COVID-19: Chuyển đổi doanh nghiệp để làm việc từ xa hiệu quả

Với sự bùng phát hiện tại của COVID-19 trên toàn cầu, đặc biệt là trong giai đoạn Việt Nam chúng ta đang trải qua giai đoạn số ca dịch bệnh cao nhất từ trước đến giờ, vì thế các doanh nghiệp đang phải xem xét cách sử dụng hiệu quả nhân viên của mình trong tình hình mà sự tiếp xúc giữa các cá nhân đang bị hạn chế ở mức độ rất cao với các lệnh giãn cách xã hội đang được áp dụng.

Việc tập trung số lượng lớn nhân viên trong văn phòng nên tránh càng nhiều càng tốt, cả về nguy cơ lây nhiễm. Đó là ở môi trường công cộng, nơi có nguy cơ lây nhiễm cao nhất. Doanh nghiệp của bạn cần giảm thiểu việc đưa nhân viên đi công tác, nếu có thể, trong thời gian này.

Kinh doanh thông qua các phương tiện chuyển đổi số

Tóm lại, hầu hết các hoạt động của các doanh nghiệp sử dụng các phương pháp truyền thống đều tạm thời bị dừng lại. Các phương án tốt nhất hiện tại duy nhất là “từ xa”. Tất nhiên, có những khó khăn và vấn đề khác liên quan đến việc phụ thuộc vào các phương tiện kỹ thuật số, đặc biệt là đối với các tổ chức chưa áp dụng Chuyển đổi số và Văn hóa làm việc từ xa mạnh mẽ.

Trong bài viết này, chúng tôi đưa ra một số lựa chọn và lời khuyên liên quan cụ thể đến môi trường kinh doanh Việt Nam. 

Trong thời gian này, các công ty sẽ cần dựa vào cơ sở hạ tầng chuyển đổi số của công ty mà họ đã có sẵn và bổ sung những giải pháp làm việc từ xa khác đang áp dụng ở Việt Nam, đồng thời nhận thức được những hạn chế và điểm yếu của các giải pháp này.

Nền tảng kỹ thuật số và đám mây

Đối với các công ty đã được chuẩn bị kỹ lưỡng, việc làm việc từ xa không phải là trở ngại quá lớn trong ngắn hạn. Lấy công ty của chúng tôi làm ví dụ, nhân viên của chúng tôi có máy tính xách tay và đang làm việc tại nhà. Công ty sử dụng ứng dụng Microsoft Teams của nền tảng Microsoft 365 để họp trực tuyến, giao, nhận công việc hay trình ký, quản lý văn bản qua hệ thống VOffice, Bitrix nội bộ một cách khá toàn diện và nhân viên của chúng tôi có thể duy trì liên lạc thường xuyên với nhau thông qua nền tảng công ty này.

Tất cả các tài liệu mà nhân viên của chúng tôi cần để thực hiện công việc của họ đều có sẵn trên Storebox và có thể được chia sẻ khi cần thiết. Đặc biệt, mỗi máy tính của nhân viên chúng tôi đều được cấp quyền có thể truy cập từ xa, đảm bảo tại nhà, nhân viên chúng tôi vẫn làm việc trên chính máy tính đã được ảo hóa với giải pháp ảo hóa máy trạm, chúng tôi hay gọi là máy tính VDI (Virtual Desktop Infrastructure).

Đôi khi việc truyền dữ liệu bị chậm lại do nhân viên phải sử dụng kết nối internet tại nhà của họ, nhưng điều này không gây ảnh hưởng nghiêm trọng. Ví dụ: chúng tôi đã tổ chức các cuộc gọi hội nghị trên MS Teams giữa các thành viên trong nhóm ở nhiều địa điểm khác nhau (bao gồm cả một địa điểm ở các thị trường quốc tế chúng tôi đang hợp tác kinh doanh như Campuchia, Lào, Peru, Mozambique, ...) với đủ chức năng âm thanh, hình ảnh, tài liệu present.

Còn đối với máy tính VDI, nhân viên chúng tôi không cần thiết phải mang bộ máy tính từ công ty về nhà để sử dụng dữ liệu hay cần thiết để truy cập các ứng dụng nội bộ được bảo mật. Nhân viên chỉ cần được cấp phát tài khoản và một  ứng dụng để truy cập VDI bất cứ lúc nào, cả trên smartphone, tablet.

Nhưng đối với những công ty có sự chuẩn bị kém hơn, một số vấn đề có thể được dự đoán trước. Nếu công ty của bạn không sử dụng một công cụ mạnh mẽ của công ty như chúng tôi ví dụ ở trên, liên lạc nội bộ công ty có thể phải dựa vào điện thoại truyền thống, email công ty hoặc các ứng dụng OTT công cộng kém an toàn hơn, rất dễ bị lọt lộ thông tin chẳng hạn như Facebook Messenger. 

Nếu máy chủ email hay dữ liệu công ty của bạn được lưu trữ tại nước ngoài, bạn có thể thấy rằng nhân viên làm việc tại nhà đang gặp khó khăn khi gửi hoặc nhận email có tệp đính kèm lớn. Đây là sự cố thường thấy khi truyền dữ liệu do tắc nghẽn tại các lối ra quốc tế hoặc tuyến cáp quang biển AAG/APG xảy ra sự cố làm giảm băng thông. Nhiều công ty vượt qua vấn đề này bằng cách thiết lập cấu trúc giống như VPN giữa văn phòng tại nhà của họ và văn phòng ở nước ngoài; tuy nhiên, khi nhân viên làm việc tại nhà - các kế hoạch dự phòng này không còn hoạt động hiệu quả.

Đối với nhân viên tiếp xúc với khách hàng hoặc cần trao đổi trực tiếp với nhà cung ứng, nếu công ty của bạn có các công cụ mạnh mẽ, chẳng hạn như một vài  ứng dụng mà chúng tôi đã đề cập để sử dụng ngay lập tức, bạn có thể cân nhắc mời khách hàng, đối tác giao tiếp với bạn thông qua các kênh đó với tư cách họ là “khách mời”.

Nếu bạn không có các kênh như vậy ngay lập tức theo ý của mình, có thể họ có và bạn có thể sắp xếp để thêm nhân viên chủ chốt của mình vào mạng của họ. Sự phối hợp như vậy đòi hỏi thời gian để thực hiện, vì vậy hãy sắp xếp thời gian dẫn dắt để việc này được thuận lợi.

Hướng dẫn làm việc từ xa

Chúng tôi có thể giả định rằng sẽ có một số vấn đề cấp bách trong ngắn hạn đối với các công ty có hoạt động, như tại Hà Nội, TP.HCM và nhiều tỉnh thành khác đang áp dụng giãn cách xã hội, chỉ thị 16 của Chính phủ. Dưới đây là một số hướng dẫn đơn giản có thể được tuân theo để giảm thiểu ảnh hưởng:

Các biện pháp trên ít nhất có thể cho phép nhân viên của bạn tiếp tục làm việc với mức độ hiệu quả và hợp lý trong khi chờ tình hình dịch bệnh Covid-19 ổn định.

Giao tiếp kỹ thuật số và làm việc từ xa là tiêu chuẩn mới

Đảm bảo việc kinh doanh liên tục, công ty vận hành và thích ứng nhanh (Kế hoạch BCP) với tình hình hiện tại cần được thiết kế, lên kế hoạch cẩn thận trước khi thực hiện, có tính đến tính chất của doanh nghiệp của bạn, các yêu cầu giãn cách của Nhà nước, cũng như nguồn lực, mức đáp ứng của hệ thống CNTT để công ty làm việc từ xa. Sau khi lên kế hoạch, cần lựa chọn giải pháp thích hợp, triển khai và di chuyển dữ liệu một cách cẩn thận. Quá trình này có thể mất vài ngày hoặc hàng tháng, đòi hỏi sự liên lạc chặt chẽ giữa các nguồn lực CNTT trong và ngoài công ty của bạn.

BCP là gì? BCP (Business Continuity Plan) là kế hoạch ứng phó nhằm đảm bảo hoạt động kinh doanh liên tục, giúp đảm bảo an toàn cao nhất cho nhân viên, khách hàng, đối tác khi có những rủi ro bất chợt như thiên tai, dịch bệnh... Đồng thời giảm thiểu tối đa ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Các giải pháp nên được đưa ra càng sớm càng tốt. Tình hình hiện tại sẽ là một lời cảnh tỉnh cho tổ chức của bạn rằng công nghệ, chuển đổi số đang ngày càng trở nên quan trọng. Nó cực kỳ quan trọng trong các tình huống “khủng hoảng”, chẳng hạn như đợt bùng phát COVID-19 hiện nay; các công cụ chia sẻ và giao tiếp kỹ thuật số ngày càng được coi là sự thay thế cho môi trường văn phòng truyền thống, là những bước đầu tiên cho hành trình chuyển đổi số.

Đối với những tổ chức đã “đi trước cuộc chơi” chuyển đổi số, cuộc khủng hoảng hiện tại tạo cho họ một loại lợi thế cạnh tranh nhất định, họ đã có ‘vắc-xin’ Covid-19 cực kỳ hữu hiệu.

Đối với những người nhận thấy mình “đứng sau cuộc chơi”, có lẽ đã đến lúc thực hiện một cuộc chuyển đổi, xem xét khoản đầu tư cần thiết. Viettel IDC có thể tư vấn và giúp triển khai các giải pháp mạnh mẽ với các chuyên gia Tư vấn CNTT và Kỹ thuật Hạ tầng CNTT của chúng tôi. Vui lòng liên hệ  support@viettelidc.com.vn để trao đổi, thảo luận về việc thiết lập các hệ thống như vậy cho công ty của bạn.

Để tìm hiểu thêm về các giải pháp công nghệ giúp làm việc từ xa hiệu quả như Cloud PC, Microsoft 365, StoreBox,... vui lòng liên hệ đến Viettel IDC:

Viettel IDC – Nhà cung cấp dẫn đầu về giải pháp Trung tâm dữ liệu và Điện toán đám mây tại Việt Nam