COVID-19: Chuyển đổi doanh nghiệp để làm việc từ xa hiệu quả

28/07/2021
Đại dịch Covid-19 đang buộc các doanh nghiệp phải suy nghĩ lại về các chiến lược làm việc từ xa hiệu quả. Các doanh nghiệp hiện phải dựa vào cơ sở hạ tầng kỹ thuật số để giữ cho công việc, hệ thống quản lý kinh doanh luôn cập nhật, đồng thời quản lý số lượng, hiệu quả làm việc nhân viên làm việc tại nhà ngày càng tăng.

Bài viết sau đây được Viettel IDC tổng hợp, nêu bật một số nguyên tắc mà các doanh nghiệp có thể áp dụng khi doanh nghiệp chuyển đổi sang làm việc từ xa.

Với sự bùng phát hiện tại của COVID-19 trên toàn cầu, đặc biệt là trong giai đoạn Việt Nam chúng ta đang trải qua giai đoạn số ca dịch bệnh cao nhất từ trước đến giờ, vì thế các doanh nghiệp đang phải xem xét cách sử dụng hiệu quả nhân viên của mình trong tình hình mà sự tiếp xúc giữa các cá nhân đang bị hạn chế ở mức độ rất cao với các lệnh giãn cách xã hội đang được áp dụng.

Việc tập trung số lượng lớn nhân viên trong văn phòng nên tránh càng nhiều càng tốt, cả về nguy cơ lây nhiễm. Đó là ở môi trường công cộng, nơi có nguy cơ lây nhiễm cao nhất. Doanh nghiệp của bạn cần giảm thiểu việc đưa nhân viên đi công tác, nếu có thể, trong thời gian này.

Kinh doanh thông qua các phương tiện chuyển đổi số

 

Tóm lại, hầu hết các hoạt động của các doanh nghiệp sử dụng các phương pháp truyền thống đều tạm thời bị dừng lại. Các phương án tốt nhất hiện tại duy nhất là “từ xa”. Tất nhiên, có những khó khăn và vấn đề khác liên quan đến việc phụ thuộc vào các phương tiện kỹ thuật số, đặc biệt là đối với các tổ chức chưa áp dụng Chuyển đổi số và Văn hóa làm việc từ xa mạnh mẽ.

Trong bài viết này, chúng tôi đưa ra một số lựa chọn và lời khuyên liên quan cụ thể đến môi trường kinh doanh Việt Nam. 

Trong thời gian này, các công ty sẽ cần dựa vào cơ sở hạ tầng chuyển đổi số của công ty mà họ đã có sẵn và bổ sung những giải pháp làm việc từ xa khác đang áp dụng ở Việt Nam, đồng thời nhận thức được những hạn chế và điểm yếu của các giải pháp này.

Nền tảng kỹ thuật số và đám mây

 

Đối với các công ty đã được chuẩn bị kỹ lưỡng, việc làm việc từ xa không phải là trở ngại quá lớn trong ngắn hạn. Lấy công ty của chúng tôi làm ví dụ, nhân viên của chúng tôi có máy tính xách tay và đang làm việc tại nhà. Công ty sử dụng ứng dụng Microsoft Teams của nền tảng Microsoft 365 để họp trực tuyến, giao, nhận công việc hay trình ký, quản lý văn bản qua hệ thống VOffice, Bitrix nội bộ một cách khá toàn diện và nhân viên của chúng tôi có thể duy trì liên lạc thường xuyên với nhau thông qua nền tảng công ty này.

Tất cả các tài liệu mà nhân viên của chúng tôi cần để thực hiện công việc của họ đều có sẵn trên Storebox và có thể được chia sẻ khi cần thiết. Đặc biệt, mỗi máy tính của nhân viên chúng tôi đều được cấp quyền có thể truy cập từ xa, đảm bảo tại nhà, nhân viên chúng tôi vẫn làm việc trên chính máy tính đã được ảo hóa với giải pháp ảo hóa máy trạm, chúng tôi hay gọi là máy tính VDI (Virtual Desktop Infrastructure).

Đôi khi việc truyền dữ liệu bị chậm lại do nhân viên phải sử dụng kết nối internet tại nhà của họ, nhưng điều này không gây ảnh hưởng nghiêm trọng. Ví dụ: chúng tôi đã tổ chức các cuộc gọi hội nghị trên MS Teams giữa các thành viên trong nhóm ở nhiều địa điểm khác nhau (bao gồm cả một địa điểm ở các thị trường quốc tế chúng tôi đang hợp tác kinh doanh như Campuchia, Lào, Peru, Mozambique, ...) với đủ chức năng âm thanh, hình ảnh, tài liệu present.

Còn đối với máy tính VDI, nhân viên chúng tôi không cần thiết phải mang bộ máy tính từ công ty về nhà để sử dụng dữ liệu hay cần thiết để truy cập các ứng dụng nội bộ được bảo mật. Nhân viên chỉ cần được cấp phát tài khoản và một  ứng dụng để truy cập VDI bất cứ lúc nào, cả trên smartphone, tablet.

Nhưng đối với những công ty có sự chuẩn bị kém hơn, một số vấn đề có thể được dự đoán trước. Nếu công ty của bạn không sử dụng một công cụ mạnh mẽ của công ty như chúng tôi ví dụ ở trên, liên lạc nội bộ công ty có thể phải dựa vào điện thoại truyền thống, email công ty hoặc các ứng dụng OTT công cộng kém an toàn hơn, rất dễ bị lọt lộ thông tin chẳng hạn như Facebook Messenger. 

Nếu máy chủ email hay dữ liệu công ty của bạn được lưu trữ tại nước ngoài, bạn có thể thấy rằng nhân viên làm việc tại nhà đang gặp khó khăn khi gửi hoặc nhận email có tệp đính kèm lớn. Đây là sự cố thường thấy khi truyền dữ liệu do tắc nghẽn tại các lối ra quốc tế hoặc tuyến cáp quang biển AAG/APG xảy ra sự cố làm giảm băng thông. Nhiều công ty vượt qua vấn đề này bằng cách thiết lập cấu trúc giống như VPN giữa văn phòng tại nhà của họ và văn phòng ở nước ngoài; tuy nhiên, khi nhân viên làm việc tại nhà - các kế hoạch dự phòng này không còn hoạt động hiệu quả.

Đối với nhân viên tiếp xúc với khách hàng hoặc cần trao đổi trực tiếp với nhà cung ứng, nếu công ty của bạn có các công cụ mạnh mẽ, chẳng hạn như một vài  ứng dụng mà chúng tôi đã đề cập để sử dụng ngay lập tức, bạn có thể cân nhắc mời khách hàng, đối tác giao tiếp với bạn thông qua các kênh đó với tư cách họ là “khách mời”.

Nếu bạn không có các kênh như vậy ngay lập tức theo ý của mình, có thể họ có và bạn có thể sắp xếp để thêm nhân viên chủ chốt của mình vào mạng của họ. Sự phối hợp như vậy đòi hỏi thời gian để thực hiện, vì vậy hãy sắp xếp thời gian dẫn dắt để việc này được thuận lợi.

Hướng dẫn làm việc từ xa

 

Chúng tôi có thể giả định rằng sẽ có một số vấn đề cấp bách trong ngắn hạn đối với các công ty có hoạt động, như tại Hà Nội, TP.HCM và nhiều tỉnh thành khác đang áp dụng giãn cách xã hội, chỉ thị 16 của Chính phủ. Dưới đây là một số hướng dẫn đơn giản có thể được tuân theo để giảm thiểu ảnh hưởng:

Đảm bảo nhân viên CNTT của bạn (cả ở nước ngoài và ở Việt Nam) luôn sẵn sàng giải quyết vấn đề kết nối và các vấn đề liên quan khác phát sinh. Với nhân viên làm việc từ xa, nhiều vấn đề có thể phát sinh về việc kết nối. Cân nhắc việc bổ sung các tài nguyên CNTT cho nhân viên làm việc tại nhà như đường truyền kết nối, data 3G/4G để đảm bảo việc kết nối là thông suốt và liên tục.
1. Nếu bạn có các công cụ giao tiếp của công ty có thể được sử dụng hiệu quả, hãy đảm bảo rằng nhân viên của bạn có đầy đủ hướng dẫn để sử dụng chúng. Yêu cầu nhân viên tải đầy đủ các ứng dụng xuống máy tính, smartphone hay tablet của họ để họ có thể làm việc bất cứ nơi nào.
2. Nếu bạn có tài liệu cần gửi qua email có nhiều tệp đính kèm, rất có khả năng người nhận được chậm trễ, đặc biệt nếu máy chủ lưu dữ liệu, email công ty của bạn đặt ở nước ngoài. Cố gắng giảm kích thước của các tệp đính kèm hoặc tìm các kênh khác để gửi các tệp đính kèm đó. 
3. Nếu nhân viên của bạn buộc phải dựa vào các kênh không phải của công ty, chẳng hạn như các ứng dụng OTT public để giao tiếp và chia sẻ file, v.v., hãy đảm bảo bạn gửi cho họ một số hướng dẫn về loại thông tin nào  cho phép và không cho phép chia sẻ qua các kênh đó. Đây là một vấn đề mà bộ phận an toàn thông tin nội bộ của bạn cần đánh giá.
4. Thiết lập một lịch trình giao tiếp rõ ràng và thường xuyên cho các bộ phận, nhân viên trong công ty. Điều này đặc biệt quan trọng khi mọi người đang làm việc từ xa, họ có thể nắm bắt, tiếp cận các thông tin chung của công ty, cũng như là cách hỗ trợ, kiểm tra tiến độ công việc nhân viên của bạn trong thời gian làm việc tại nhà.

Các biện pháp trên ít nhất có thể cho phép nhân viên của bạn tiếp tục làm việc với mức độ hiệu quả và hợp lý trong khi chờ tình hình dịch bệnh Covid-19 ổn định.

Giao tiếp kỹ thuật số và làm việc từ xa là tiêu chuẩn mới

 

Đảm bảo việc kinh doanh liên tục, công ty vận hành và thích ứng nhanh (Kế hoạch BCP) với tình hình hiện tại cần được thiết kế, lên kế hoạch cẩn thận trước khi thực hiện, có tính đến tính chất của doanh nghiệp của bạn, các yêu cầu giãn cách của Nhà nước, cũng như nguồn lực, mức đáp ứng của hệ thống CNTT để công ty làm việc từ xa. Sau khi lên kế hoạch, cần lựa chọn giải pháp thích hợp, triển khai và di chuyển dữ liệu một cách cẩn thận. Quá trình này có thể mất vài ngày hoặc hàng tháng, đòi hỏi sự liên lạc chặt chẽ giữa các nguồn lực CNTT trong và ngoài công ty của bạn.

BCP là gì? BCP (Business Continuity Plan) là kế hoạch ứng phó nhằm đảm bảo hoạt động kinh doanh liên tục, giúp đảm bảo an toàn cao nhất cho nhân viên, khách hàng, đối tác khi có những rủi ro bất chợt như thiên tai, dịch bệnh... Đồng thời giảm thiểu tối đa ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Các giải pháp nên được đưa ra càng sớm càng tốt. Tình hình hiện tại sẽ là một lời cảnh tỉnh cho tổ chức của bạn rằng công nghệ, chuển đổi số đang ngày càng trở nên quan trọng. Nó cực kỳ quan trọng trong các tình huống “khủng hoảng”, chẳng hạn như đợt bùng phát COVID-19 hiện nay; các công cụ chia sẻ và giao tiếp kỹ thuật số ngày càng được coi là sự thay thế cho môi trường văn phòng truyền thống, là những bước đầu tiên cho hành trình chuyển đổi số.

Đối với những tổ chức đã “đi trước cuộc chơi” chuyển đổi số, cuộc khủng hoảng hiện tại tạo cho họ một loại lợi thế cạnh tranh nhất định, họ đã có ‘vắc-xin’ Covid-19 cực kỳ hữu hiệu.

Đối với những người nhận thấy mình “đứng sau cuộc chơi”, có lẽ đã đến lúc thực hiện một cuộc chuyển đổi, xem xét khoản đầu tư cần thiết. Viettel IDC có thể tư vấn và giúp triển khai các giải pháp mạnh mẽ với các chuyên gia Tư vấn CNTT và Kỹ thuật Hạ tầng CNTT của chúng tôi. Vui lòng liên hệ  support@viettelidc.com.vn để trao đổi, thảo luận về việc thiết lập các hệ thống như vậy cho công ty của bạn.

Để tìm hiểu thêm về các giải pháp công nghệ giúp làm việc từ xa hiệu quả như Cloud PC, Microsoft 365, StoreBox,... vui lòng liên hệ đến Viettel IDC:

- Hotline: 1800.8088 (miễn phí cước gọi)
- Fanpage: https://www.facebook.com/viettelidc

Viettel IDC – Nhà cung cấp dẫn đầu về giải pháp Trung tâm dữ liệu và Điện toán đám mây tại Việt Nam

Tin liên quan

25/01/2024

Deep Web là gì? Nguy hiểm không? Có nên truy cập?

Deep Web là một phần của website bị ẩn và không được lập chỉ mục bởi công cụ tìm kiếm thông thường, Deep Web thường được sử dụng để truy cập vào các thông tin nhạy cảm

27/08/2024

Cơ sở dữ liệu đám mây (Cloud Database): Lợi ích và cách hoạt động

Trong thời đại số, dữ liệu được xem như nguồn tài sản quý giá của doanh nghiệp. Vì vậy, việc tìm kiếm giải pháp giúp quản lý dữ liệu một cách hiệu quả và an toàn là điều vô cùng cấp thiết. Một trong những giải pháp nổi bật đang được sử dụng phổ biến hiện nay chính là Database Cloud - cơ sở dữ liệu đám mây.

22/04/2022

Virtual Desktop là gì? Vai trò và tầm quan trọng

Virtual Desktop là máy ảo cho phép người dùng tạo nhiều không gian làm việc độc lập trên cùng một thiết bị. Mỗi desktop ảo hoạt động như một máy tính riêng biệt.

08/05/2022

VM (Virtual Machine) là gì? Lợi ích và cách hoạt động

Virtual Machine là gì? Cách thức hoạt động của Virtual Machine là gì? Đây là những thắc mắc phổ biến của nhiều người khi tìm hiểu về máy ảo (Virtual Machine). Do đó, trong bài viết này, Viettel IDC sẽ giải đáp cho bạn tất cả những câu hỏi này một cách chi tiết, giúp bạn hiểu rõ hơn về máy ảo nhé!

08/01/2022

ISP là gì? Tầm quan trọng của Internet Service Provider

Trên thực tế, những câu hỏi thuộc dạng như ISP là gì? Nó có vai trò và tầm quan trọng như thế nào đối với công việc hay sinh hoạt của người dùng hiện nay? Đây đều là những câu hỏi đã và đang được khá nhiều người dùng quan tâm khi tìm hiểu về thuật ngữ ISP là gì.

06/09/2024

Mạng WAN là gì? Phân biệt mạng LAN, WAN và MAN

Mạng máy tính bao gồm nhiều loại mô hình khác nhau, đa dạng về cả quy mô lẫn chức năng. Trong đó, mạng WAN hiện là mô hình mạng phổ biến, được ứng dụng rộng rãi nhất trên phạm vi toàn cầu.

27/08/2024

HTML5 là gì? HTML5 khác gì HTML?

Trong bối cảnh công nghệ phát triển nhanh chóng, HTML5 đã trở thành một tiêu chuẩn mới trong thiết kế và phát triển web. Là phiên bản cải tiến của HTML, HTML5 không chỉ nâng cao trải nghiệm người dùng mà còn mang lại nhiều tính năng mới cho các nhà phát triển web.

20/08/2024

WWW là gì? Tìm hiểu về World Wide Web từ A - Z

World Wide Web (WWW) là hệ thống thông tin toàn cầu, cho phép người dùng truy cập và chia sẻ thông tin. Trong bài viết này, hãy cùng Viettel IDC tìm hiểu chi tiết www là gì, lịch sử hình thành và vai trò của World Wide Web.

07/09/2024

Top 5 Data Center lớn, uy tín tại Việt Nam

Tại Việt Nam, thị trường Data Center đang ngày càng sôi động với sự tham gia của nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ. Để lựa chọn một đơn vị cung cấp dịch vụ uy tín và chất lượng, doanh nghiệp cần có những thông tin chi tiết và đánh giá khách quan.

30/09/2024

Top 5 nhà cung cấp Cloud hàng đầu ở Việt Nam

Đâu là những nhà cung cấp điện toán đám mây (Cloud) hàng đầu ở Việt Nam? Hãy cùng Viettel IDC tìm hiểu qua bài viết dưới đây.