) là kế hoạch ứng phó nhằm đảm bảo hoạt động kinh doanh liên tục, giúp đảm bảo an toàn cao nhất cho nhân viên, khách hàng, đối tác khi có những rủi ro bất chợt như thiên tai, dịch bệnh... Đồng thời giảm thiểu tối đa ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Các giải pháp nên được đưa ra càng sớm càng tốt. Tình hình hiện tại sẽ là một lời cảnh tỉnh cho tổ chức của bạn rằng công nghệ, chuển đổi số đang ngày càng trở nên quan trọng. Nó cực kỳ quan trọng trong các tình huống “khủng hoảng”, chẳng hạn như đợt bùng phát COVID-19 hiện nay; các công cụ chia sẻ và giao tiếp kỹ thuật số ngày càng được coi là sự thay thế cho môi trường văn phòng truyền thống, là những bước đầu tiên cho hành trình chuyển đổi số.

Đối với những tổ chức đã “đi trước cuộc chơi” chuyển đổi số, cuộc khủng hoảng hiện tại tạo cho họ một loại lợi thế cạnh tranh nhất định, họ đã có ‘vắc-xin’ Covid-19 cực kỳ hữu hiệu.

Đối với những người nhận thấy mình “đứng sau cuộc chơi”, có lẽ đã đến lúc thực hiện một cuộc chuyển đổi, xem xét khoản đầu tư cần thiết. Viettel IDC có thể tư vấn và giúp triển khai các giải pháp mạnh mẽ với các chuyên gia Tư vấn CNTT và Kỹ thuật Hạ tầng CNTT của chúng tôi. Vui lòng liên hệ  support@viettelidc.com.vn để trao đổi, thảo luận về việc thiết lập các hệ thống như vậy cho công ty của bạn.

Để tìm hiểu thêm về các giải pháp công nghệ giúp làm việc từ xa hiệu quả như Cloud PC, Microsoft 365, StoreBox,... vui lòng liên hệ đến Viettel IDC:

- Hotline: 1800.8088 (miễn phí cước gọi)
- Fanpage: https://www.facebook.com/viettelidc

Viettel IDC – Nhà cung cấp dẫn đầu về giải pháp Trung tâm dữ liệu và Điện toán đám mây tại Việt Nam

Tin liên quan

12/09/2023

Viettel IDC đáp ứng Nghị định 13/2023/NĐ-CP về Bảo vệ dữ liệu cá nhân

Với gần 78 triệu người sử dụng internet (chiếm hơn 79% dân số), Việt Nam hiện đang xếp thứ 12 trên thế giới về số lượng người sử dụng internet. Đi cùng sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ và hạ tầng không gian mạng, việc bảo vệ dữ liệu cá nhân đang ngày càng trở nên đặc biệt quan trọng.

07/09/2023

Quản lý quy trình đa chiều an toàn, hiệu quả cùng Viettel CyberWork

Trong xu hướng chuyển đối số hiện nay, quản lý quy trình đóng vai trò quan trọng giúp doanh nghiệp tăng năng suất làm việc của nhân viên. Với sự gia tăng mạnh mẽ của số lượng dữ liệu và thông tin, việc duy trì quy trình truyền thống, thủ công không còn đủ để đảm bảo tính thích nghi linh hoạt.

06/09/2023

Viettel IDC đồng hành cùng Viettel Telecom xây dựng giải pháp hệ thống mail server trên AWS

Để đáp ứng về mặt hạ tầng cho các dịch vụ, Viettel Telecom đã tin tưởng triển khai giải pháp do Viettel IDC xây dựng, sử dụng Amazon Simple Email Service – Amazon (SES) tích hợp với hệ thống mail server và hệ thống phần mềm hiện tại của Viettel Telecom để gửi email tới khách hàng đầu cuối một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả.

31/08/2023

Dịch vụ cho thuê chỗ đặt thiết bị chuyên nghiệp cùng Viettel Colocation

Giải pháp thuê chỗ đặt thiết bị chuyên nghiệp là sự lựa chọn thông minh, mang tính tối ưu cho các doanh nghiệp và tổ chức cần không gian vật lý để triển khai, quản lý máy chủ hệ thống công nghệ thông tin.

29/08/2023

Dịch vụ cho thuê máy chủ vật lý server chất lượng giá hợp lý - Viettel Server Leasing

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp, cá nhân vẫn có nhu cầu sử dụng các hệ thống server vật lý riêng đáp đáp ứng các nhu cầu đặc thù, trong khi lại không có bộ máy để triển khai hoặc quản trị các hệ thống server vật lý này hoặc chi phí đầu tư, quản trị hệ thống cao, nhiều rủi ro phát sinh.

30/08/2023

Lưu trữ đám mây là gì? Ưu điểm và lợi ích khi ứng dụng

Một thực tế không thể phủ nhận là dù bạn có quen thuộc với các thuật ngữ như "Cloud Storage", "Lưu trữ đám mây", hay "Điện toán đám mây" hay không thì hàng ngày, khi tiếp xúc với công nghệ, chúng ta đều đã có sự tương tác liên tục với các nền tảng này.

23/08/2023

Viettel Drive - Giải pháp lưu trữ dữ liệu trực tuyến tốt nhất năm 2023

Việc lựa chọn giải pháp lưu trữ dữ liệu trực tuyến đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng về yếu tố kỹ thuật, tài chính và phù hợp với mục tiêu kinh doanh. Sự đa dạng của các nhà cung cấp và dịch vụ lớn nhỏ có thể gây nhầm lẫn, khiến người dùng phải đối mặt với vô số lựa chọn phức tạp.

24/08/2023

Viettel CyberWork - Phần mềm giao việc tốt nhất cho doanh nghiệp 2023

Để đảm bảo hiệu quả tổ chức tối đa, phần mềm giao việc và quản lý hồ sơ dự án Viettel CyberWork đã được ra đời và phát triển mạnh mẽ như những "người bạn đồng hành" đáng tin cậy của các doanh nghiệp và cá nhân.

23/08/2023

Dịch vụ điện toán đám mây - Giải pháp cung cấp tài nguyên dùng chung tốt nhất hiện nay

Mặc dù dịch vụ điện toán đám mây là thuật ngữ đã xuất hiện trong vài năm gần đây, song những thông tin về chúng vẫn được nhiều người quan tâm, đặc biệt là các doanh nghiệp đang tìm kiếm một giải pháp quản lý toàn diện.

22/08/2023

Quản lý doanh nghiệp trong kỷ nguyên số cùng Viettel CyberWork

Viettel CyberWork được phát triển nhằm cung cấp nền tảng cần thiết, mang đến lộ trình chuyển đổi số tối ưu nhất cho các doanh nghiệp.

// doi link